Transkript:

Engineering omfattar ett brett spektrum av områden som civil, mekanisk, elektrisk, kemisk, programvara, flyg och mer. Även om varje disciplin har sitt eget ansvar, är planering av projekt en standardprocess inom alla tekniska sektorer. Dessa projekt är ofta komplexa och kräver exakt planering för att slutföra inom tid och budget. Bortsett från det är uppgiftsberoende en annan utmanande aspekt av ingenjörsprojekt och kan bara lösas genom korrekt schemaläggning och konstant kommunikation mellan alla parter. Därför är det absolut nödvändigt att investera i ett robust system som eliminerar behovet av flera applikationer och ger mångsidiga lösningar.

OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära sig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk’s helpdesk och biljettsystem fungerar som en CRM och låter dig hantera biljetter, behålla en kunskapsbas för att svara på frågor och skapa automatiseringar för att eliminera manuellt arbete. När det gäller projektledning hanterar OneDesk dig att skapa uppgifter och organisera dem i projekt eller portföljer, som sedan kan tilldelas dina teammedlemmar och spåras i flera visningslayouter.

I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan betecknas enligt kundnamn, klientorganisation, projekttyp eller avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.

Till exempel tar Absolute Technologies emot flera offertförfrågningar från kunder för olika produkter. Därför är det vettigt för dem att skapa en portfölj med titeln Begäran om offert. Portföljen innehåller många projekt, och varje projekt är uppkallat efter de produkter som företaget designar. I detta fall begärde kunden en offert för kondenseringsenheten och lämnade de tekniska specifikationerna för produkten samt leveransdatum och installationsplats. Denna information gör det möjligt för teknikchefen att gå vidare till projektets fas 2.

Baserat på begäran kan du organisera de projekt som är relaterade till deras respektive portföljer. Du kan sedan övervaka hur projekten utvecklas i denna specifika portfölj.

I vart och ett av dessa projekt kommer du att kunna se klientstödsbegäran och planerade uppdrag med applikationerna Biljetter och uppgifter.

Klientkommunikation är en viktig del för att framgångsrikt genomföra konstruktionsprojekt. Det är nödvändigt att svara på frågor och förfrågningar för att möta kraven från din klient eller partner. Oavsett om din klient valde att kontakta dig via e -post, chatt eller webbformulär, fångar OneDesk kundregistren och kategoriserar beställaren av biljetten enligt deras organisation i kundprogrammet.

Din klientkommunikation genererar biljetter i din biljettansökan. Biljetter kräver omedelbar uppmärksamhet och kan lösas direkt. I OneDesk kan du fånga biljetter på flera sätt.

Det första sättet är att automatiskt vidarebefordra din support-e-post till den e-postadress som finns här. När en klient skickar ett e -postmeddelande till din support -e -postadress, kommer OneDesk att fånga det e -postmeddelandet och generera en biljett. All viktig information i e -postmeddelandet kommer att fångas på biljetten.

Det andra sättet är att ta emot en klientförfrågan via live chat -applikationen från din webbplats. OneDesk’s live chat-applikation är ett kundorienterat program som låter dina kunder komma i kontakt med dina supportingenjörer i realtid.

Dina klienter kan bifoga flera filer via messenger -appen, så att ditt team får tillgång till viktiga dokument direkt. Livechat -applikationen är mycket konfigurerbar. Du kan anpassa chattfönstret med din logotyp, lägga till företagets färger och inkludera en BOT -avatar för att erbjuda klientsupport dygnet runt.

När klienten meddelar dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin Messenger -applikation, svara och skapa biljetten från konversationen. Genom att göra det länkar OneDesk biljetten och konversationen samman, så att ditt team kan se all nödvändig data från en plattform.

Det tredje sättet är genom att fylla i webbformulär i portalen. Webformuläret låter dig fånga all nödvändig information för att snabbt lösa din klients begäran eller fråga. Genom att använda webbformulär kan du minska antalet e -postmeddelanden som tas emot under dagen. När de har skickats in kan dina kunder kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter.

