Transkript:

OneDesk är en enda applikation som kombinerar projektledning och helpdesk så att du kan betjäna dina kunder och arbeta med dina projekt, allt på ett ställe. OneDesk ger din it -avdelning möjlighet att automatiskt fånga biljetter från slutanvändare och ge korrekt hjälp till dina slutanvändare. OneDesk låter dig också konvertera dessa biljetter till uppgifter, som sedan kan tilldelas gruppmedlemmar och planeras inom projekt. I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dina portföljer kommer att fungera som behållare för dina projekt. Hur du tänker använda den här funktionen är genom att klassificera dina portföljer så. Du kan ha en portfölj som kallas uppdateringar och sedan placeras alla projekt relaterade till uppdateringarna här. Detta gör att du kan kartlägga de projekt som är relaterade till deras respektive portfölj. Du kan sedan se hur projekten utvecklas i den specifika portföljen, samt hur en kunds portfölj är fairing. Och dina projekt kommer att fungera som behållare för dina biljetter och uppgifter. En biljett i OneDesk kan genereras genom automatisk vidarebefordran. Din nuvarande support -e -post till e -postadressen som finns här under administrationsinställningarna.

När slutanvändare skickar ett e -postmeddelande till din support, e -post, kommer OneDesk att fånga det e -postmeddelandet och generera en biljett. Föremålet för det e -postmeddelandet kommer att bli föremål för biljetten, bilagor kommer att fångas och e -postens kropp blir detaljerna i biljetten. Eftersom OneDesk automatiskt skapar nya slutanvändarposter och nya kundorganisationer från inkommande e -postmeddelanden. Allt du behöver göra är att ställa in e -postmeddelandet auto forward för att börja fånga nya biljetter, slutanvändare och kundorganisationer. Alternativt kan ditt IT -företag samla biljetter med hjälp av kundportalfunktionen som OneDesk tillhandahåller. Denna portal är för att dina slutanvändare ska skicka biljetter till dig, kommunicera med agenter och granska framstegen på deras biljetter. Du kan aktivera filtreringsalternativ för dina slutanvändare så att de kan titta på biljetterna i specifika projekt. Slutanvändare kan också få aviseringar via e -post. Så här skulle du kunna ändra egenskaperna som kommer att visas på denna portal.

Du kan ställa in anpassningsbara webbformulär för slutanvändare att fylla i och skicka biljetter. Formulär kan vara ett steg upp i processen eftersom med blanketter kan du kräva en korrekt ifylld biljett med all information du behöver. Du kan också skapa sofistikerade anpassade arbetsflöden som börjar med dessa formulär. Standardwebbformuläret ser ut så här. För att anpassa detta webbformulär kan du gå tillbaka till dina administrationsinställningar och klicka under webbformulär. Du kommer att kunna göra vissa fält obligatoriska, ändra namnen på vissa. Vi vill till exempel byta namn på formuläret.

Och du kan också lägga till ytterligare fält, inklusive anpassade fält. Så vi har skapat ett för operativsystemet och vi kan göra detta fält obligatoriskt. Nu kan vi uppdatera formuläret och så här kommer formuläret att se ut. Du kommer att märka hur vissa av dessa fält har en stjärna bredvid sig, vilket innebär att de måste fylla i för att skicka in denna biljett. När den här biljetten nu har skickats in kommer den att generera en biljett. Och så här kommer biljetten att se ut. Du kan se detaljerna som fyllts i på webbformuläret. Det är anpassningen av det anpassade fältet, titeln och så vidare. Härifrån kan du klicka på tilldela för att tilldela denna biljett till andra användare eller lag. För närvarande är det tilldelat Fatima, men du skulle kunna tilldela det till flera enskilda användare. I OneDesk kan denna tilldelningsprocess också automatiseras.

OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde för att göra livet enklare och öka din produktivitet. Detta kan innebära automatiska tilldelningar, automatisk dirigering av objekt till projekt, autosvar till slutanvändare, anpassade aviseringar och mycket mer. Många IT -avdelningar använder OneDesks flödeautomatisering för att ställa in automatiska uppdrag för att maximera effektiviteten. Sättet de gör detta är genom att navigera till våra administrationsinställningar och klicka på biljettfliken. Så du går till administrationen och klickar på biljetten. Du kan rulla ner till botten och sedan skapa en arbetsflödesautomation här. Säg att du vill att dina biljetter ska tilldelas med runda robin, du kan göra, när någon typ av biljett skapas, då är åtgärden som vi vidtar att tilldela genom runda robin. Sedan väljer du alla användare som du vill att dessa biljetter ska cirkulera genom. Och det betyder att uppdragen roterades med varje ny biljettinsändning så att arbetet fördelas jämnt mellan ditt IT -team. Detta är bara en metod för automatisk tilldelning.

En annan automatisering som hjälper till att maximera effektiviteten kan hittas genom att navigera till kundfliken och välja kundorganisation. Så kundfliken finns här och klicka på kundorganisationen. Här kommer du att kunna lägga till domäner till kundorganisationen så att varje gång en biljett kommer in med den domänen kan den dirigeras i enlighet därmed. Så här kan du ställa in det. Du kan klicka på domänen, lägga till ytterligare domän och sedan lägga till en routingåtgärd. Vi har redan en på plats för den här. Det betyder att när 123 företag skickar in en biljett kommer det att ändra projektet till det specifika projekt som jag har fått det att gå till. Du kan välja detta och ändra det till ett annat projekt och sedan kommer det att hända så här. När du är klar klickar du på Spara. Om din slutanvändare vill följa upp sina biljetter kan de svara via e -post eller använda kundportalen för att skapa en konversation med en agent och ställa sina frågor. Det kommer att generera en konversation här.

