Transkript:
Konsult- och professionella tjänsteföretag hanterar flera kunder och arbetar med flera projekt samtidigt. Dessa projekt kan vara utmanande på grund av ändrade budgetar, lanseringsdatum, ledtid och kundgodkännande. Samtidigt finns ett behov av ett kontakthanteringssystem för att hålla koll på kundförfrågningar. Därför är det absolut nödvändigt att investera i ett robust system som eliminerar behovet av flera applikationer och inriktar sig på flera funktioner samtidigt.
OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära dig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk gör det möjligt för dig att ge support dygnet runt och bygga starkare kundrelationer. Med OneDesks projektledningsfunktioner kan du spåra timmar, skapa tidrapporter och exportera djupgående rapporter för dina kunder. OneDesk låter dig hantera biljetter och uppgifter, upprätthålla en kunskapsbas för att svara på frågor och skapa automatisering för att öka produktiviteten för alla teammedlemmar.
I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan tituleras enligt kundnamn, kundorganisation, projekttyp eller de avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.
Saggio Legal Consultancy möter företags och individers behov i tvister och konfliktlösning samt affärsjuridik. Denna advokatbyrå tar emot en rad kundförfrågningar om inkasso, aktieägarkonflikter, konkurser och insolvens med mera. Varje förfrågan genererar biljetter, som sedan organiseras i portföljer i OneDesk.
Till exempel skapade vi en portfölj som heter Serviceförfrågningar. Denna portfölj innehåller flera projekt som inkluderar kontaktförfrågningar för inkasso, handelsrätt, företagsetablering och mer. Portföljen består av flera flera projekt som innehåller kundförfrågningar och planerade uppdrag som kan ses med hjälp av Tickets and Tasks Application.
Konsultföretag förlitar sig på personliga relationer och hänvisningar för att bygga upp sin kundlista. Det finns flera sätt som kunder kan nå dig för att söka råd. E-post, webbplatskontaktformulär eller livechatt är de enklaste sätten för dig att fånga all nödvändig information från dina kunder. OneDesk håller reda på alla klientförfrågningar och skapar biljetter från alla kanaler till en enda enhetlig vy. Biljetter kräver omedelbar uppmärksamhet och kan lösas direkt. I OneDesk kan du skapa biljetter på flera sätt.
Det enklaste mediet att ha en en-mot-en-konversation är genom livechattapplikationen. OneDesks livechattapplikation är en kundvänd applikation som möjliggör realtidskonversationer med dina kunder och hjälper dig att lösa problem omedelbart. Livechattapplikationen är mycket anpassningsbar: du kan anpassa chattfönstret med din logotyp, företagets färgschema och lägga till en BOT-avatar. När kunden skickar meddelanden till dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin messenger-applikation, svara och skapa biljetter från konversation. OneDesk länkar samman biljetten och konversationen, vilket gör att ditt team kan se all nödvändig information från en plattform.
E-post låter dina kunder uttrycka sina behov utan avbrott. Du kan enkelt automatiskt vidarebefordra ditt supportmeddelande till e-postmeddelandet som finns här. OneDesk kommer att fånga alla detaljer i din kunds meddelande och generera en biljett i Tickets-applikationen. Till exempel kommer ämnet, beskrivningen, bilagorna till e-postmeddelandet att fångas i biljetten, vilket gör att dina teammedlemmar kan svara på begäran mer effektivt.
Dessutom kan du också skapa kontaktformulär för dina kunder. Du kan klassificera dina kontaktformulär baserat på vanliga frågor eller tjänster som tillhandahålls av ditt företag. Till exempel skapade Saggio kontaktformulär för var och en av de juridiska tjänster de erbjuder. När kunden har skickat in kontaktformuläret skapas biljetter i OneDesks biljettapplikation.
Kontaktformulär är mycket effektiva eftersom de samlar in all nödvändig information från kunderna och kräver att de svarar på specifika frågor. Du kan skapa flera kontaktformulär i OneDesk. Dessa formulär är kopplade till specifika biljetttyper, organiserar och separerar varandra. För att generera dessa formulär måste du gå till Administrationsinställningarna i OneDesk och sedan scrolla ner till Kundappar för att välja webbformulär. Välj en ärendetyp för att skapa webbformuläret och ange alla egenskaper som är kopplade till formuläret.
Standardkontaktformuläret innehåller 3 grundläggande egenskaper: ämne, beskrivning och bilagor. När biljetten genereras på din instrumentpanel fångas även ämnet, beskrivningen och bilagorna i biljetten.
