Transkript:

Konsult- och professionella tjänsteföretag hanterar flera kunder och arbetar med flera projekt samtidigt. Dessa projekt kan vara utmanande på grund av förändrade budgetar, lanseringsdatum, ledtid och kundgodkännande. Samtidigt finns det ett behov av ett kontakthanteringssystem för att hålla reda på kundförfrågningar. Därför är det absolut nödvändigt att investera i ett robust system som eliminerar behovet av flera applikationer och riktar in sig på flera funktioner samtidigt.

OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära sig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk gör det möjligt för dig att ge support dygnet runt och bygga starkare kundrelationer. Med OneDesks projekthanteringsfunktioner kan du spåra timmar, skapa tidrapporter och exportera fördjupade rapporter för dina kunder. OneDesk låter dig hantera biljetter och uppgifter, behålla en kunskapsbas för att svara på frågor och skapa automatisering för att öka produktiviteten för alla teammedlemmar.

I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan betecknas enligt kundnamn, klientorganisation, projekttyp eller avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.

Saggio Legal Consultancy tillgodoser företagens och enskildas behov i frågor som rör tvister och konfliktlösning samt affärsjuridik. Denna advokatbyrå tar emot en rad kundförfrågningar om skuldåtervinning, aktieägarkonflikter, konkurs och insolvens med mera. Varje förfrågan genererar biljetter som sedan organiseras i portföljer i OneDesk.

Till exempel skapade vi en portfölj som heter Service Inquiries. Den här portföljen innehåller flera projekt som inkluderar kontaktförfrågningar för återvinning, handelsrätt, uppstart av företag och mer. Portföljen består av flera flera projekt som innehåller klientförfrågningar och planerade uppdrag som kan ses med appen Tickets and Tasks.

Konsultföretag förlitar sig på personliga relationer och remisser för att bygga sin kundlista. Det finns flera sätt som kunder kan nå ut till dig för att söka råd. E -post, kontaktformulär på webbplatsen eller livechatt är de enklaste sätten för dig att fånga all nödvändig information från dina kunder. OneDesk håller reda på alla klientförfrågningar och skapar biljetter från alla kanaler till en enda enhetlig vy. Biljetter kräver omedelbar uppmärksamhet och kan lösas direkt. I OneDesk kan du skapa biljetter på flera sätt.

Det enklaste mediet att ha en en-mot-en-konversation är via live chat-applikationen. OneDesks live chat-applikation är ett kundvänligt program som möjliggör realtidskonversationer med dina kunder och hjälper dig att lösa problem omedelbart. Live chat -applikationen är mycket anpassningsbar: du kan anpassa chattfönstret med din logotyp, företagets färgschema och lägga till en BOT -avatar. När klienten meddelar dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin messengerapplikation, svara och skapa biljetter från konversation. OneDesk länkar biljetten och konversationen, så att ditt team kan se all nödvändig information från en plattform.

Med e -postmeddelanden kan dina kunder uttrycka sina behov utan avbrott. Du kan enkelt vidarebefordra din support -e -post till e -postmeddelandet som finns här. OneDesk kommer att fånga alla detaljer i din klients meddelande och generera en biljett i appen Biljetter. Till exempel fångas ämnet, beskrivningen, bilagorna till e -postmeddelandet i biljetten, så att dina teammedlemmar kan svara på förfrågan mer effektivt.

Dessutom kan du också skapa kontaktformulär för dina kunder. Du kan klassificera dina kontaktformulär utifrån de vanliga frågor eller tjänster som tillhandahålls av ditt företag. Saggio skapade till exempel kontaktformulär för var och en av de juridiska tjänster de erbjuder. När kunden skickat in kontaktformuläret skapas biljetter i OneDesks biljettapplikation.

Kontaktformulär är mycket effektiva eftersom de fångar all nödvändig information från klienterna och kräver att de svarar på specifika frågor. Du kan skapa flera kontaktformulär i OneDesk. Dessa formulär är länkade till specifika biljetttyper och organiserar och separerar varandra. För att skapa dessa formulär måste du gå till administrationsinställningarna i OneDesk och sedan rulla ner till Kundappar för att välja webbformulär. Välj en biljettyp för att skapa webbformuläret och ange alla egenskaper som är kopplade till formuläret.

Standardkontaktformuläret innehåller tre grundläggande egenskaper: ämne, beskrivning och bilagor. När biljetten genereras på din instrumentpanel fångas också ämnet, beskrivningen och bilagorna i biljetten.

