OneDesk levereras med några förinställda rapportmallar. Med dessa kan du snabbt generera rapporter om biljetter, uppgifter, projekt, tidrapporter och fakturor med bara några klick. Men OneDesk innehåller också kraftfulla verktyg som låter dig skapa dina egna rapportmallar, schemalägga dem så att de körs utan din interaktion och automatiskt kan skickas ut till dig, ditt team eller din ledning.

Hur OneDesks rapporteringsverktyg är uppbyggda

För att komma igång med OneDesks rapporteringsverktyg måste du först förstå några grundläggande begrepp.

Rapportmallar:

Dessa beskriver rapporten som kommer att genereras när de körs. De täcker:

Rapportera metadata

 

  • Rapportnamnet
  • Rapportbeskrivning (valfritt)

 

Definitionen av uppgifterna att rapportera om:

 

  • Applikationen (biljetter, uppgifter, tidtabeller osv …) som rapporten körs på.
  • Alla filter du väljer, för att förfina den information som rapporteras om. (t.ex. ett specifikt team eller kund, tidsperiod, etc.)

 

Informationen som ska visas i rapporten:

 

  • Layouten som ska användas (mer om detta senare)
  • Kolumnerna med egenskaper som ska ingå i rapporten
  • Hur du vill gruppera data

 

 

Rapportera scheman:

Dessa beskriver när och hur ofta en specificerad rapportmall körs och rapporten skapas. De täcker:

Vad ska man springa på

 

  • Vilken mall som ska användas (se ovan).
  • Vilken projektnivå att köra på. Detta gör att du kan använda samma mall för att generera rapporter för olika projekt- eller portföljnivåer.

 

Schemaläggningen av körtiden:

 

  • Frekvensen för när rapporteringstiden (dagligen, veckovis, etc.)
  • Startdatum och tid för den första rapporten. Därefter bestämmer frekvensen tidpunkten för de efterföljande rapporterna.

 

Utgången

 

  • Utmatningsformatet. Excel som standard, men du kan konvertera det till PDF istället.
  • Vem, om någon, att skicka rapportdokumentet till.

 

 

Rapportlayouter:

Detta är en Excel -kalkylark (XLS) -fil som definierar hur rapporten läggs upp. Det täcker saker som hur många kolumner som ska visas, vilka diagram som ska inkluderas, vilka kolumner diagrammen ska beräknas från, styling och mer.

Du kan välja från listan över mallfiler (“Layout 1” är ett bra val för rapporter med grupper). Du kan behöva experimentera med olika tills du hittar den bästa för din rapport.

Om du är skicklig med Excel -mallar kan du ladda upp dina egna. Återigen kommer det att bli nödvändigt att experimentera för att få det rätt.

 

Rapportera dokument:

Det här är de dokument som matas ut när en rapportmall körs. För närvarande genereras OneDesks rapporter i XLSX -format, men kan automatiskt konverteras till PDF om du föredrar det. När ett schema körs på en mall genereras ett rapportdokument och kan skickas till den du har definierat via e -post.

Så sammanfattningsvis: mallar körs på din OneDesk -data med scheman och skapa rapport dokument .

Hur man skapar egna rapporter i OneDesk

Med dessa definitioner ur vägen är du redo att skapa din egen rapport. Jag kommer att gå igenom ett exempel som visar hur man skapar en rapport.

Låt oss säga att jag skulle vilja ha en rapport om de fakturerbara timmar som mitt team har loggat för en viss kund. Jag vill skicka den rapporten till kunden varje vecka så att de är uppdaterade och betalar mig för den.

I mitt exempel har jag organiserat mitt arbete för den kunden i en portfölj (det kunde ha varit ett enda projekt).

Skapa en rapportmall

Klicka på “Lägg till” -menyn och klicka på “Rapportera”

create a report

Klicka på “Ny mall” i popup -fönstret “Rapporter”

Fyll i formuläret “Rapportmall”.

