Transkript:
Den här videon ger dig en översikt över e-postinställningar i OneDesk. För att konfigurera e-postinställningar, klicka på administrationsikonen och klicka på e-postinställningar. Här ser du alla olika konfigurationsalternativ för din e-post. De är uppdelade i fyra flikar meddelandecenter, utgående, inkommande och utseende. Vi går igenom dem en i taget. Meddelandecentret ger dig en fullständig översikt över alla e-postmeddelanden vi skickar åt dig och låter dig hantera dem härifrån också. Automatiska meddelanden skickar meddelanden automatiskt i konversationer när vissa regler inträffar. Det är här du kan hantera dem. När en användare eller kund inte har sett ett meddelande inom en minut vidarebefordrar vi det automatiskt via e-post till dem. Så de missar det inte. Den här översta här är den där e-posten. Så om du redigerar det kan du se att här är ämnesraden. Och vad det innehåller är översikten över objektet och alla meddelanden som finns på objektet vid den tidpunkten. Du kan infoga ytterligare egenskaper. Du kan ändra det här, och om du gör några misstag kan du återställa till standard genom att klicka på den här ikonen här.
Längre ner har du en lista över automatiseringarna som för närvarande skickar meddelanden under vissa omständigheter. Och du kan se att de alla är aktiva. För att förstå var och en av dessa automatiseringar kan du läsa när den har publicerats, vem den skickas till och vad som är innehållet i det som publiceras. Detta är till exempel autosvaret. Så när en ny biljett skapas med hjälp av automation a02 får användare och kunder som följer föremålet, kära din författare, tack för att du skickade in din biljett. En agent har tilldelats dig och så vidare. Om det inte syns i realtid inom en minut kommer du automatiskt att förmedlas av detta. Om du vill ändra logiken som skickar detta klickar du på automation 02 och du kan ändra logiken om när det skickas och innehållet i meddelandet.
Automatiserade e-postmeddelanden liknar varandra, förutom att istället för att skicka meddelanden i en konversation, skickar de e-post direkt. Till exempel, den här meddelar tilldelade när deras uppgift snart är klar. Dessa andra två, som du kan se, är intakta och skickar för närvarande inte. De används av en handikappad automatisering. Så om du vill använda det klickar du på automation a12 och du kan aktivera det. Den här här handlar om brott mot servicenivåavtal och den är avstängd som standard. Systeme-postmeddelanden är de e-postmeddelanden som OneDesk skickar bara för det vanliga flödet av att använda OneDesk. Till exempel, när en ny användare skapas får de ett e-postmeddelande för att meddela att deras konto har skapats. Denna automatisering styr det. Nu kan du inte kontrollera reglerna för vilka dessa e-postmeddelanden skickas, men du kan ändra innehållet i dem och stänga av dem helt. Vi rekommenderar starkt att du inte stänger av dessa om du inte absolut behöver det. Dessa är för det normala flödet och funktionen hos OneDesk.
Nästa flik är det utgående e-postmeddelandet. När OneDesk skickar ett e-postmeddelande för din räkning skapas en post här. Du kan se vem som fick den i ämnesraden när den skickades. Och vi har sparat de senaste 72 timmarna av e-postmeddelanden vi skickat åt dig. Du kan söka där om du letar efter en viss e-post. Du kan också se om mejlet har levererats eller inte. För att ta reda på mer information kan du klicka på visa e-postdetaljer och här kan du se innehållet i e-postmeddelandet som skickades. Och här är händelsehistoriken i omvänd kronologisk ordning. Det har precis lappats här och det togs emot framgångsrikt vid den här tiden. Det inkommande mejlet gör tvärtom. Den registrerar alla e-postmeddelanden vi samlar in för din räkning och vilka åtgärder vi vidtog. Så till exempel, vi fick det här e-postmeddelandet, skriv ämnesraden, hjälp mig att konfigurera mitt konto. Och vi skapade automatiskt en biljett. Återigen kan du titta på e-postdetaljerna och du kan se dessa detaljer om vad som hände här.
En av de saker som är värda att nämna i det utgående är att du kan använda din egen SMTP-server för utgående e-post. För att göra det, markera den här rutan och fyll i dessa inställningar. För att slutföra dessa inställningar måste du be din administratör om dessa olika inställningar här. Det finns en hjälpguide här. Och om du inte skulle glömma att ställa in dina från e-postadresser, som finns här. Under fliken utseende kan du ändra utseendet på dina e-postmeddelanden. Väsentligen. Du kan ändra rubriken, signaturen, färgerna och visningsadresserna. När mejlen skickas.
Dessutom kan du i slutet lägga till e-postmeddelanden till blockeringslistan. Vi rekommenderar att du lägger till e-postmeddelanden till den här listan när dessa e-postmeddelanden representerar en icke-person. Så om du till exempel har en supportbox eller om du har någon e-postbox, som finns i ditt flöde, som inte är en person, rekommenderar jag att du lägger till dem här. De kommer aldrig att läggas till som följare till objekten, och detta kommer att förhindra att alltför omfattande e-postmeddelanden går ut och får många e-postmeddelanden i den rutan. Det finns en annan sak du behöver veta för att ställa in din e-post, och det är den automatiska vidarebefordran av e-post som du behöver konfigurera. För att gå till din biljettansökan. Du kan se eller dina biljetter inställningar, du kan se att du har en skapande e-postadress på mitt konto, som heter acne04. Min e-post för att skapa biljetter är tickets@acne04.onedesk.com. Din kommer att formateras på liknande sätt med en annan partikel här för att representera din organisation. Vad du vill göra är att ta den här e-postadressen och vidarebefordra den automatiskt från din supportbox. Så om ditt domännamn är acne04.com och din supportadress är support@acme04.com. Vad du vill göra är att automatiskt vidarebefordra support@acne04.com till tickets@acne04.onedesk.com. Du har e-postadresser för var och en av de objekttyper som du aktiverar, oavsett om det är biljetter, uppgifter, et cetera.
Det är viktigt att när du ställer in denna automatiska framåt, att du förstår skillnaden mellan en automatisk framåt och manuell framåt. När du vidarebefordrar manuellt, kommer OneDesk att fånga den och skapa en biljett av den, men den kommer att behandla dig personen som gjorde vidarebefordran som förfrågan. När du ställer in en automatisk vidarebefordran skickar den bara det e-postmeddelandet automatiskt. Och när det i själva verket kommer att fånga den ursprungliga avsändaren som begärande, vilket är vad du vill ha för det mesta. Så där går du. Det är e-postinställningar i OneDesk. Om du har några frågor, tveka inte att klicka på den här ikonen här och chatta med oss. Tack.