Transkript:
Engineering omfattar ett brett spektrum av områden som civil, mekanisk, elektrisk, kemi, mjukvara, flyg och mer. Även om varje disciplin har sin egen uppsättning ansvarsområden, är planeringsprojekt en standardprocess inom alla ingenjörssektorer. Dessa projekt är ofta komplexa och kräver noggrann planering för att slutföras inom tid och budget. Bortsett från det är uppgiftsberoende en annan utmanande aspekt av ingenjörsprojekt och kan endast lösas genom korrekt schemaläggning och konstant kommunikation mellan alla parter. Därför är det absolut nödvändigt att investera i ett robust system som eliminerar behovet av flera applikationer och ger mångsidiga lösningar.
OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära dig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesks helpdesk och biljettsystem fungerar som ett CRM och låter dig hantera biljetter, upprätthålla en kunskapsbas för att svara på frågor och skapa automatiseringar för att eliminera manuellt arbete. När det gäller projektledning låter OneDesk dig skapa uppgifter och organisera dem i projekt eller portföljer, som sedan kan tilldelas dina teammedlemmar och spåras i flera visningslayouter.
I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan tituleras enligt kundnamn, kundorganisation, projekttyp eller de avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.
Till exempel tar Absolute Technologies emot flera offertförfrågningar från kunder för olika produkter. Därför är det vettigt för dem att skapa en portfölj med titeln Request for Quotations. Portföljen innehåller många projekt och varje projekt är uppkallat efter de produkter som företaget designar. I det här fallet begärde kunden en offert för kondenseringsenheten och lämnade de tekniska specifikationerna för produkten samt leveransdatum och installationsplats. Denna information gör det möjligt för ingenjörschefen att gå till fas 2 av projektet.
Baserat på förfrågan kan du organisera projekten relaterade till deras respektive portföljer. Du kan sedan följa hur projekten fortskrider i denna specifika portfölj.
I vart och ett av dessa projekt kommer du att kunna se kundsupportförfrågan och planerade uppdrag med hjälp av applikationerna Tickets och Tasks.
Kundkommunikation är en viktig del för att framgångsrikt genomföra ingenjörsprojekt. Det är nödvändigt att svara på frågor och förfrågningar för att möta kraven från din kund eller partner. Oavsett om din kund valde att interagera med dig via e-post, livechatt eller webbformulär, fångar OneDesk kundregister och kategoriserar den som begär biljetten enligt deras organisation i kundapplikationen.
Din kundkommunikation kommer att generera biljetter i din biljettapplikation. Biljetter kräver omedelbar uppmärksamhet och kan lösas direkt. I OneDesk kan du fånga biljetter på flera sätt.
Det första sättet är att automatiskt vidarebefordra din support-e-post till den e-postadress som finns här. När en klient skickar ett e-postmeddelande till din support-e-postadress, kommer OneDesk att fånga det e-postmeddelandet och generera en biljett. All viktig information i e-postmeddelandet kommer att fångas på biljetten.
Det andra sättet är genom att ta emot en kundförfrågan via livechattapplikationen från din webbplats. OneDesks livechattapplikation är en kundvänd applikation som låter dina kunder komma i kontakt med dina supportingenjörer i realtid.
Dina kunder kan bifoga flera filer via Messenger-appen, vilket gör att ditt team kan komma åt viktiga dokument direkt. Livechat-applikationen är mycket konfigurerbar. Du kan anpassa chattfönstret med din logotyp, lägga till företagsfärger och inkludera en BOT-avatar för att erbjuda kundsupport dygnet runt.
När kunden skickar meddelanden till dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin Messenger-applikation, svara och skapa biljetten från konversationen. På så sätt länkar OneDesk samman biljetten och konversationen, vilket gör att ditt team kan se all nödvändig data från en plattform.
Det tredje sättet är att fylla i webbformulär i portalen. Webbformulären låter dig fånga all nödvändig information för att snabbt lösa din kunds begäran eller fråga. Genom att använda webbformulär kan du minska antalet e-postmeddelanden som tas emot under dagen. När de har skickats in kan dina kunder kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter.