Dina kunder kan sedan kontrollera utvecklingen av deras supportbiljett via portalsystemet och kommunicera med dig vid frågor eller problem. Med OneDesk kan du ge öppenhet genom att visa nödvändiga uppdateringar i portalen, till exempel procent slutförd, planerad start och mer. Dessutom kan du styra vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan också aktivera visningsalternativ för kunder att filtrera biljetter efter typ av biljettförfrågan, projektet det tillhör och mer.

Standardwebbformuläret ser ut så här.

Med webbformulär kan du styra vilken typ av information du får från dina kunder. För att anpassa detta webbformulär, klicka här. Du kommer att kunna ställa in vissa fält efter behov, byta namn på befintliga fält och lägga till ytterligare fält, inklusive anpassade fält.

Du kan till exempel skapa ett webbformulär för kunder som kan fråga om dina tjänster och skicka en offertförfrågan för en produkt eller tjänst. I så fall kan de navigera till din kundportal och välja webbformuläret med begäran om offert (RFQ). Du kan sedan lägga till standard- eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa biljetten. Du kan också konfigurera dessa fält så att de krävs för att säkerställa att all nödvändig information fångas.[show how to add custom fields in OneDesk] . När din klient har fyllt i det valda webbformuläret genererar du en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.

Biljetten låter dig se detaljerna som fyllts i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldela team genom att automatisera processen.

OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till rätt team eller projekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till klienter, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer.

Ingenjörsföretag har flera avdelningar som förlitar sig på varandra för att framgångsrikt slutföra projekt. Därför är det viktigt att tilldela biljetter baserat på ett teams expertis så att andra avdelningar kan ta sig från mål till mål för att eliminera eventuell ineffektivitet. Det är därför det är vettigt att använda OneDesk Workflow Automations för att ställa in automatiska tilldelningar för att maximera produktiviteten. Sättet att göra detta är genom att navigera till dina administrationsinställningar och klicka på biljettfliken.

Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Till exempel, om en potentiell klient skickar en förfrågan om produktgarantifrågor, kan du dirigera denna biljett till supportingenjörerna och rotera mellan användare varje gång en ny biljett skapas. En jämnt fördelad biljettrotation gör att du kan erbjuda den bästa servicen till dina kunder.

Du kan också skapa automatiseringar för att ändra livscykelstatus för dina biljetter. Genom att göra det kan du få en uppfattning om vilka uppgifter som för närvarande arbetas med jämfört med de avslutade uppgifterna.

Kommunikation är avgörande för agila projekt. Ingenjörer förlitar sig på kommunikation för att samarbeta med olika avdelningar inom organisationen såväl som kunder som ger dem ständig återkoppling fram till projektets slutförande. På OneDesk förstår vi att kommunikation stärker relationerna med dina kunder. Därför är det nödvändigt att följa upp e -postmeddelanden och ge dina kunder den support de behöver dygnet runt.

Om kunderna vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Det här meddelandet visas i budbäraren och kommer också att länkas till den specifika biljetten.

Dina kollegor kan svara på den befintliga konversationen för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för sina teammedlemmar. Interna konversationer döljs för dina kunder eftersom det visas som ett “internt svar”.

Genom att skriva @användarnamnet eller @avdelningsnamnet kan du förmedla ditt meddelande till expertgruppmedlemmar eller avdelningar som är bäst lämpade för att svara på dina frågor. Med messenger -applikationen kan ditt team utföra dina dagliga korrespondenser och reducerar den långa svarstiden för e -postmeddelanden. Messenger -applikationen är särskilt effektiv eftersom den uppmuntrar till snabba svar och eliminerar försenade upplösningar som behövs för att projektet ska lyckas.

Dessutom kan kunder också initiera engagemang via Livechat -applikationsfunktionen i OneDesk. Med livechatten kan dina kunder skicka bilagor och genomföra konversationer i realtid. Eftersom chattformat är omedelbara kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det stämplar OneDesks livechattfunktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera samtalstid vid eventuella tvister.

