Transkript:

OneDesk är en enda applikation som kombinerar projektledning och helpdesk så att du kan betjäna dina kunder och arbeta med dina projekt på ett och samma ställe. Onedesk ger dina IT -företag möjlighet att automatiskt fånga biljetter från slutanvändare och ge korrekt hjälp till dina slutanvändare. Onedesk låter dig också konvertera dessa biljetter till uppgifter, som sedan kan tilldelas gruppmedlemmar och planeras inom projekt. I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer, det vill säga den här specifika panelen här. Dina portföljer kommer att fungera som behållare för dina projekt och dina projekt kommer att fungera som behållare för dina biljetter och uppgifter. Så det här, där det står kund A är en portfölj och uppgraderingsnätverk är ett projekt. Så du bör organisera dina projekt och portföljer så. Portföljen bör vara uppkallad efter din kund och sedan kommer alla projekt relaterade till den specifika kunden att placeras i denna specifika portfölj.

Och samma sak kan sägas om nästa portfölj som heter en annan kund. Och alla projekt relaterade till denna kund kommer att placeras i denna specifika portfölj. Detta gör att du kan kartlägga de projekt som är relaterade till deras respektive portfölj. Du kan sedan se hur projekten utvecklas i denna specifika portfölj, liksom hur en kunds portfölj är fairing. Du kommer att kunna se biljetterna och uppgifterna med hjälp av dessa två appar, den här här och den här här. Och när du svävar över dem kan du se titeln på dem. Nu i den här specifika panelen, som är biljettpanelen, kommer jag att navigera till den just nu. Det är här du kan se och hantera alla dina biljetter. En biljett i OneDesk kan genereras genom att automatiskt vidarebefordra din nuvarande support -e -post till e -postmeddelandet som finns här, genom att gå till komma igång och klicka på, utforska under kanaler, du hittar e -post.

Det här specifika e -postmeddelandet här är det som du kan använda för automatisk vidarebefordran. När slutanvändaren skickar ett e -postmeddelande till din support -e -post kommer OneDesk att fånga det e -postmeddelandet och generera en biljett ur det. Föremålet för e -postmeddelandet blir föremål för biljetten, bilagor kommer att fångas och e -postmeddelandet blir information om biljetten. Eftersom OneDesk automatiskt skapar slutanvändarposter och nya kundorganisationer från inkommande e -postmeddelanden. Allt du behöver göra är att konfigurera e -postmeddelandet auto forward för att börja fånga nya biljetter och användare och kundorganisationer. Alternativt kan ditt IT -företag samla biljetter med hjälp av kundportalfunktionen som OneDesk tillhandahåller. Och för att komma till den här portalen är allt du behöver göra att gå till dina administrationsinställningar och klicka här och gå till den här portalen här.

Vi ska förhandsgranska det. Det kommer att öppna sin egen länk här, och detta är kundvänligt. Så det här är vad dina kunder kommer att se när de kommer åt portalen. Så denna portal är för dina slutanvändare att skicka in biljetter till dig, kommunicera med agenter och granska hur deras biljetter går. Du kan aktivera filtreringsalternativ för dina slutanvändare så att de kan titta på biljetter i specifika projekt. Slutanvändare kan också ta emot aviseringar via e -post. Så här kan du ändra dessa egenskaper för vad du vill att de ska ha som filtreringsalternativ på sidan. Så som du kan se här har jag aktiverat en egenskap för att filtrera efter projekt. Så nu om min kund vill titta på det specifika projektet som kallas allmänna biljetter är det bara att klicka på allmänna biljetter, och nu kan de se och filtrera bort alla biljetter som inte gäller detta projekt.