I OneDesk kan kontaktformulär anpassas genom att lägga till anpassade fält. För att skapa anpassade fält måste du först bestämma vilken typ av information du vill samla in från dina kunder. Du kan välja fält baserat på text, antal, datum, kostnad och val och sedan lämpligt namnge det anpassade fältet baserat på ditt val. Dessa fält kan ställas in efter behov för att fånga viktig information från dina kunder.
Du kan till exempel skapa ett kontaktformulär för kunder som kan ha frågor om inkasso. De kan navigera till din kundportal och välja webbformuläret med titeln “Skulderindrivning”. Du kan sedan lägga till standardfälten eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa ärendet. Du kan också konfigurera dessa fält så att de är obligatoriska för att säkerställa att all nödvändig information samlas in.
När din kund har fyllt i det valda webbformuläret kommer du att generera en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.
Biljetten låter dig se detaljerna som fylldes i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldelning av team genom att automatisera processen.
Ni kunder kan sedan kommunicera med era teammedlemmar och granska deras biljetter från portalen. Portalen låter dina kunder kontrollera framstegen för sina biljetter och ger dina kunder utrymme att diskutera genom att skapa konversationer direkt från portalen. För att upprätthålla konfidentialitet för informationen kan du kräva att dina kunder loggar in på portalen. Dessutom kan du styra vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan också aktivera visningsalternativ för kunder att filtrera biljetter efter typ av ärendebegäran, projektet den tillhör och mer.
Du kanske vill minska antalet biljetter du får från dina kunder per dag. I vissa fall ställer kunder vanliga frågor som enkelt kan besvaras genom att ha en kunskapsbas på plats. OneDesks kunskapsbas fungerar som ett informationscenter för dina kunder och ger dem tillgång till artiklar, videor och utbildningsmoduler du laddar upp. Genom att göra det kan du och ditt team helt enkelt vidarebefordra länken till kunskapsbasartikeln till din kund och fokusera på mer produktiva uppgifter.
Varje gång en klient skickar en e-postförfrågan till dig eller skickar ett webbformulär, fångar OneDesk klientinformation och skapar en post i kundapplikationen. Kundapplikationen skapar ett organisationsnamn baserat på klientens domännamn och ordnar alla klienter inom den specifika organisationen. Du kan också lägga till dina kunder och kundorganisationer manuellt[show them] . Bortsett från det kan du skapa filter för att hitta dina högprioriterade kunder, nya kunder och mer.
Workflow Automations är regler som låter dig automatisera åtgärder i OneDesk. Dessa automatiseringar innehåller 3 element: filter, triggers och åtgärder. De blå taggarna representerar din biljetttyp och fungerar som filter, den orange taggen representerar triggerhändelsen, medan den gröna taggen representerar åtgärder som OneDesk kommer att vidta när denna triggerhändelse inträffar på dessa objekt. När reglerna är satta kommer OneDesk att generera ett namn för din automatisering. Annars har du möjlighet att byta namn på automatiseringen.
OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till lämpligt team eller projekt. Med OneDesks Workflow Automations kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till kunder, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer. För att skapa dina automatiseringar navigerar du till dina administrationsinställningar och klickar sedan på biljettfliken och scrollar sedan ner till Workflow Automations.
Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Om en potentiell klient till exempel skickar in en förfrågan om konkurs och insolvens kan du skicka denna biljett till lämpligt juridiskt team och utse de advokater som är bäst lämpade att svara på frågorna.
Ett annat sätt att öka din effektivitet är att använda automatisering för att meddela dina kunder om uppdateringar av deras begärda biljetter. Detta kommer att hålla kunden uppdaterad och eliminera behovet av att skicka e-postmeddelanden för att fråga om biljettens status.
I dagens värld kräver klienter mer av extern rådgivning mer än någonsin. En öppen dialog hjälper båda sidor att få vad de behöver och gör det också möjligt för ditt team att skapa mer personliga relationer med kunder. I juridisk projektledning är det avgörande att ha en kommunikationsplan på plats. En kommunikationsplan hjälper dig att identifiera vem som behöver veta vilken information och när. I OneDesk kan du genomföra dessa konversationer på flera sätt.
Om kunderna vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Detta meddelande kommer att dyka upp i meddelandet och kommer också att vara länkat till den specifika biljetten.
Dina teammedlemmar kan svara på denna befintliga konversation för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för deras teammedlemmar. Interna konversationer är dolda för dina kunder eftersom de visas som ett “internt svar”
Genom att skriva @användarnamn eller @avdelningsnamn kan du förmedla ditt meddelande till expertteammedlemmar eller avdelningar som är bäst lämpade att svara på dina frågor. Messenger-applikationen låter ditt team utföra dina dagliga korrespondenser och minskar den långa svarstiden för e-postmeddelanden. Messenger-applikationen är särskilt effektiv eftersom den uppmuntrar till snabba svar och eliminerar fördröja upplösningar som behövs för att projektet ska lyckas.