Det här meddelandet kommer också att visas i messenger -appen som finns här för att säkerställa att inget meddelande missas. När en slutanvändare använder kundportalen för att skicka ett meddelande om en befintlig biljett kan de göra det här. Dina agenter kan nu svara på denna befintliga svarstråd för att kommunicera med slutanvändaren, eller så kan de välja att skapa en ny konversation internt för att kommunicera med andra medlemmar från ditt IT -team. Denna konversation kommer att döljas för slutanvändaren, eftersom den definieras som ett internt meddelande. Detta är användbart när en agent kan stöta på ett problem och försöker lösa den här biljetten och behöver ytterligare hjälp från sina teammedlemmar, de kan tagga någon eller hänvisa till ett separat objekt i deras meddelande med hjälp av @ -knappen eller # -knappen för att referera ett föremål. Biljetter är vanligtvis för omedelbara åtgärder, men om en biljett kräver ytterligare planering och arbete kan du konvertera den till en uppgift. Uppgiftsfunktionen ger dig många projekthanteringsfunktioner. Hur du kan konvertera din biljett till en uppgift är att klicka på ikonen här och klicka på uppgiften. Du har nu flyttat det här objektet till uppgiftsprogrammet som finns här.

Så här kommer uppgiften att se ut inuti projektstrukturen, åtskilda av olika mappar, projekt och portföljer. Du kan ha olika visningsalternativ som du kan använda, till exempel Gantt -vyn, som visar ditt schema för dina tester baserat på deras planeringsschema kontra deras faktiska schema, statuskortet, som visar dig olika kolumner relaterade till deras livscykel statuser som du kan dra och släppa dina objekt i, kalendern, som visar dig din plan kontra ditt faktiska schema varje månad och instrumentpanelvyn, som visar dig olika diagram relaterade till timmar, utförda av anställda och hur biljetterna fortskrider . På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hantera dina biljetter och uppgifter. Du kan skapa anpassade vyer med ytterligare filter här.

Så här kan du gå vidare och skapa en ny anpassad vy. Till exempel är en av de anpassade vyerna som du kan skapa att gruppera dina öppna biljetter efter skapelsedatum och lägga till en prioritet för att filtrera bort det som inte behöver så mycket uppmärksamhet. Så vi skulle vilja titta på allt med en prioritet mer än tre stjärnor. Och nu skulle vi bara titta på denna specifika artikel som matchar vårt filter. När någon i ditt team har arbetat med en uppgift, loggas arbetet genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som utförts. Vad är den här statusens aktuella status. Om det arbete du utförde var fakturerbart eller inte, osv. Detta gör att du kan se var dina användare tillbringar sin tid eftersom du sedan kan köra rapporter om dessa inlämnade tidrapporter.

Om du vill köra en rapport om dina tidrapporter kan du gå till tidrapporten, applikationen och exportera den här vyn. Du kan göra det genom att klicka på verktyg och klicka på exportera den här vyn. Du skulle kunna lägga till eller inaktivera vissa kolumner från rutnätet om du vill ha dem i din anpassade vy. När du har gjort detta och du känner att du har alla kolumner redo kan du klicka på verktyg och klicka på exportera. När du har gjort detta kan du spara den här vyn om du vill att den ska upprepas i framtiden. För en mer sofistikerad rapport, använd guiden som finns under lägg till och klicka på rapporten. Detta gör att du kan schemalägga rapporter, köra och automatiskt skicka dem till personer via e -post. Du kanske undrar hur slutanvändare kan hålla sig uppdaterade. Som standard e -postaviseringar, gå till slutanvändare för varje status, ändring eller meddelande du skickar.

Slutanvändare kan leta efter uppdateringar i sin kundportal och ytterligare aviseringar med arbetsflödesautomatiseringar kan också upprättas. Ytterligare funktioner som OneDesk tillhandahåller är att du kan skapa en kunskapsportal för att hitta svaren på vanliga frågor. Och vi erbjuder också en chatt för live support med en agent. OneDesk innehåller till och med en mobilapp för ditt team så att du kan hålla koll på arbetet och svara på biljetter när du är utanför, hemma eller från ditt skrivbord. Dessutom kan du hitta integrationer med andra tjänster genom att klicka på fliken integrationer. Och här har vi olika applikationer som du kan integrera med. Till exempel, för redovisning, kanske du vill använda FreshBooks eller QuickBooks. Vi tillhandahåller också enkel inloggning för användare och kunder. OneDesk har allt ditt IT -företag behöver för att fånga, automatisera och hantera biljetter samt spåra tiden som spenderas på varje klient. Med inbyggd projektledning kan du dessutom spåra kundprojekt och ytterligare faktureringsarbete med samma verktyg. OneDesk erbjuder också flera möjligheter att öka det värde du tillför dina kunder genom att erbjuda en kundportal, kunskapsbas och chattjänster. Alla dessa extrafunktioner kombineras utan extra avgifter eller tillägg, prova OneDesk och om du har några frågor är vi här för att hjälpa dig att komma igång.