OneDesk och QuickBooks Online-integrationen låter dig minska på dubbel datainmatning och få fördelarna med OneDesks tidsregistrering och projektledning med QuickBooks bokföringsfunktioner.
Integrationen låter dig kopiera dina OneDesk-fakturor till QuickBooks Online eller så kan du skicka fakturor till kunder från OneDesk direkt med QuickBooks Online. När du skickar på detta sätt synkroniseras betalningar som görs till QuickBooks Online med OneDesk-fakturor.
Den här videon kommer att täcka hur man integrerar och hur integrationen fungerar.
För att koppla ditt OneDesk-konto till QuickBooks, gå till Administration i OneDesk> Ekonomi. Rulla ned och klicka på “Anslut till QuickBooks Online.”
Logga in på ditt QBO-konto och klicka på Auktorisera.
Anslutning till QuickBooks Online kommer att avslöja nya inställningar, inklusive standardinkomstkontot. För vissa länder kan du välja en skattekod.
Välj ett standardinkomstkonto för nya tjänstetyper.
Tjänstetyp är nödvändig för QuickBooks-integrationen och kommer att visas på rader.
Tjänstetyperna i OneDesk motsvarar produkt-/tjänstartiklar i QuickBooks Online.
OneDesk kommer att försöka matcha tjänstetyper till QBO-produkten/tjänsten.
Detta standardinkomstkonto kommer att användas om en ny tjänsttyp skapas i OneDesk, som inte finns eller inte redan är kopplad till ett inkomstkonto i ditt QuickBooks Online-konto.
Tjänstetyper i OneDesk finns under dina tidrapportinställningar här. om du vill att OneDesk-tjänstetyper ska mappas till din QuickBooks-produkt och -tjänster, måste tjänstetypen som anges här matcha exakt med produkten och tjänsterna i QBO
När de är anslutna kommer alla OneDesk-fakturor som har statusen “Öppen” att ha ett nytt alternativ: Kallas “Kopiera till QuickBooks Online”.
Återigen visas detta på fakturor i statusen Öppen.
Dessutom, när ansluten, “Skicka faktura” kommer nu att synkronisera fakturor med QuickBooks Online OCH skicka till kunder direkt via QuickBooks.
Fakturan skickas direkt till kunden via QBO och INTE Onedesk.
Med andra ord kommer fakturans utseende att motsvara dina QBO-fakturor.
Din kundorganisation bör matcha “Kundens visningsnamn” i QuickBooks Online.
Annars kommer en ny kund att skapas i QuickBooks.
Nu när vi är anslutna och jag har förklarat grunderna, låt oss kopiera över en faktura.
Alternativet kommer att visas i åtgärdsmenyn och längst ner på fakturadetaljpanelen.
Fakturor kopieras över till QuickBooks Online, skickas inte till en kund.
Taggen högst upp kommer att visas kopierad till QuickBooks när den lyckas.
Om du flyttar tillbaka fakturan till utkast och gör ändringar kan du trycka på kopiera igen för att återsynkronisera ändringarna.
Låt oss gå till vårt QuickBooks Online-konto nu.
Du hittar kopierade fakturor under Försäljning och fakturor.
Här är vår faktura med våra uppdrags- eller biljettnamn som rader.
Våra tjänstetyper matchar återigen produkten eller tjänsterna här i QBO.
Låt oss gå tillbaka till OneDesk och den här gången skickar vi en faktura direkt från OneDesk med QuickBooks.
När du ansluter till QuickBooks Online kommer att skicka en faktura i OneDesk både att kopiera fakturan till QBO och skicka den direkt till kunden.
När du skickar är det QBO som skickar fakturan, inte OneDesk.
Som sådan kommer din styling och betalningskonfigurationer att motsvara de som är inställda på ditt QBO-konto.
Du bör lägga till faktureringskontaktens e-postadress i OneDesk innan du skickar med QBO, även om kunden har en kontaktmail i QBO.
Kontaktmailen måste ställas in i OneDesk annars kommer fakturan endast att kopieras till QBO och inte skickas till kunden.
Lägg till en faktureringskontaktinformation från kundorganisationen> Fliken Fakturainställningar.
Okej, låt oss skicka fakturan.
Nu ska vi se hur det skulle se ut ur kundens perspektiv.
Om du har några frågor, kolla in vår kunskapsbas eller kontakta support via livechatt eller support@onedesk.com
Tack