Ingenjörsföretag arbetar med flera projekt samtidigt. Dessa projekt är komplexa och är starkt beroende av kundfeedback. Därför måste dessa projekt uppdateras kontinuerligt tills kunden loggar ut för produktion. I OneDesk kan du dela upp projektet i enkla uppgifter. Uppgifter markerar projektledningssidan i OneDesk och kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. I OneDesk kan du konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i uppgiftsprogrammet. Låt oss sedan ta en titt på projektledningssidan av OneDesk.

Eftersom alla projekt faktureras av ingenjörstimmar och produktionstimmar måste ingenjörsteamet fylla i sina tidtabeller. Projektledarna kan logga in sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen för de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som utförts, den aktuella statusen för den här artikeln, procentandelen klar, etc.

OneDesk -uppgiftsformulär innehåller en serie livscykelstatuser som ändras på grund av flera åtgärder. Till exempel, när din teammedlem lägger till procent komplett, kommunicerar med klienten eller väntar på klientens svar, växlar OneDesk automatiskt mellan lämpliga livscykelstatus. Dessa livscykelstatuser är konfigurerbara; du kan lägga till, byta namn på eller ta bort befintliga statuser, ändra färger och till och med lägga till automatiseringar för att eliminera överflödigt arbete för dina teammedlemmar. Livscykelstatuser hjälper dina projektledare att förstå vilka uppgifter som slutförs och vilka steg de måste vidta för att snabbt slutföra projekten i tid.

Att designa och bygga HVAC -system kräver flera steg. Till exempel skulle det första steget vara att ha omfattningen på plats. Omfattningen ger designhänsyn och rekommendationer specifika för platser. Efter att ha granskat omfattningen kommer ingenjören att utföra lastberäkning och sedan gå vidare till att designa systemet. När systemdesignen är klar kommer ingenjörer att förbereda konstruktionen för kanalarbete och sedan göra val för lämplig utrustning för byggnadsteamet och också skriva kontrollfilosofin för eltekniska teamet.

I OneDesk kan du skapa ett projekt för sådana program och dela upp projektet i enkla uppgifter. Du kan sedan tilldela dina uppgifter till dina expertteammedlemmar eller avdelningar, som är bäst kvalificerade för att påskynda processen.

Eftersom projektingenjörerna arbetar nära eltekniska teamet är det viktigt att samarbeta om varje steg i projektet. Till exempel måste projektingenjören skicka kontrollfilosofidokumentet till elingenjören som sedan kommer att använda det för att programmera hur systemkomponenterna styrs. På samma sätt kan varje steg kräva samarbete eller hjälp från ett annat team. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulären. Detta gör att du kan interagera med alla parter och hjälpa dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.

Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt, till exempel HVAC -systemkontroller. Genom att göra det kan eltekniklaget helt enkelt klona projektet varje gång de arbetar med liknande projekt. [show them] På så sätt kan du ha en befintlig mall på plats varje gång du arbetar med dessa projekt. Det är särskilt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper som du vill kopiera från det ursprungliga projektet till klonprojektet.

OneDesk erbjuder visningslayouter och filter som gör att du kan övervaka och följa utvecklingen av projekten och uppgifterna.

Gantt -diagram består av horisontella staplar som anger ett projekts schema på en horisontell tidslinje. Varje stapel representerar en uppgift med den vänstra änden av stapeln som anger startdatumet för uppgiften och den högra änden av stapeln som visar uppgiftens slutdatum. I OneDesk har vi två typer av gantt-diagram: gantt på uppgiftsnivå (där staplarna representerar uppgifter) och gantt på projektnivå (där staplarna representerar projekt). Du kan länka uppgifter för att skapa uppgiftsberoenden för att få dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan de börjar nästa. När uppgifterna är kopplade samman beräknar OneDesk den kritiska vägen och ger ditt team den totala projektlängden. Du kan också lägga till datumbegränsningar för att förhindra att en uppgift planeras vid ett senare datum. Gantt -diagrammet visar också din planering jämfört med ditt verkliga arbete. De blå staplarna anger din planering, medan den gröna stapeln representerar den faktiska tiden som ditt team har loggat in. Med den blå stapeln bredvid den gröna stapeln kan du visuellt jämföra hur bra du har planerat dina projekttimmar.