I OneDesk kan kontaktformulär anpassas genom att lägga till anpassade fält. För att skapa anpassade fält måste du först bestämma vilken typ av information du vill samla in från dina kunder. Du kan välja fält baserat på text, nummer, datum, kostnad och val och sedan lämpligt namnge det anpassade fältet baserat på ditt val. Dessa fält kan ställas in efter behov för att fånga viktig information från dina kunder.

Du kan till exempel skapa ett kontaktformulär för kunder som kan ha frågor om återvinning. De kan navigera till din kundportal och välja webbformuläret “Skuldåtervinning”. Du kan sedan lägga till standard- eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa biljetten. Du kan också konfigurera dessa fält så att de krävs för att säkerställa att all nödvändig information fångas.

När din klient har fyllt i det valda webbformuläret genererar du en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.

Biljetten låter dig se detaljerna som fyllts i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldela team genom att automatisera processen.

Dina kunder kan sedan kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter från portalen. Portalen tillåter dina kunder att kontrollera hur deras biljetter går och ger dina kunder möjlighet att diskutera genom att skapa konversationer direkt från portalen. För att upprätthålla sekretessen för informationen kan du kräva att dina kunder loggar in på portalen. Dessutom kan du styra vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan också aktivera visningsalternativ för kunder att filtrera biljetter efter typ av biljettförfrågan, projektet det tillhör och mer.

Du kanske vill minska antalet biljetter du får från dina kunder per dag. I vissa fall ställer kunder vanliga frågor som lätt kan besvaras genom att ha en kunskapsbas på plats. OneDesks kunskapsbas fungerar som ett informationscenter för dina kunder och ger dem tillgång till artiklar, videor och utbildningsmoduler du laddar upp. Genom att göra det kan du och ditt team helt enkelt vidarebefordra länken till kunskapsbasartikeln till din klient och fokusera på mer produktiva uppgifter.

När som helst en klient skickar dig en e -postförfrågan eller skickar ett webbformulär, samlar OneDesk in klientinformation och skapar en post i kundprogrammet. Kundprogrammet skapar ett organisationsnamn baserat på klientens domännamn och ordnar alla klienter inom just den organisationen. Du kan också lägga till dina klienter och klientorganisationer manuellt[show them] . Bortsett från det kan du skapa filter för att hitta dina högprioriterade klienter, nya kunder och mer.

Workflow Automations är regler som låter dig automatisera åtgärder i OneDesk. Dessa automationer innehåller tre element: filter, triggers och åtgärder. De blå taggarna representerar din biljettyp och fungerar som filter, den orange taggen representerar triggerhändelsen medan den gröna taggen representerar åtgärder som OneDesk kommer att vidta när denna triggerhändelse inträffar på dessa objekt. När reglerna har ställts in kommer OneDesk att generera ett namn för din automatisering. Annars har du möjlighet att byta namn på automatiseringen.

OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till rätt team eller projekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till klienter, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer. För att skapa dina automatiseringar navigerar du till dina administrationsinställningar och klickar sedan på biljettfliken och rullar sedan ner till Workflow Automations.

Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Till exempel, om en potentiell kund skickar en förfrågan om konkurs och insolvens, kan du dirigera denna biljett till rätt juridiskt team och tilldela de advokater som är bäst lämpade att svara på frågorna.

Ett annat sätt att öka din effektivitet är genom att använda automatisering för att meddela dina kunder om uppdateringarna av deras begärda biljetter. Detta kommer att hålla klienten i ögonen och eliminera behovet av att skicka e -post för att fråga om biljettstatus.

I dagens värld kräver kunder mer av extern rådgivning mer än någonsin. En öppen dialog hjälper båda sidor att få det de behöver och gör också att ditt team kan skapa mer personliga relationer med kunder. Inom juridisk projektledning är det viktigt att ha en kommunikationsplan på plats. En kommunikationsplan hjälper dig att identifiera vem som behöver veta vilken information och när. I OneDesk kan du genomföra dessa konversationer på flera sätt.

Om kunderna vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Det här meddelandet visas i budbäraren och kommer också att länkas till den specifika biljetten.

Dina teammedlemmar kan svara på den befintliga konversationen för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för sina teammedlemmar. Interna konversationer döljs för dina kunder eftersom det visas som ett “internt svar”

Genom att skriva @användarnamnet eller @avdelningsnamnet kan du förmedla ditt meddelande till expertgruppmedlemmar eller avdelningar som är bäst lämpade för att svara på dina frågor. Med messenger -applikationen kan ditt team utföra dina dagliga korrespondenser och reducerar den långa svarstiden för e -postmeddelanden. Messenger -applikationen är särskilt effektiv eftersom den uppmuntrar till snabba svar och eliminerar fördröja upplösningar som behövs för projektets framgång.

