Transkript:

Ideella organisationer fungerar som alla andra företag även om vinst inte är det främsta målet. Med begränsade resurser och finansiering från myndigheter, medlemmar och givare kämpar ideella organisationer för att investera i programvara och verktyg som kan förändra deras arbetsflöde. Detta gör det utmanande att välja lämplig programvara som kan minska deras arbetsbelastning. Dessa organisationer behöver lösningar för intressenthantering, en kunskapsbas för att svara på frågor och projektledning för att planera insamlingar eller volontärprogram. Det är därför det är vettigt att välja mångfacetterad programvara med mångsidiga funktioner som kan rikta in sig på en eller flera funktioner.

OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära sig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk tillhandahåller en nyckelfärdig lösning för ideella organisationer för att automatiskt fånga förfrågningar från intressenter och svara på dem i tid. Om dessa förfrågningar kräver ytterligare arbete på din sida kan uppgifter tilldelas dina team och utföras inom projekttimmar.

I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan betecknas enligt kundnamn, klientorganisation, projekttyp eller avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.

Detta gör att du kan organisera de projekt som är relaterade till deras respektive portföljer. Du kan sedan övervaka hur projekten utvecklas i denna specifika portfölj.
I vart och ett av dessa projekt kommer du att kunna se intressentförfrågningar och planerade uppdrag med applikationerna Biljetter och uppgifter.

Med biljettapplikationen kan du spåra och hantera supportbiljetter som kommer in till följd av intressentförfrågningar. Dessa förfrågningar kan skickas på flera sätt.

Det första sättet är att ta emot förfrågan via live chat -applikationen på din webbplats. OneDesks live chat-applikation är ett kundorienterat program som är inriktat på att främja intressentkommunikation. Du kan anpassa appen genom att lägga till ditt företags färger, logotyp och inkludera BOT -avatar. När givaren meddelar dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin Messenger -applikation, svara och skapa biljetten från konversationen. Genom att göra det länkar OneDesk biljetten och konversationen samman, så att ditt team kan se all nödvändig data från en plattform.

Det andra sättet är att automatiskt vidarebefordra din support-e-post till den e-postadress som finns här. När en intressent skickar ett e -postmeddelande till din support -e -postadress, kommer OneDesk att fånga det e -postmeddelandet och generera en biljett. All viktig information i e -postmeddelandet kommer att fångas på biljetten.

När som helst en intressent eller en donator skickar en begäran via e -post skapar OneDesk automatiskt en kundpost och kategoriserar beställaren av biljetten enligt deras organisation. Alternativt kan dina givare, volontärer eller bidragsgivare också skicka in biljetter via kundportalfunktionen som OneDesk tillhandahåller.

Denna portal låter dina intressenter skicka biljetter till dig, kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter. Du kan aktivera visningsalternativ för potentiella och befintliga givare eller andra slutanvändare för att filtrera biljetter efter typ av biljettförfrågan, projektet det tillhör och mer.

Du kan ställa in anpassningsbara webbformulär för dina intressenter att fylla i, vilket genererar biljetter på din instrumentpanel. Dessa formulär kan kräva att intressenterna tillhandahåller information som du behöver för att lösa problemet. Du kan också skapa anpassade arbetsflöden som börjar med dessa formulär.

Standardwebbformuläret ser ut så här. För att anpassa detta webbformulär, klicka här. Du kommer att kunna ställa in vissa fält efter behov, byta namn på befintliga fält och lägga till ytterligare fält, inklusive anpassade fält.

Du kan till exempel skapa en webbformulär för potentiella givare som kan ha frågor om dina donationsprogram. De kan navigera till din kundportal och välja webbformuläret “Donationsprogram”. Du kan sedan lägga till standard- eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa biljetten. Du kan också konfigurera dessa fält så att de krävs för att säkerställa att all nödvändig information fångas.

När din givare fyllt i det valda webbformuläret genererar du en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.

Biljetten låter dig se detaljerna som fyllts i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldela team genom att automatisera processen.

Många gånger håller ideella organisationer koll på sina intressentförfrågningar genom att formatera dessa data till excelblad. Du kan konvertera din excel -fil till en CSV -fil och importera den till ditt OneDesk -konto.

OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till rätt team. Med OneDesks arbetsflödesautomatiseringar kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till slutanvändare, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer.

Många ideella organisationer använder OneDesks arbetsflödesautomatiseringar för att ställa in automatiska uppdrag för att maximera effektiviteten. Sättet att göra detta är genom att navigera till dina administrationsinställningar och klicka på biljettfliken.

Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Välj den eller de användare som du vill ange för den specifika biljettypen. På så sätt kommer tilldelningen att rotera mellan användarna varje gång en ny biljett skapas. Genom att göra detta kommer ditt team att kunna hantera sin arbetsbelastning mer effektivt. En jämnt fördelad biljettrotation gör att du kan ge den bästa servicen till dina intressenter.

Ett annat sätt att öka din effektivitet är att använda en automatisering för att svara på biljetter från dina intressenter. Du kan göra detta genom att helt enkelt skapa ett autosvar som genereras av din BOT. Detta informerar begäraren om att en biljett har skapats i ditt slut och att det jobbar på av ditt team.

