Uppdaterad video

Transkript:

Denna video ger dig en översikt över e -postinställningar i OneDesk. För att konfigurera e -postinställningar, klicka på administrationsikonen och klicka på e -postinställningar. Här ser du alla olika konfigurationsalternativ för din e -post. De är uppdelade i fyra flikar meddelandecenter, utgående, inkommande och utseende. Vi går igenom dem en i taget. Meddelandecentralen ger dig en fullständig överblick över alla e -postmeddelanden vi skickar för dina räkning och låter dig hantera dem också härifrån. Automatiserade meddelanden lägger upp meddelanden automatiskt i konversationer när vissa regler förekommer. Det är här du kan hantera dem. När en användare eller kund inte har sett ett meddelande inom en minut, vidarebefordrar vi det automatiskt via e -post till dem. Så de missar det inte. Den här bästa är den här e -postmeddelandet. Så om du redigerar det kan du se att här är ämnesraden. Och vad den innehåller är översikten över objektet och alla meddelanden som finns på det objektet vid den tidpunkten. Du kan infoga ytterligare egenskaper. Du kan ändra det här, och om du gör några misstag kan du återställa till standard genom att klicka på den här ikonen här.

Längre ner har du en lista över automatiseringarna som för närvarande skickar meddelanden under vissa omständigheter. Och du kan se att de är alla aktiva. För att förstå var och en av dessa automatiseringar kan du läsa när den läggs ut, vem den skickas till och vad som är innehållet i det som läggs ut. Till exempel är detta det automatiska svaret. Så när en ny biljett skapas med hjälp av automatisering a02, får användare och kunder som följer varan, kära din författare, tack för att du skickade in din biljett. En agent har tilldelats dig och så vidare. Om det inte syns i realtid inom en minut förmedlas du automatiskt av detta. Om du vill ändra logiken som skickar detta klickar du på automation 02 och du kan ändra logiken om när den skickas och innehållet i meddelandet.

Automatiserade e -postmeddelanden är liknande, förutom att de istället för att lägga upp meddelanden i en konversation, e -postar de direkt. Till exempel meddelar den här mottagarna när deras uppgift snart ska betalas. Dessa andra två, som du kan se, är intakta skickar för närvarande inte. De används av en funktionshindrad automatisering. Så om du vill använda den klickar du på automation a12 och du kan aktivera den. Den här handlar om brott mot servicenivåavtal och är avstängd som standard. Systemmeddelanden är e -postmeddelanden som OneDesk skickar bara för det vanliga flödet av att använda OneDesk. Till exempel, när en ny användare skapas, får de ett e -postmeddelande om att hans konto är skapat. Denna automatisering styr det. Nu kan du inte styra reglerna för vilka dessa e -postmeddelanden skickas, men du kan ändra innehållet i dem och du kan stänga av dem helt. Vi rekommenderar starkt att du inte stänger av dessa om du inte absolut behöver det. Dessa är för det normala flödet och funktionen hos OneDesk.

Nästa flik är det utgående e -postmeddelandet. När OneDesk skickar ett e -postmeddelande för dina räkning skapar det en post här. Du kan se vem som fick ämnesraden när den skickades. Och vi sparade de senaste 72 timmarna av e -postmeddelanden som vi skickade för dina räkning. Du kan söka där om du letar efter ett visst e -postmeddelande. Du kan också se om e -postmeddelandet levererades eller inte. Om du vill veta mer kan du klicka på visa e -postinformation och här kan du se innehållet i e -postmeddelandet som skickades. Och här är händelsehistoriken i omvänd kronologisk ordning. Det är bara lappat här och det mottogs framgångsrikt vid denna tidpunkt. Det inkommande e -postmeddelandet gör tvärtom. Det registrerar alla e -postmeddelanden vi fångar för dina räkning och vilka åtgärder vi vidtagit. Så till exempel fick vi det här e -postmeddelandet, skriv ämnesraden, snälla hjälp mig att skapa mitt konto. Och vi skapade automatiskt en biljett. Återigen kan du titta på e -postinformationen och du kan se dessa detaljer här om vad som hände.

En av de saker som är värda att nämna i den utgående saken är att du kan använda din egen SMTP -server för utgående e -post. För att göra det, markera den här rutan och fyll i dessa inställningar. För att slutföra dessa inställningar måste du be din administratör om dessa olika inställningar här. Det finns lite hjälpguide här. Och om du inte skulle glömma att ställa in dina från e -postadresser, som finns här. Under fliken Utseende kan du ändra utseendet på dina e -postmeddelanden. Väsentligen. Du kan ändra rubriken, signaturen, färgerna och visningsadresserna. När mejlen skickas.

Dessutom kan du i slutet lägga till e -postmeddelanden till blocklistan. Vi rekommenderar att du lägger till e -postmeddelanden till den här listan när dessa e -postmeddelanden representerar ett icke -folk. Så till exempel, om du har en supportruta eller om du har någon e -postlåda, det är i ditt flöde, det är inte en person, jag rekommenderar att du lägger till dem här. De kommer aldrig att läggas till som följare till objekten, och detta kommer att förhindra att alltför orubbliga mejl går ut och får många e -postmeddelanden i den rutan. Det finns en annan sak du behöver veta för att konfigurera din e -post, och det är den automatiska e -postmeddelande som du behöver konfigurera. För att gå till din biljettansökan. Du kan se eller dina biljettinställningar, du kan se att du har en skapande e -postadress på mitt konto, som kallas acne04. Mitt e -postmeddelande för biljetter är tickets@acne04.onedesk.com. Din kommer att formateras på samma sätt med en annan partikel här för att representera din organisation. Vad du vill göra är att ta den här e -postadressen och vidarebefordra den automatiskt från din supportruta. Så om ditt domännamn är acne04.com och din support -e -postadress är support@acme04.com. Vad du vill göra är att vidarebefordra support@acne04.com till tickets@acne04.onedesk.com. Du har e -postadresser för var och en av de objekttyper som du aktiverar, oavsett om det är biljetter, uppgifter osv.

Det är viktigt att när du ställer in denna auto forward, så förstår du skillnaden mellan en auto forward och manuell forwarding. När du vidarebefordrar manuellt kommer OneDesk att fånga det och skapa en biljett av det, men det kommer att behandla dig som personen som gjorde vidarebefordran som den som begärde. När du ställer in en automatisk vidarebefordran skickar den bara det e -postmeddelandet automatiskt. Och när det faktiskt kommer att fånga den ursprungliga avsändaren som begäraren, vilket är vad du vill ha mest av tiden. Så där går du. Det är e -postinställningar i OneDesk. Om du har några frågor, tveka inte att klicka på den här ikonen här och chatta med oss. Tack.