Dina kunder kan sedan kontrollera framstegen för deras supportärende via portalsystemet och kommunicera med dig vid frågor eller problem. Med OneDesk kan du ge transparens genom att visa nödvändiga uppdateringar i portalen såsom procentsats färdig, planerad start med mera. Dessutom kan du styra vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan också aktivera visningsalternativ för kunder att filtrera biljetter efter typ av ärendebegäran, projektet den tillhör och mer.
Standardwebbformuläret ser ut så här.
Webbformulär låter dig kontrollera vilken typ av information du får från dina kunder. För att anpassa detta webbformulär, klicka här. Du kommer att kunna ställa in vissa fält efter behov, byta namn på befintliga fält och lägga till ytterligare fält, inklusive anpassade fält.
Du kan till exempel skapa ett webbformulär för kunder som kan fråga om dina tjänster och skicka in en offertförfrågan för en produkt eller tjänst. I så fall kan de navigera till din kundportal och välja webbformuläret med titeln “Request for Quotation (RFQ).” Du kan sedan lägga till standardfälten eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa ärendet. Du kan också konfigurera dessa fält så att de är obligatoriska för att säkerställa att all nödvändig information samlas in.[show how to add custom fields in OneDesk] . När din kund har fyllt i det valda webbformuläret kommer du att generera en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.
Biljetten låter dig se detaljerna som fylldes i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldelning av team genom att automatisera processen.
OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till lämpligt team eller projekt. Med OneDesks Workflow Automations kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till kunder, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer.
Ingenjörsföretag har flera avdelningar som förlitar sig på varandra för att framgångsrikt slutföra projekt. Därför är det viktigt att tilldela biljetter baserat på ett teams expertis så att andra avdelningar kan ta slut till slut-metoden för att eliminera eventuell ineffektivitet. Det är därför det är vettigt att använda OneDesk Workflow Automations för att ställa in automatiska tilldelningar för att maximera produktiviteten. Sättet att göra detta är genom att navigera till dina administrationsinställningar och klicka på biljettfliken.
Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Om en potentiell kund till exempel skickar in en förfrågan om produktgarantiproblem, kan du dirigera denna biljett till supportteknikerna och rotera mellan användare varje gång en ny biljett skapas. En jämnt fördelad biljettrotation gör att du kan ge den bästa servicen till dina kunder.
Du kan också skapa automatiseringar för att ändra livscykelstatusen för dina biljetter. Genom att göra det kan du få en uppfattning om vilka uppgifter som för närvarande arbetas med kontra de slutförda uppgifterna.
Kommunikation är avgörande för agila projekt. Ingenjörer förlitar sig på kommunikation för att samarbeta med olika avdelningar inom organisationen samt kunder som ger dem ständig feedback tills projektet är klart. På OneDesk förstår vi att kommunikation stärker relationerna med dina kunder. Därför är det nödvändigt att följa upp e-postmeddelanden och ge dina kunder den support de behöver dygnet runt.
Om kunderna vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Detta meddelande kommer att dyka upp i meddelandet och kommer också att vara länkat till den specifika biljetten.
Dina kollegor kan svara på denna befintliga konversation för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för deras teammedlemmar. Interna konversationer är dolda för dina kunder eftersom de visas som ett “internt svar”.
Genom att skriva @användarnamn eller @avdelningsnamn kan du förmedla ditt meddelande till expertteammedlemmar eller avdelningar som är bäst lämpade att svara på dina frågor. Messenger-applikationen låter ditt team utföra dina dagliga korrespondenser och minskar den långa svarstiden för e-postmeddelanden. Messenger-applikationen är särskilt effektiv eftersom den uppmuntrar till snabba svar och eliminerar fördröjande lösningar som behövs för att projektet ska lyckas.
Dessutom kan klienter också initiera engagemang genom Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Livechatten gör det möjligt för dina kunder att skicka bilagor och genomföra konversationer i realtid. Eftersom chattformat är omedelbara till sin natur kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det, tidsstämplar OneDesks livechatt-funktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera konversationstiden i händelse av en tvist.