Du kan ställa in anpassningsbara webbformulär för slutanvändare att fylla i för att skicka biljetter till. Här under lägg till nytt kan de klicka på detta specifika formulär och fylla i informationen här. Formulär kan vara ett steg upp i processen, för vilka formulär du kan kräva en korrekt ifylld biljett med all information du behöver. Du kan också skapa sofistikerade anpassade arbetsflöden som börjar med dessa formulär. Standardwebbformuläret ser ut så här, men om du vill anpassa det kan du gå till OneDesk -webbprogrammet och klicka på webbformulär. För att anpassa detta webbformulär klickar du på expandera och nu kommer det att berätta var detta webbformulär används för närvarande. Det kommer att be dig om formulärets titel och undertexten, som du kan ändra. Du kan också ändra namnen på egenskaperna själva, och du kan göra vissa som krävs. När något krävs kommer det att ha en stjärna på sig. Och dessutom kan du lägga till ytterligare fält. Så till exempel kan du skapa ett webbformulär för när en slutanvändare rapporterar, ett fel på programvara som du uppgraderade för dem. De kan navigera till din kundportal. Och låt oss säga, vi har döpt den här formulärets titel, bugg. Du kan lägga till en ytterligare egenskap som heter operativsystem, vilket är ett anpassat fält som vi skapade, gör det nödvändigt och nu när de går till kundportalen och de uppdateras och de klickar på lägg till ny biljett, ser du här att nu, detta formulär kallas bug. Och nu har vi en ytterligare egendom längst ner som krävs och vi måste välja operativsystem. När detta buggwebbformulär har fyllts i kommer det att generera en biljett. Och så här kommer biljetten att se ut. Så vi kan fortsätta och fylla i det här.

De kan lägga till en bilaga om de vill och jag säger att jag upplever detta fel på Mac. Nu klickar jag på skapa. Och nu när det står, tack för ditt bidrag, kommer vi tillbaka till dig så snart som möjligt. Här kan du nu se detaljerna som fyllts i på detta webbformulär. Så du kan gå till biljettpanelen igen. Och härifrån kan du öppna detaljpanelen på den här specifika biljetten som vi skapade. Du kan dubbelklicka på ID: t och nu ser du all information här. Vi ser felkoden, som var beskrivningen. Vi ser titeln på den. Vi ser vem som skickade den. Och vi ser också operativsystemet eftersom det här är ett anpassat fält som vi skapade. Nu härifrån kommer du att kunna tilldela denna biljett till en specifik agent eller ett specifikt team. Du kan göra det genom att klicka på tilldela och nu klicka på den specifika användaren som du vill tilldela den till. Så jag skulle vilja tilldela det till Ebony och Jennifer. Så jag kommer att tilldela dem båda. Du klickar på tilldela och du väljer individer. Alternativt kan du tilldela ett biljett till ett team och enskilda kan skapa sina uppdrag. Men i OneDesk kan denna process automatiseras. Så OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde för att göra livet enklare och öka din produktivitet. Detta kan innebära automatiska tilldelningar, automatisk dirigering av objekt till projekt, autosvar till slutanvändare, anpassade aviseringar och mycket mer. Många IT -företag använder OneDesk -arbetsflödesautomatiseringar för att ställa in automatiska uppdrag för att maximera effektiviteten. Sättet att göra detta är genom att navigera till dina administrationsinställningar och klicka på biljettfliken. Så vi går till administrationen och klickar på biljett.

Nu kan du rulla ner till där du ser arbetsflödesautomatiseringar, och du kan skapa en här genom att klicka på skapa arbetsflödesautomatisering. Och säg nu att du skulle vilja skapa en arbetsflödesautomatisering för att få dina biljetter tilldelade av round robin. Du kan gå till när som helst som en biljettartikel skapas, sedan är åtgärden som vi vidtar att tilldela genom runda. Och nu klickar du på alla personer som du vill att det ska tilldelas till eller alla lag som du vill att det ska tilldelas. Du kommer att kunna distribuera biljetter i rotation bland din IT -personal för att se till att biljetterna fördelas jämnt och inte blir hopade för att säkerställa optimal service till dina kunder. Detta är bara en metod för automatisk tilldelning. Så här klickar jag på till exempel Connor, Fatima, Jennifer och John, och nu klickar jag på ansöka och nu kommer dessa biljetter in och kommer nu att tilldelas av round Robin till de fyra användarna.

