Välgörenhetsorganisationer kan vara komplexa institutioner. Vid första rodnad kan många av den här typen av organisationer bara tycka att de bara är inriktade på marknadsföring och ekonomi, men med allt allt mer rörande online öppnas fler vägar för arbete på en dator. För välgörenhetsorganisationer baserade på en universitetsmiljö följer det att dessa organisationer också skulle behöva hålla jämna steg med universitetets tekniska närvaro. Detta behov blir bara mer kritiskt om organisationen handlar direkt med universitetsstudenterna och är centrerad kring att hjälpa dem. Det kan vara svårt att spåra frågor som eleverna tar upp tillsammans med att hantera kampanjer för att samla in pengar och medvetenhet i flera team.

Vi hade nyligen en kund som kom till oss i den här situationen. Denna klient är en ideell välgörenhetsorganisation som representerar studenter vid ett universitet. De har ett antal olika avdelningar – inklusive deras kommersiella filial, välgörenhetsfilial, marknadsföring, design, kommunikation och IT -team – som består av cirka 60 anställda. Lösningen som vår klient söker kretsar kring inkommande förfrågningar för deras IT -team och hur de kan fälta, hantera och spåra dem. De skulle också vilja använda lite programvara som gör det möjligt för alla avdelningar att göra projektledning mer effektivt. Eftersom vår klient är fokuserad på att stödja och betjäna universitetsstudenterna, skulle de också vilja ha möjligheten att låta studenter direkt logga in förfrågningar i systemet.

Från början har OneDesk-verktygen en gedigen helpdesk. Med möjligheten att fånga inkommande förfrågningar manuellt via OneDesk eller automatiskt via e-post spåras allt som går in i systemet som en biljett. Dessa biljetter innehåller all nödvändig information för att spåra och utföra arbetet, och kan till och med innehålla anpassade fält. Grundinformationsbiljetterna innehåller i allmänhet namn, mottagare, prioritet och detaljer. Vår klient nämnde att de var intresserade av att ha flera fält för att skriva in beskrivningar av arbetet, och uppgav att detaljfältet inte var tillräckligt. Med hjälp av anpassade fält kan vår klient sedan definiera ytterligare beskrivningsfält för att hålla all biljettinformation. Tillsammans med anpassade fält erbjuder OneDesk också anpassning när det gäller arbetsflöden. Som standard följer varje biljettyp i OneDesk ett grundläggande arbetsflöde som beskriver de olika statuser som en biljett går igenom från början till slut. För varje biljettyp kan dessa statuser redigeras, läggas till och tas bort enligt våra kunders nuvarande processer.

Som en välgörenhetsorganisation som ägnar sig åt att betjäna universitetets studenter är det av avgörande betydelse att vår klient har några sätt på vilka studenter kan logga förfrågningar. Med vår kundportal kan vår klient tillhandahålla en säker, reglerad metod för studenter att både se och ta upp frågor. Från det övergripande utseendet till de formulär som data matas in, är mycket av kundportalen konfigurerbart. Vår klient nämnde att de skickar olika typer av förfrågningar som kan hanteras av olika team. Kundportalen kan innehålla separata formulär för varje typ av biljettyp som vår kund har angett. Till exempel kan vår kund ha IT -supportbiljetter och kommersiella servicebiljetter. På sin kundportal kan de skapa ett formulär för IT -supportförfrågningar och ett separat formulär för kommersiella servicebegäranden. I varje formulär kan vår klient då kräva att vissa fält fylls i av eleverna och till och med tillåta att bilagor laddas upp.

När det gäller projektledning har OneDesk mjukvara som är specifik för att tillgodose det behovet. I likhet med helpdesk när det gäller spårning av arbetsobjekt kretsar vår projekthanteringsprogramvara istället kring begreppet uppgifter istället för biljetter. Begreppet uppgifter liknar biljetter när det gäller hur de kan hanteras via arbetsflöden och uppdateras med alla relevanta detaljer för att det ska kunna arbetas med. Den största skillnaden mellan OneDesks projektledning och helpdesk -erbjudanden är att projektuppgifter kan planeras i form av ett större projekt. Med en mängd olika standardvyer kan projekt som spåras i OneDesk ses och hanteras på vilket sätt som är mest vettigt för vår klient. Till exempel, om vår klients IT-team arbetar med ett projekt för att utveckla ny intern programvara, kanske de vill använda kortvyn för att enkelt se vilket arbete som pågår eller nu är klart. Anpassade vyer kan också skapas baserat på filtrering och gruppering som vår klient kan ange. Dessa anpassade vyer kan visa insikter och definiera mätvärden för att utvärdera projektet på.

En subtil fördel med att använda OneDesk som det primära förvaret för arbetsobjekt är hur kommunikation kring arbetet också hanteras och centraliseras. Varje biljett eller uppgift har en sektion för konversationer, som kan innehålla meddelanden som är synliga för alla användare eller bara för det interna teamet. Tillsammans med konversationer är ett annat kommunikationsverktyg konceptet följare. Följare inkluderar i allmänhet alla intressenter som behöver hållas uppdaterade om hur en arbetspost går. Vår klient redogjorde för ett fall där deras IT -team arbetar på en begäran och bifogar en fil till biljetten. Helst skulle de vilja att bifoga en fil för att utlösa ett meddelande till användaren som loggade den första begäran. Med OneDesks följarsystem skickas alla ändringar som standard till alla som följer en biljett. Eftersom biljettreportern läggs till automatiskt som en följare sker denna kommunikation automatiskt utan ytterligare inställningar.

Med tanke på hur många team och avdelningar vår klients organisation består av är det ingen överraskning att de behöver ett verktyg för projektledning för alla dessa team. Som en välgörenhetsorganisation är vår klient fokuserad på att stödja sin gemenskap av studenter, och därför är det vettigt för dem att använda en helpdesk för att hantera alla sina inkommande förfrågningar. Med dessa två behov definierade är OneDesk vettigt som en lösning för dem. Med ett intuitivt sätt att organisera projektarbete som går över till helpdeskförfrågningar är det klart för vår klient att OneDesk uppfyller deras behov nu och erbjuder tillräckligt med flexibilitet för att fortsätta göra det i framtiden.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>