Dessutom kan du också använda de andra standardvyerna i OneDesk för att hantera dina uppgifter utifrån dina behov:

Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki.

Flatvyn visar biljetter och uppgifter utan hierarkistrukturen.

Statusbrädan ordnar alla uppgifter efter deras livscykelstatus. Du kan dra och släppa uppgiften för att ändra dess status.

Kalendervyn visar alla uppgifternas scheman för att hålla dig informerad när en uppgift ska göras.

Instrumentpanelen organiserar alla biljetter i form av diagram och cirkeldiagram. Dessa diagram kan laddas ner i olika format. Du kan använda diagrammen för dina rapporter och presentationer för dina kunder.

I OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer enligt dina krav. För att skapa dina personliga vyer måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.

Du kan skapa ett anpassat filter för att visa alla uppgifter som tilldelats dokumentkontrollteamet. På så sätt kan du kontrollera alla ritningsrevisioner och dokumentation som pågår.

Oavsett om du skapar rapporter för dina kunder eller ger insikter till ledningen, kan du extrahera data och skapa rapporter i OneDesk med hjälp av färdiga mallar eller anpassa dina egna. Dessa rapporter kan laddas ner i Excel -blad och PDF -filer och skickas till ditt team för att hålla alla uppdaterade.

Tidrapporter är avgörande i ingenjörsbranschen. Kunder debiteras för konstruktion, projektledning, produktion, testning, installation och driftsättningstider. Därför är det viktigt att hålla reda på tidtabeller för att upprätthålla projekttider. I vissa fall tecknar ingenjörsföretag kontrakt som har en klausul om att inte överskrida, vilket tvingar dem att skicka in tidtabeller och materialkostnader för sina kunder.

OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV -filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapporteringsegenskaper som presenteras i tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, beställarnamn är nödvändig information som kan visas i tidrapportrapporterna. Annan kritisk information, såsom den procentuella slutförda, kan dock visas för intern rapportering. OneDesk-tidrapportapplikationen tillåter administratören att gräva djupare när han skapar rapporter. Därför kan tidrapporteringsrapporter uppvisa interna uppgifter som tilldelningsnamn, det utsedda teamet och mer.

Det är viktigt att presentera korrekta finansiella rapporter för dina kunder. Med OneDesk kan du enkelt integrera med redovisningstjänster som QuickBooks och Freshbooks och slutföra allt ditt arbete i en plattform. Du kan också skapa mer ingående rapporter i OneDesk.

Med OneDesk kan du slutföra alla dina uppgifter i en plattform. Med OneDesks inbyggda integration kan du integrera med filhotellstjänster som Dropbox och Box, eller säker autentiseringsprogram som OKTA. Dessutom hjälper OneDesk’s Zapier -plugin dig att integreras sömlöst med 2000+ applikationer.

Du kanske undrar hur alla parter kan hålla sig uppdaterade. Som standard går e -postmeddelanden ut till biljettföljare för eventuell statusändring eller meddelande du skickar. På samma sätt kan dina kunder leta efter uppdateringar i sin kundportal och ytterligare aviseringar med Workflow Automations kan upprättas.

OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projekthanteringsfunktioner kan du tilldela lämpligt team arbete och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.

Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidtabeller för allt arbete, så att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också att hålla dina kunder i ögonen. Genom kundprogram som webbformulär och kundportaler kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen i samband med långa e -posttrådar. Dessutom, med OneDesks kunskapsbas, kan kunder få tillgång till självbetjäningsartiklar, vilket minskar din biljettbelastning avsevärt.