Och jag klickar på spara. Och nu har jag den här specifika arbetsflödesautomatiseringen här. Du kan byta namn på denna arbetsflödesautomatisering, om du vill och om du någonsin ville inaktivera den kan du gå hit. Om din slutanvändare vill följa upp sina biljetter kan de svara via e -post eller använda kundportalen för att skapa konversation med en agent och ställa sina frågor. Så när vi kunde gå och navigera till kundportalen, härifrån kan de klicka på det här objektet som de vill skapa en konversation på och klicka på skapa ny konversation. De fyller i och skickar in det. Detta kommer att generera konversation på konversationsfliken här. Och som du kan se, är det här meddelandet som jag skickade och det berättar vilket objekt detta meddelande nu är länkat till. Så vi kan gå vidare och navigera till det här specifika objektet genom att klicka på det.

När vi väl har gjort det kan vi se alla konversationstrådar som har ägt rum på detta specifika objekt. Dina agenter kan nu svara på detta befintliga hot om svar för att kommunicera med slutanvändaren, eller så kan de välja att skapa en konversation internt för att kommunicera med andra medlemmar från ditt IT -team. Om de gör det klickar de på skapa ny konversation och klickar på interna meddelanden. Denna konversation kommer att döljas för slutanvändare, eftersom den definieras av ett internt meddelande. Så säg att de skickar det här meddelandet. Det kommer att identifieras i grått och kundens svar kommer att identifieras med grönt. Detta är användbart för när en agent kan stöta på ett problem när han försöker lösa denna biljett och behöver ytterligare hjälp från sina teammedlemmar. Så ibland vill de inte att kunden ska vara medveten om detta problem som de stöter på. Så de kan enkelt gå vidare och tagga någon och säga, Jennifer Kelly, jag stöter på ett fel.

Och sedan skickar de meddelandet. Och nu har vi bifogat. Jennifer Kelly och Jennifer Kelly kommer nu att kunna se den här konversationen också. Och Jennifer Kelly läggs automatiskt till som en följare. Biljetter är vanligtvis för omedelbara åtgärder, men om en biljett kräver ytterligare planering och arbete kan du konvertera den till en uppgift. Uppgiftsfunktionen ger dig många projekthanteringsfunktioner. Så du kan konvertera en biljett till en uppgift genom att klicka här och klicka på uppgift. Nu när vi har gjort detta kan du klicka på själva uppgiftsfunktionen. Och du kan se här i den här specifika portföljen under detta specifika projekt där vi konverterade den här artikeln.

Så här kommer uppgifter att se ut inuti projektstrukturen. De separeras av olika mappar, projekt och portföljer. Du har olika visningsalternativ som du kan använda. Till exempel statuskortet där du kan uppdatera status för uppgifter genom att släppa dem i olika kolumner. På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hantera dina biljetter och uppgifter. Det sätt du kan skapa denna vy är genom att gå till din valda vy och sedan klicka på den här funktionen här. Detta gör att du kan anpassa din vy med ytterligare filter som finns här. Säg till exempel att en av dina anpassade vyer är att du vill gruppera dina öppna biljetter efter skapelsedatum och prioritet för att filtrera bort det som inte behöver så mycket uppmärksamhet. Du kan helt enkelt göra det genom att klicka på lägg till filter, gå till skapelsedatum är nyare än för 24 timmar sedan. Och lägg nu till ett extra filter och säg att prioriteten är mer än till exempel tre stjärnor. Du kan fortsätta och spara detta. Vi kan kalla det prioriterat, och du kan dela denna vy med alla användare på din OneDesk -plan om du vill. När vi väl gjort det filtrerade vi bort alla uppgifter som vi inte vill se och nu tittar jag på dessa specifika uppgifter som uppfyller detta filteralternativ.