Dessutom kan klienter också initiera engagemang genom Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Ibland är det lättare att dela en bild, pdf-instruktioner eller kalkylblad än att skriva ut informationen i chatten. OneDesks livechattapplikation låter dina kunder skicka bilagor upp till 350 MB. Dessa bilagor fångas i biljetterna och görs tillgängliga för dina teammedlemmar att ladda ner direkt till sina datorer.
Eftersom chattformat är omedelbara till sin natur kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det, tidsstämplar OneDesks livechatt-funktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera konversationstiden i händelse av en tvist.
Att hantera juridiska projekt är ingen lätt uppgift. Dessa projekt är vanligtvis komplexa och inkluderar flera uppgifter som kan falla mellan stolarna, om de inte hanteras på rätt sätt. Utmaningen ligger också i att hantera kostnaden/budgeten. Det är därför det är så viktigt för interna advokater att hålla kontakten med externa ombud. Framgångsrika juridiska projekt kräver engagemang och input från interna jurister varje steg på vägen.
I OneDesk kan du dela upp dessa projekt i uppgifter. Uppgift kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. Du kan konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i Task-applikationen.
Dina teammedlemmar kan logga sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen slutförda av de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som gjorts, aktuell status för denna artikel, procentsats färdig osv.
Eftersom tids- och budgethantering är en väsentlig del av juridisk projektledning kan du använda OneDesks planerade schema för att ställa in arbetstimmar/dagar och kostnad för varje uppgift inom projektet. Du kan också ställa in begränsningar för att se till att dina teammedlemmar börjar arbeta med uppgiften enligt din angivna tidsram.
Advokater hänvisar till BOSCARD-ramverket, som innehåller de sju grundläggande frågor som måste besvaras för att planera juridiska projekt. Dessa frågor är bakgrund, mål, omfattning, begränsningar, antaganden, risker och resultat. Den första uppgiften är att ha ett möte och förbereda den juridiska promemorian som omfattar planeringsstrategi, struktur och tidslinje samt förhandlings- och processstrategi m.m. Varje steg kräver återkoppling och samarbete från interna jurister, externa ombud och klienten. I vissa fall kan varje uppgift behöva revideras och uppdateras baserat på feedback från alla parter. Detta gör tidslinjen längre och gör det svårt att hantera kostnaden/budgeten.
OneDesk främjar samarbete med alla parter och ger dig verktygen att kommunicera via flera kanaler. Till exempel kan interna advokater enkelt föra samtal med externa ombud. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulären. Detta gör att du kan engagera dig med alla parter och hjälper dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.
Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt.
Helt enkelt klona projektet varje gång du arbetar med ett liknande projekt. På så sätt kan du ha en befintlig mall på plats, varje gång du arbetar med dessa återkommande projekt. Det är särskilt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper du vill kopiera från originalprojektet till klonprojektet.
OneDesk har några unika vyer som hjälper dig att analysera dina uppgifter. Med OneDesk-vyer kan teammedlemmar visualisera pågående aktiviteter gällande alla objekt, vilket sedan hjälper dig att prioritera rätt och fatta smartare beslut.
Gantt-diagram är särskilt användbara i Legal Project Management (LPM) eftersom det gör det möjligt att ange en tidslinje för projektet tillsammans med alla nyckelleveranser och beroenden. Gantt-diagram består av horisontella staplar som indikerar ett projekts schema på en horisontell tidslinje. Varje stapel representerar en uppgift med den vänstra änden av stapeln som anger startdatumet för uppgiften och den högra änden av stapeln visar uppgiftens slutdatum. I OneDesk har vi två typer av gantt-diagram: gantt på uppgiftsnivå (där staplarna representerar uppgifter) och gantt på projektnivå (där staplarna representerar projekt). Du kan länka uppgifter för att skapa uppgiftsberoende att leda dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan du påbörjar nästa. Du kan också omstrukturera aktivitetsberoendena genom att använda dra och släpp-funktionen. När uppgifterna är sammanlänkade kommer OneDesk att beräkna den kritiska vägen och förse ditt team med den övergripande projektlängden. Du kan också lägga till datumbegränsningar för att förhindra att en uppgift schemaläggs vid ett senare datum. Gantt-diagrammet visar dig också din planering kontra ditt faktiska arbete. De blå staplarna anger din planering, medan den gröna stapeln representerar den faktiska tid som ditt team loggat. Att ha det blå fältet bredvid det gröna fältet hjälper dig att visuellt jämföra hur väl du har planerat dina projekttimmar.