Complete the report template

Här är vad jag slutförde ovan:

 

  • Namn: Jag namngav min mall.
  • Ansökan: Jag kommer att rapportera om tidtabellerna från mitt team.
  • Layout: Jag valde layouten “Layout 1”.
  • Kolumner: Jag skulle vilja visa kolumner för tidrapportens datum, uppgiftsnamn, det verkliga arbetet, den faktiska kostnaden och anteckningen på tidrapporten.
  • Filter: Jag vill bara inkludera tidrapporter där faktureringstypen är “fakturerbar” och som skapades mer nyligen än de senaste sju dagarna.
  • Grupper: Jag skulle vilja gruppera tidtabellerna efter de projekt de är med i.
  • Beskrivning: Jag skrev en kort beskrivning av rapporten.

 

Klicka på “Spara” när du är klar. Din nya rapportmall visas i slutet av din mallista.

 

Skapa ett schema för din mall

Håll muspekaren över den nya rapportmallen och klicka på ikonen “nytt schema”.

Fyll i formuläret “Schema”.

Här är vad jag slutförde ovan:

 

  • Mall: Detta har redan valts. Det är mallen jag skapade tidigare.
  • Projektnivå: Jag har en portfölj av projekt som jag arbetar med för min kund (kund X), så jag valde hela portföljen.
  • Frekvens: Jag skulle vilja generera rapporten varje vecka.
  • Startdatum och tid: 6 januari (måndag) kl. 08.00.
  • Skicka e -post till: Jag lade till 2 av mina kontakter på kund X. Jag kunde ha valt dem från listan eller bara lägga till deras e -postadresser.

 

 

Klicka på “Spara” så sparas schemat under rapportmallen.

Låt oss ta en titt på rapporten:

Du kan köra rapportmallen utanför schemat och få en testrapport. Detta använder den för närvarande valda projektnivån, så se till att du har data på den nivån. De nyskapade rapportdokumenten visas längst ner i rapportens popup. Genom att klicka på dokumentet kan du se, radera eller kopiera länken till det.

Som du kan se fick vi det vi ville ha: Alla tidtabeller som passar filtreringskriterierna finns där och de är grupperade efter de projekt de är med i. Kolumnerna vi valde visas och titeln och beskrivningen visas.

Export an excel report

 

Tips, tricks, felsökning:

 

  • Se till att du har data på ditt konto – Medan vi skickar med några exempeldata kommer rapporterna att se mer fullständiga ut om de körs på verklig data.
  • Se till att du är på rätt projektnivå när provet körs – När du gör en testkörning av rapporten kommer den att använda din för närvarande valda projektnivå. När den körs på ett schema använder den projektnivån som definieras i schemaläggaren. För att se till att du har data i dina testrapporter, se till att du är på “alla projekt” -nivå.
  • Se till att dina filter inte är för restriktiva – Filtren du definierade i din mall kan vara för restriktiva och filtrerar bort en del eller all din data. När du arbetar med att få rätt rapport är det bättre att lägga till de filter du behöver snarare än att ta reda på vilka som är fel efteråt.
  • Prova en annan layout – Om rapporten du använder är tom eller märkligt upplagd, prova de andra layouterna en efter en. En av dem kommer förmodligen att fungera för dig, men om inte, kan du behöva ladda upp din egen.
  • I excel kan du behöva rulla över och aktivera redigeringsläge – När du öppnar rapporten i excel kan du upptäcka att excel har rullat rapporten till höger eller botten. Du kan behöva rulla över och du kan behöva aktivera redigeringsläget.
  • I PDF om kolumner eller rader beskärs måste du generera i Excel och konvertera till PDF själv – Våra rapporter genereras som kalkylblad och konverteras sedan till PDF om du begär det. Detta kan dock leda till beskurna kolumner i PDF. Om du tycker att detta händer för dig kan du behöva skapa din egen XLT -layout eller konvertera till PDF från Excel manuellt.
  • Vi kan hjälpa dig – Om du har frågor om hur du använder rapporteringsverktyget är det bara att fråga oss och vårt supportteam kommer att göra sitt bästa för att svara. Om du vill ha hjälp med din specifika rapport vi erbjuder tjänster för det för.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>