När någon i ditt team har arbetat med ett uppgiftsarbete loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en timer, men du kan gå vidare och öppna objektet igen, och du kan lägga till en tidrapport här. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som har gjorts. Så säg att vi gjorde två timmar. Vi lade det där. Vad är den här statusens aktuella status. Vi kan säga att det pågår eftersom vi inte har slutfört det ännu. Och hur mycket av arbetet har gjorts. Vi kan säga att vi gjorde 50% av arbetet, och här kan du definiera om detta arbete är fakturerbart eller inte, du kan fortsätta och sedan klicka på skicka. Och nu ser du här att det har uppdaterat livscykelstatusen för detta objekt, samt skapat tidrapport och uppdaterat uppdaterad D -färdigställningsstatus också. Du kan också exportera den här tidrapporten och sättet du skulle göra det på är genom att gå till fler applikationer och klicka på tidrapporterna här, du kan göra en anpassad vy av ditt val genom att klicka på rutnätet och lägga till alla kolumner som du skulle vilja aktivera eller inaktivera att ha i din anpassade vy. Och när du väl har gjort det kan du klicka på verktyg.

Du klickar på exportera den här vyn, så att du kan exportera den som en CSV -fil så att du sedan kan massera i Excel och skicka den till en kund. För en mer sofistikerad rapport kan du använda guiden som finns här genom att klicka på, lägga till och klicka på en rapport. För en mer sofistikerad rapport, använd guiden som finns under tilläggsalternativet här och klicka på rapporten. Detta gör att du kan schemalägga rapporter, köra och automatiskt skicka dem via e -post. Nu kan du också skapa servicenivåavtal genom att gå till dina administrationsinställningar under biljetter och rulla ner till servicenivåavtal. För IT -företag kan du konfigurera SLA för att säkerställa att dina svar och tjänster stämmer överens med den etablerade tjänsten som du och din kund kom överens om. OneDesks SLA: er kan konfigureras här genom att klicka på skapa SLA. Härifrån definierar du hur lång tid mellan varje svar och hur lång tid det måste ta att slutföra arbetet utifrån objektets prioritet.

Så säg att det är ett femstjärnigt objekt, hur lång tid kan du ta för det första svaret? Hur lång tid mellan periodiska svar och hur lång tid på ett femstjärnigt objekt kan du ta för att lösa hela objektet? Du kan också använda arbetsflödesautomatiseringar för att tilldela nya biljetter, till servicenivåavtal och för att meddela mottagare om kommande brott mot servicenivåer. Ytterligare funktioner som OneDesk tillhandahåller är att du kan skapa en kunskapsbas för att hitta svar på vanliga frågor. Och vi erbjuder dig också en funktion med livechatt. Säg att dina slutanvändare kan få live support med en agent, vilket är något som också kan byggas för. OneDesk innehåller till och med en mobilapp för ditt team, så att du kan hålla koll på arbetet och svara på biljetter när du är utanför platsen, hemma eller på avstånd från ditt skrivbord. Dessutom kan du hitta integrationer med andra tjänster här genom att klicka på integrationer i dina administrationsinställningar. De som kan vara av intresse för dig är QuickBooks eller enkel inloggning för användare och kunder. OneDesk har allt ditt IT -företag behöver för att fånga, automatisera och hantera biljetter samt spåra tiden som spenderas på varje klient. Med inbyggd projektledning kan du dessutom spåra kunders projekt och ytterligare faktureringsarbete med samma verktyg. OneDesk erbjuder flera möjligheter att öka mervärdet till dina kunder genom att erbjuda kundportalens kunskapsbas och chatttjänster. Alla dessa funktioner buntas ihop utan extra avgifter eller tillägg, prova OneDesk. Och om du har några frågor är vi här för att komma igång.