Ingenjörsföretag arbetar med flera projekt samtidigt. Dessa projekt är komplexa och är starkt beroende av kundfeedback. Därför behöver dessa projekt uppdateras kontinuerligt tills kunden anmäler sig för produktion. I OneDesk kan du dela upp projektet i enkla uppgifter. Uppgifter lyfter fram projektledningssidan av OneDesk och kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. I OneDesk kan du konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i Task-applikationen. Låt oss sedan ta en titt på projektledningssidan av OneDesk.
Eftersom alla projekt faktureras efter ingenjörstimmar och produktionstimmar, måste ingenjörsteamen fylla i sina tidrapporter. Projektledarna kan logga sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen slutförda av de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som gjorts, aktuell status för denna artikel, procentsats färdig osv.
OneDesk-uppgiftsformulär inkluderar en serie livscykelstatusar som ändras på grund av flera åtgärder. Till exempel, när din teammedlem lägger till procentsatsen färdig, kommunicerar med klienten eller väntar på kundens svar, växlar OneDesk automatiskt mellan lämpliga livscykelstatusar. Dessa livscykelstatusar är konfigurerbara; du kan lägga till, byta namn på eller ta bort befintliga statusar, ändra färger och till och med lägga till automatiseringar för att eliminera överflödigt arbete för dina teammedlemmar. Livscykelstatusar hjälper dina projektledare att förstå vilka uppgifter som är slutförda och vilka steg de behöver vidta för att snabbt slutföra projekten i tid.
Att designa och bygga VVS-system kräver flera steg. Till exempel skulle det första steget vara att ha omfattningen på plats. Omfattningen ger designöverväganden och rekommendationer specifika för platser. Efter att ha granskat omfattningen kommer ingenjören att utföra lastberäkning och sedan gå vidare till att designa systemet. När systemdesignen är klar kommer ingenjörer att förbereda designen för kanalsystem och sedan välja lämplig utrustning för byggnadsteamet och även skriva styrfilosofin för elteknikteamet.
I OneDesk kan du skapa ett projekt för sådana program och dela upp projektet i enkla uppgifter. Du kan sedan tilldela dessa uppgifter till dina expertgruppmedlemmar eller avdelningar, som är bäst kvalificerade att påskynda processen.
Eftersom projektingenjörerna har ett nära samarbete med elteknikteamet är det viktigt att samarbeta kring varje steg i projektet. Till exempel måste projektingenjören skicka styrfilosofidokumentet till elingenjören som sedan använder det för att programmera hur systemkomponenterna styrs. På samma sätt kan varje steg kräva samarbete eller hjälp från ett annat team. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulären. Detta gör att du kan engagera dig med alla parter och hjälper dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.
Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt, till exempel HVAC System Controls. Genom att göra det kan elteknikteamet helt enkelt klona projektet varje gång de arbetar med liknande projekt. [show them] På så sätt kan du ha en befintlig mall på plats, varje gång du arbetar med dessa projekt. Det är särskilt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper som du vill kopiera från originalprojektet till klonprojektet.
OneDesk erbjuder visningslayouter och filter som gör att du kan övervaka och spåra framstegen för projekten och uppgifterna.
Gantt-diagram består av horisontella staplar som indikerar ett projekts schema på en horisontell tidslinje. Varje stapel representerar en uppgift med den vänstra änden av stapeln som anger startdatumet för uppgiften och den högra änden av stapeln visar uppgiftens slutdatum. I OneDesk har vi två typer av gantt-diagram: gantt på uppgiftsnivå (där staplarna representerar uppgifter) och gantt på projektnivå (där staplarna representerar projekt). Du kan länka uppgifter för att skapa uppgiftsberoende för att leda dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan du påbörjar nästa. När uppgifterna är sammanlänkade kommer OneDesk att beräkna den kritiska vägen och förse ditt team med den övergripande projektlängden. Du kan också lägga till datumbegränsningar för att förhindra att en uppgift schemaläggs vid ett senare datum. Gantt-diagrammet visar dig också din planering kontra ditt faktiska arbete. De blå staplarna anger din planering, medan den gröna stapeln representerar den faktiska tid som ditt team loggat. Att ha det blå fältet bredvid det gröna fältet hjälper dig att visuellt jämföra hur väl du har planerat dina projekttimmar.