Du kan också använda vyn Status Board för att uppdatera statusen för din uppgift. Statustavlan är en enkel vy där varje uppgift representeras som ett kort och du kan bara dra och släppa ditt kort från en kolumn till nästa för att uppdatera dess status. Den här funktionen hjälper till med den icke-sekventiella tidslinjen av uppgifter som kommer med projektledning för konsulttjänster och professionella tjänster.
Du och dina teammedlemmar kan också ha nytta av Dashboard View. Instrumentpanelerna tillhandahåller diagram och statistik för att visa hur dina projekt eller biljetter fortskrider. Du kan också använda instrumentpanelen för att jämföra hur projekt A mår jämfört med projekt B. Du kan hitta dessa instrumentpaneler i instrumentpanelsvyn i applikationen “projekt”.
Dessutom kan du också använda enklare visningslayouter som träd- och plattvyn för att hantera dina uppgifter. Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki. Den platta vyn visar biljetterna och uppgifterna utan hierarkistrukturen.
På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hjälpa dig hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer efter dina krav. För att skapa din personliga vys måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.
Du kan till exempel skapa en vy för att spåra den tid som lagmedlemmarna spenderar på varje enskild uppgift. Med den här funktionen kan du spåra produktiviteten hos dina teammedlemmar så att dina teamchefer vet om uppgifter behöver omfördelas. Med OneDesk blir det enkelt att omfördela uppgifter till andra teammedlemmar. Du kan använda korttavlan i Kanban-stil och anpassa vyn för att se respektive teammedlems uppgifter och flytta runt vissa uppgifter för att distribuera det till en gruppmedlem som har möjlighet att arbeta med det.
Förutom dessa standardvisningslayouter och filtreringssystem använder du dig även av OneDesks kraftfulla rapporteringsmöjligheter.
Du kan generera rapporter om biljetter, uppgifter, projekt eller portföljer med hjälp av befintliga rapportmallar eller genom att skapa dina egna. Rapporter skapas antingen manuellt eller automatiskt – med hjälp av OneDesks automatiseringssystem för arbetsflöden. Rapporteringsformat som stöds är PDF- och CSV-format, och de kan skickas till angivna e-postadresser.
Tidrapporter är särskilt användbara när du arbetar med komplexa projekt. Detta beror på att du kan få en uppfattning om hur projekttiden användes för olika uppgiftstyper och om det var motiverat att spendera den tiden. Som ett resultat kan du vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra dina projektplaneringsförmåga och bättre hantera dina projektfaktureringstimmar.
OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV-filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapportegenskaper som presenteras i ett tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, begärandenamn är en del nödvändig information som kan visas i tidrapporterna. Däremot kan annan viktig information, såsom procentsatsen slutförd, visas för intern rapportering. OneDesks tidrapportapplikation låter administratören fördjupa sig djupare när de skapar rapporter. Därför kan tidrapporter uppvisa interna uppgifter som mottagarens namn, det utsedda laget och mer.
OneDesk låter dig ansluta till applikationer som du redan använder och hjälper dig att få mer flexibilitet och kontroll över dina processer. Integreringsfunktioner gör din OneDesk-plattform mer komplett och lättare att komma åt för dina teammedlemmar. OneDesks integrationsfunktioner som enkel inloggning är särskilt användbara för att tillåta användare att logga in med sina befintliga referenser. Detta gör det möjligt för dina teammedlemmar att snabbt komma åt OneDesk-plattformen och eliminera behovet av att hantera flera användarnamn och lösenord. OneDesk har sina egna inbyggda integrationer som gör att du kan integrera med dessa applikationer direkt. Du kan uppleva flera fördelar genom att integrera med andra applikationer. Du kan fånga supportärenden, kundfeedback och ansluta till andra applikationer som förenklar ditt arbetsflöde. Dessutom kan du också integrera med 2000+ applikationer som stöds av Zapier.
Du kan aktivera systeme-post för att meddela nya teammedlemmar om deras användarkonto eller lösenordsinställningar. Förutom det kan du skicka inbjudningar via e-post för att bjuda in kunder att registrera sig för din kundportal. Du kan också ställa in Workflow Automations för att påminna mottagarna när deras uppgifter ska göras och skapa en separat automatisering för att meddela ärendeföljaren för alla statusändringar eller meddelanden du skickar.
OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projektledningsfunktioner kan du tilldela arbete till lämpligt team och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.
Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidrapporter för allt deras arbete, vilket gör att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också till att hålla dina kunder uppdaterade. Genom kundapplikationer som webbformulär och kundportaler kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen med långa e-posttrådar. Dessutom, med OneDesks kunskapsbas, kan kunder få tillgång till självbetjäningsartiklar, vilket hjälper dig att minska din biljettbelastning avsevärt.