Kommunikation är en väsentlig del av intressentrelationer. Därför är det nödvändigt att följa upp alla e -postmeddelanden som skickas av medlemmar, givare eller volontärer.

Om en intressent vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Det här meddelandet visas i budbäraren och kommer också att länkas till den specifika biljetten.

Dina teammedlemmar kan svara på den befintliga konversationen för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för sina teammedlemmar. Interna konversationer döljs för slutanvändare eftersom det visas som ett “internt svar”. Detta är användbart eftersom det gör det möjligt för teammedlemmar att lösa biljetten genom samarbetsinsatser och ge mer exakt information till intressenterna.

Dessutom kan intressenter också initiera engagemang via Livechat -applikationsfunktionen i OneDesk. Med livechatten kan dina intressenter skicka bilagor och genomföra konversationer i realtid. Eftersom chattformat är omedelbara kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det stämplar OneDesks chattfunktion också konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera samtalstid vid eventuella tvister.

Biljetter kräver omedelbara åtgärder och kan lösas snabbt. Men när en biljett blir ett jobb i två steg som innebär merarbete eller planering blir det en uppgift. Du kan konvertera dessa biljetter till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i uppgiftsprogrammet. Låt oss sedan ta en titt på projektledningssidan av OneDesk.

Dina teammedlemmar kan logga in sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen för de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som utförts, den aktuella statusen för den här artikeln, procentandelen klar, etc.

Till exempel kan du bryta ner ett stort projekt genom att planera en insamling till enkla uppgifter genom att tilldela dem till dina teammedlemmar baserat på deras expertis. Du kan också skapa ett planeringsschema för en specifik uppgift som hjälper dig att hantera dina projekttimmar.

Vi förstår att planera insamlingar och att skriva ut evenemanget kräver samarbete. I så fall kan du genomföra konversationer från uppgiftsformuläret. Genom att interagera med dina teammedlemmar kan du producera en högre kvalitet på arbetet och täcka alla detaljer som är förknippade med planering av evenemang. Du kan också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.

Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt, till exempel dina årsrapporter eller nyhetsbrev. Klona helt enkelt projektet varje gång du arbetar med ett liknande projekt.

Du kan använda standard eller anpassade visningsalternativ för att övervaka hur dessa uppgifter fortskrider. Standardvisningslayouterna i OneDesk är följande:

Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki.

Flatvyn visar biljetter och uppgifter utan hierarkistrukturen.

Gantt -diagrammet visar din planering kontra ditt faktiska arbete och låter dig skapa uppgiftsberoenden för att leda dina teammedlemmar till att slutföra en uppgift innan du börjar nästa.

Statusbrädan ordnar alla uppgifter efter deras livscykelstatus. Du kan dra och släppa uppgiften för att ändra dess status.

Kalendervyn visar alla uppgifternas scheman för att hålla dig informerad när en uppgift ska göras.

Instrumentpanelen organiserar alla biljetter i form av diagram och cirkeldiagram. Dessa diagram kan laddas ner i olika format. Du kan använda diagrammen för din årsrapport, nyhetsbrev eller vilken rapport som helst för dina intressenter.

På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer enligt dina krav. För att skapa dina personliga vyer måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.

OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV -filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapporteringsegenskaper som presenteras i tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, beställarnamn är nödvändig information som kan visas i tidrapportrapporterna. Annan kritisk information, såsom den procentuella slutförda, kan dock visas för intern rapportering. OneDesk-tidrapportapplikationen tillåter administratören att gräva djupare när han skapar rapporter. Därför kan tidrapporteringsrapporter uppvisa interna uppgifter som tilldelningsnamn, det utsedda teamet och mer.

Du kan också skapa mer ingående rapporter i OneDesk.

Du kanske undrar hur alla parter kan hålla sig uppdaterade. Som standard går e -postmeddelanden ut till biljettens följare för eventuell statusändring eller meddelande du skickar. På samma sätt kan dina intressenter leta efter uppdateringar i sin kundportal, och ytterligare aviseringar med arbetsflödesautomatiseringar kan upprättas.

Dessutom kan du hitta integrationer med andra tjänster här.

OneDesk låter dig slutföra allt ditt arbete på en plattform. Du kan enkelt integrera med bokföringsprogram som QuickBooks och skapa dina finansiella rapporter utan att logga ut från ditt OneDesk -konto. Dessutom kan du också integrera med andra applikationer. OneDesk har sina inbyggda integrationer som gör att du sömlöst kan integrera med andra tjänster. Du kan också integrera med 2000+ applikationer som stöds av Zapier.

OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projekthanteringsfunktioner kan du tilldela lämpligt team arbete och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.

Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidtabeller för allt arbete, så att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också att hålla dina intressenter i ögonen. Genom kundprogram som webbformulär och kundportaler kan dina medlemmar, givare, volontärer och bidragsgivare kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen i samband med långa e -posttrådar.

Som ideell berättigar du till 30 % rabatt på alla abonnemangsplaner för OneDesk. Registrera dig gratis och om du har frågor är vi här för att hjälpa dig komma igång.