Dessutom kan kunder också initiera engagemang via Livechat -applikationsfunktionen i OneDesk. Ibland är det lättare att dela en bild, pdf -instruktioner eller kalkylblad än att skriva ut informationen i chatten. OneDesks chattprogram tillåter dina kunder att skicka bilagor upp till 350 MB. Dessa bilagor fångas i biljetterna och görs tillgängliga för dina teammedlemmar att ladda ner till sina datorer direkt.

Eftersom chattformat är omedelbara kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det stämplar OneDesks livechattfunktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera samtalstid vid eventuella tvister.

Att hantera juridiska projekt är ingen lätt uppgift. Dessa projekt är vanligtvis komplexa och innehåller flera uppgifter som kan falla igenom sprickorna om de inte hanteras korrekt. Utmaningen ligger också i att hantera kostnaden/budgeten. Det är därför det är så viktigt för egna advokater att hålla kontakten med externa advokater. Framgångsrika juridiska projekt kräver engagemang och input från egna advokater varje steg på vägen.

I OneDesk kan du dela upp dessa projekt i uppgifter. Uppgift kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. Du kan konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i uppgiftsprogrammet.

Dina teammedlemmar kan logga in sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen för de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som utförts, den aktuella statusen för den här artikeln, procentandelen klar, etc.

Eftersom tids- och budgethantering är en väsentlig del av juridisk projektledning kan du använda OneDesks planerade schema för att ställa in arbetstimmar/dagar och kostnader för varje uppgift inom projektet. Du kan också ställa in begränsningar för att se till att dina teammedlemmar börjar arbeta med uppgiften enligt din angivna tidsram.

Advokater hänvisar till BOSCARD -ramverket, som innehåller de sju grundläggande frågorna som måste besvaras för att planera juridiska projekt. Dessa frågor är bakgrund, mål, omfattning, begränsningar, antaganden, risker och resultat. Den första uppgiften är att ha ett möte och förbereda den juridiska promemorian, som inkluderar planeringsstrategi, struktur och tidslinje samt förhandlings- och tvister, etc. Varje steg kräver feedback och samarbete från de egna advokaterna, externa advokater och klienten. I vissa fall kan varje uppgift behöva revideras och uppdateras baserat på feedback från alla parter. Detta gör tidslinjen längre och gör det svårt att hantera kostnaden/budgeten.

OneDesk främjar samarbete med alla parter och ger dig verktygen för att kommunicera via flera kanaler. Till exempel kan interna advokater enkelt föra samtal med utomstående rådgivare. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulären. Detta gör att du kan interagera med alla parter och hjälpa dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.

Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt.

Klona helt enkelt projektet varje gång du arbetar med ett liknande projekt. På så sätt kan du ha en befintlig mall på plats varje gång du arbetar med dessa återkommande projekt. Det är särskilt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper som du vill kopiera från det ursprungliga projektet till klonprojektet.

OneDesk har några unika vyer som hjälper dig att analysera dina uppgifter. Med OneDesk -vyer kan teammedlemmar visualisera pågående aktiviteter avseende alla objekt, vilket sedan hjälper dig att prioritera korrekt och fatta smartare beslut.

Gantt -diagram är särskilt användbara i Legal Project Management (LPM) eftersom det gör det möjligt att ange en tidslinje för projektet tillsammans med alla viktiga leveranser och beroenden. Gantt -diagram består av horisontella staplar som anger ett projekts schema på en horisontell tidslinje. Varje stapel representerar en uppgift med den vänstra änden av stapeln som anger startdatumet för uppgiften och den högra änden av stapeln som visar uppgiftens slutdatum. I OneDesk har vi två typer av gantt-diagram: gantt på uppgiftsnivå (där staplarna representerar uppgifter) och gantt på projektnivå (där staplarna representerar projekt). Du kan länka uppgifter för att skapa uppgiftsberoenden att leda dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan de börjar nästa. Du kan också omstrukturera uppgiftsberoenden med hjälp av dra och släpp -funktionen. När uppgifterna är kopplade samman beräknar OneDesk den kritiska vägen och ger ditt team den totala projektlängden. Du kan också lägga till datumbegränsningar för att förhindra att en uppgift planeras vid ett senare datum. Gantt -diagrammet visar också din planering jämfört med ditt verkliga arbete. De blå staplarna anger din planering, medan den gröna stapeln representerar den faktiska tiden som ditt team har loggat in. Med den blå stapeln bredvid den gröna stapeln kan du visuellt jämföra hur bra du har planerat dina projekttimmar.