Dessutom kan du också använda de andra standardvyerna i OneDesk för att hantera dina uppgifter baserat på dina behov:
Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki.
Den platta vyn visar biljetterna och uppgifterna utan hierarkistrukturen.
Statustavlan ordnar alla uppgifter efter deras livscykelstatus. Du kan dra och släppa uppgiften för att ändra dess status.
Kalendervyn visar alla uppgifters scheman för att hålla dig informerad när en uppgift är klar.
Dashboarden organiserar alla biljetter i form av grafer och cirkeldiagram. Dessa diagram kan laddas ner i olika format. Du kan använda diagrammen för dina rapporter och presentationer för dina kunder.
I OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hjälpa dig hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer efter dina krav. För att skapa dina personliga vyer måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.
Du kan skapa ett anpassat filter för att se alla uppgifter som tilldelats dokumentkontrollteamet. På så sätt kan du kontrollera alla ritningsrevisioner och dokumentation som för närvarande pågår.
Oavsett om du skapar rapporter för dina kunder eller ger insikter till ledningen kan du extrahera data och skapa rapporter i OneDesk med hjälp av förskapade mallar eller anpassa dina egna. Dessa rapporter kan laddas ner i Excel-ark och PDF-filer och skickas via e-post till ditt team för att hålla alla uppdaterade.
Tidrapporter är avgörande i ingenjörsbranschen. Kunderna faktureras för konstruktion, projektledning, produktion, testning, installation och driftsättning. Därför är det viktigt att hålla reda på tidrapporter för att upprätthålla projekttimmar. I vissa fall undertecknar ingenjörsfirmor kontrakt som har en Not to Exceed-klausul, vilket tvingar dem att skicka in tidrapporter och utrustningsmaterialkostnader till sina kunder.
OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV-filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapportegenskaper som presenteras i ett tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, begärandenamn är en del nödvändig information som kan visas i tidrapporterna. Däremot kan annan viktig information, såsom procentsatsen slutförd, visas för intern rapportering. OneDesks tidrapportapplikation låter administratören fördjupa sig djupare när de skapar rapporter. Därför kan tidrapporter uppvisa interna uppgifter som mottagarens namn, det utsedda laget och mer.
Det är viktigt att presentera korrekta finansiella rapporter för dina kunder. Med OneDesk kan du enkelt integrera med bokföringstjänster som QuickBooks och Freshbooks och slutföra allt ditt arbete på en plattform. Du kan också skapa mer djupgående rapporter i OneDesk.
Med OneDesk kan du slutföra alla dina uppgifter på en plattform. OneDesks inbyggda integration gör att du kan integrera med filvärdtjänster som Dropbox och Box, eller säker autentiseringsprogram som OKTA. Dessutom hjälper OneDesks Zapier-plugin dig att sömlöst integrera med 2000+ applikationer.
Du kanske undrar hur alla parter kan hålla sig uppdaterade. Som standard skickas e-postmeddelanden till biljettföljarna för alla statusändringar eller meddelanden du skickar. På samma sätt kan dina kunder leta efter uppdateringar i sin kundportal och ytterligare aviseringar med Workflow Automations kan upprättas.
OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projektledningsfunktioner kan du tilldela arbete till lämpligt team och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.
Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidrapporter för allt deras arbete, vilket gör att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också till att hålla dina kunder uppdaterade. Genom kundapplikationer som webbformulär och kundportaler kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen med långa e-posttrådar. Dessutom, med OneDesks kunskapsbas, kan kunder få tillgång till självbetjäningsartiklar, vilket minskar din biljettbelastning avsevärt.