OneDesk är ett flexibelt och anpassningsbart helpdesk- och projekthanteringsverktyg, som tillåter anpassade fält och livscykelstatusar. På så sätt kan OneDesk användas för att passa många olika team och arbetsflöden. Följande artikel diskuterar en användbar funktion i OneDesk som kallas “validering vid statusändring.” Den här funktionen hjälper ditt team att göra färre fel när de arbetar med biljetter eller uppgifter genom att uppmana dem att slutföra åtgärder innan de ändrar en livscykelstatus.
Vad är validering vid statusändring?
Validering vid statusändring eller “Prompt to Complete” är en inställning som kan tillämpas på en ärendes eller uppgifts livscykelstatus. Valideringen vid statusändring tillämpar en regel på den angivna livscykelstatusen. Regeln kommer att uppmana en individ att utföra en åtgärd (eller åtgärder) innan livscykelstatusen kan ändras. Du kan till exempel ställa in en validering som uppmanar en individ att slutföra en tidrapport innan uppgiften är inställd på att slutföras.
Skapa en validering vid statusändring
Du kan tillämpa en validering vid statusändring på alla ärendens eller uppgifters livscykelstatus inklusive dina anpassade statusar .
Steg 1 : För att skapa en ny validering, klicka på Administration → Tickets/Tasks → Hantera statusar .
Steg 2: I popup-fönstret klickar du på ikonen under “Fråga att slutföra” bredvid den status du vill skapa en validering för. Om du till exempel vill att ditt team ska fylla i ett fält innan statusen är inställd på “pågår” skulle du välja den statusen.
Steg 3: Välj vilka fält du vill uppmana en användare att fylla i innan statusändringen. Du kan välja flera fält för uppmaning, inklusive anpassade fält som du har konfigurerat. Till exempel, nedan ställer jag in uppmaningarna för “Timesheets” och “Completion” för statusen “Closed”.
Använder validering vid statusändring
När användaren nu försöker ändra livscykelstatus, kommer en uppmaning att visas som varnar användaren och markerar de obligatoriska fälten. Till exempel nedan försöker jag ändra min uppgift för att slutföra. Uppmaningen visar en röd varning och markerar de nödvändiga fälten innan statusen kan ändras.
Obs : Fältet behöver bara fyllas i. Du kan inte välja specifika kriterier som ska läggas till i fältet. Till exempel, om du väljer “Slutförd”, kan valfri slutförandeprocent användas för att validera statusen. Du kan med andra ord inte kräva att slutförandet är 100 %.
Denna nyans gäller för fält med standardvärden. Till exempel om ditt anpassade fält har ett standardvärde kan statusen fyllas i utan att en användare fyller i fältet.
Obs : Det är möjligt att ändra en status utan att generera en prompt, till exempel med automatisering av arbetsflöden. Till exempel automatiseringen: Ändra en uppgift till 100 % klar –> ändra statusstatus till “Finish kommer att ändra status oavsett om det validerade fältet är ifyllt.