Du kan också använda Status Board -vyn för att uppdatera status för din uppgift. Statusnämnden är en enkel vy där varje uppgift representeras som ett kort och du kan bara dra och släppa ditt kort från en kolumn till nästa för att uppdatera dess status. Denna funktion hjälper till med den icke -sekventiella tidslinjen för uppgifter som följer med projektledning för konsult- och professionella tjänster.

Du och dina teammedlemmar kan också tycka att instrumentpanelen är användbar. Instrumentpanelerna innehåller diagram och statistik som visar hur dina projekt eller biljetter utvecklas. Du kan också använda instrumentpanelen för att jämföra hur projekt A klarar sig jämfört med projekt B. Du hittar dessa instrumentpaneler i instrumentpanelvyn i programmet “projekt”.

Dessutom kan du också använda enklare visningslayouter som träd- och plattvy för att hantera dina uppgifter. Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki. Flatvyn visar biljetter och uppgifter utan hierarkistrukturen.

På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer enligt dina krav. För att skapa din personliga vys måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.

Du kan till exempel skapa en vy för att spåra lagmedlemmarnas tid på varje enskild uppgift. Med den här funktionen kan du spåra produktiviteten hos dina teammedlemmar så att dina teamchefer vet om uppgifter behöver omfördelas. Med OneDesk blir det lätt att omfördela uppgifter till andra teammedlemmar. Du kan använda det Kanban-utformade kortkortet och anpassa vyn för att se varje respektive gruppmedlems uppgifter och flytta runt vissa uppgifter för att distribuera den till en teammedlem som har tillgång till att arbeta med den.

Förutom dessa vanliga visningslayouter och filtreringssystem använder du dig också av OneDesks kraftfulla rapporteringsmöjligheter.

Du kan generera rapporter om biljetter, uppgifter, projekt eller portföljer med hjälp av befintliga rapporteringsmallar eller genom att skapa dina egna. Rapporter skapas antingen manuellt eller automatiskt – med OneDesks arbetsflödesautomatiseringssystem. Rapporteringsformat som stöds är PDF- och CSV -format, och de kan skickas till särskilda e -postadresser.

Tidrapporter är särskilt användbara när du arbetar med komplexa projekt. Detta beror på att du kan få en uppfattning om hur projekttiden utnyttjades för olika uppgiftstyper och om det var motiverat att spendera den tiden. Som ett resultat kan du vidta nödvändiga steg för att förbättra dina projektplaneringsförmågor och bättre hantera dina faktureringstider.

OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV -filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapporteringsegenskaper som presenteras i tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, beställarnamn är nödvändig information som kan visas i tidrapportrapporterna. Annan kritisk information, såsom den procentuella slutförda, kan dock visas för intern rapportering. OneDesk-tidrapportapplikationen tillåter administratören att gräva djupare när han skapar rapporter. Därför kan tidrapporteringsrapporter uppvisa interna uppgifter som tilldelningsnamn, det utsedda teamet och mer.

OneDesk låter dig ansluta till applikationer som du redan använder och hjälper dig att få mer flexibilitet och kontroll över dina processer. Integrationsmöjligheter gör din OneDesk -plattform mer komplett och lättare åtkomlig för dina teammedlemmar. OneDesk: s integrationsfunktioner som sådan enkel inloggning är särskilt användbara för att tillåta användare att logga in med sina befintliga referenser. Detta gör att dina teammedlemmar snabbt kan komma åt OneDesk -plattformen och eliminera behovet av att hantera flera användarnamn och lösenord. OneDesk har sina egna inbyggda integrationer som gör att du kan integrera med dessa applikationer direkt. Du kan uppleva flera fördelar genom att integrera med andra applikationer. Du kan få supportbiljetter, kundfeedback och ansluta till andra applikationer som förenklar ditt arbetsflöde. Dessutom kan du också integrera med 2000+ applikationer som stöds av Zapier.

Du kan aktivera systemmeddelanden för att meddela nya teammedlemmar om deras användarkonto eller lösenordskonfiguration. Annat än det kan du skicka inbjudningsmail för att bjuda in kunder att registrera dig för din kundportal. Du kan också ställa in Workflow Automations för att påminna mottagarna när deras uppgifter ska betalas och skapa en separat automatisering för att meddela biljettföljaren om eventuell statusändring eller meddelande du skickar.

OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projekthanteringsfunktioner kan du tilldela lämpligt team arbete och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.

Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidtabeller för allt arbete, så att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också att hålla dina kunder i ögonen. Genom kundprogram som webbformulär och kundportaler kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen i samband med långa e -posttrådar. Med OneDesks kunskapsbas kan klienter också få tillgång till självbetjäningsartiklar som hjälper dig att minska din biljettbelastning avsevärt.