Transkript:

Projektledning för kreativ design bygger på kommunikation för att omvandla visuella idéer till konkreta planer. Framstegen för dessa planer beror på teamsamarbeten och konstant feedback från kunder från början till slut. Som ett resultat har kreativa projekt en längre tidslinje, frekventa revideringar och konstant omstrukturering av uppgiftsprioritet. Liksom alla andra projekt finns det tidsfrister och budgetar som måste uppfyllas för att leverera kvalitetsarbete. Det är därför det är absolut nödvändigt att investera i ett robust system som ger organisationen, flexibiliteten och kontakthanteringen för att maximera teamets kreativa förmågor.

OneDesk är en kombination av HelpDesk och Project Management i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder och hantera projekt utan att behöva köpa, lära sig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk gör det enkelt för dig att ge proaktivt stöd, vilket resulterar i bättre kommunikation och starkare kundrelationer. När det gäller projektledning kan du med OneDesk skapa uppgifter och organisera dem i projekt eller portföljer, som sedan kan tilldelas dina teammedlemmar och spåras i flera visningslayouter.

I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan betecknas enligt kundnamn, klientorganisation, projekttyp eller avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten.

Eclectic Studios är ett videoproduktionsföretag med avdelningar som grafisk design, innehållshantering, ljudverk, produktion och mer. Studion innehåller en serie kontaktförfrågningsformulär för företagsförfrågningar, offertförfrågningar och jobbförfrågningar på deras webbplats. Dessa kontaktformulär genererar kundförfrågningar, som sedan organiseras i portföljer baserat på avdelningens namn och projekt som är avsedda för den specifika kundförfrågan.

Till exempel skapade vi en portfölj som heter Online Inquiries. Denna portfölj innehåller flera projekt som inkluderar kontaktförfrågan för nya företag, offertförfrågan och arbetsmöjligheter. Var och en av dessa projekt innehåller klientförfrågningar och planerade uppdrag som kan ses med appen Tickets and Task.

Dina kunder kan kontakta dig via dina onlinekanaler som din e -post, kontaktformulär för webbplatsen eller live chattar. OneDesk kommer att fånga detaljerna i dessa förfrågningar och skapa biljetter från alla kanaler i en enda enhetlig vy. Biljetter kräver omedelbar uppmärksamhet och kan lösas direkt. I OneDesk kan du skapa biljetter på flera sätt.

Det första sättet är att automatiskt vidarebefordra din support-e-post till den e-postadress som finns här. När en klient skickar ett e -postmeddelande till din support -e -postadress, kommer OneDesk att fånga det e -postmeddelandet och generera en biljett. All viktig information i e -postmeddelandet kommer att fångas på biljetten.

Den andra är genom att ta emot en begäran via live chat -applikationen. OneDesks live chat-applikation är ett kundorienterat program som främjar kommunikation med dina kunder i realtid. Du kan anpassa chattfönstret med din logotyp, företagets färgschema och lägga till en BOT -avatar. När klienten meddelar dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin Messenger -applikation, svara och skapa biljetten från konversationen. Genom att göra det länkar OneDesk biljetten och konversationen samman, så att ditt team kan se all nödvändig data från en plattform.

När som helst en klient skickar en begäran via e -post skapar OneDesk automatiskt en kundpost och kategoriserar biljettens begärare enligt deras organisation. Alternativt kan dina kunder kontakta dig via webbformulär som fångar all information och genererar biljetter på din instrumentpanel.

Dina kunder kan komma åt din portal för att ställa frågor. Dessa frågor kan handla om företagsförfrågningar eller om offertförfrågningar, som sedan kan skickas till dig via webbformulär.

När de har skickats in kan dina kunder kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter. För att upprätthålla sekretessen för denna information kan du kräva att dina kunder loggar in på portalen för att spåra deras supportbiljetter. Dessutom kan du styra vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan också aktivera visningsalternativ för kunder att filtrera biljetter efter typ av biljettförfrågan, projektet det tillhör och mer.

Webformulär fångar all nödvändig information från dina kunder och genererar biljetter på din instrumentpanel. Du kan skapa flera webbformulär i OneDesk. Dessa formulär är länkade till specifika biljetttyper, organiserar och separerar en från en annan. För att skapa webbformulär måste du gå till administrationsinställningarna i OnDesk och sedan rulla ner till Customer Apps för att välja webbformulär. Välj en biljettyp för att skapa webbformuläret och ange alla egenskaper som är kopplade till formuläret.

Standardwebformuläret innehåller tre grundläggande egenskaper: ämne, beskrivning och bilagor. När biljetten genereras på din instrumentpanel fångas också ämnet, beskrivningen och bilagorna i biljetten.

I OneDesk kan webbformulär anpassas genom att lägga till anpassade fält. För att skapa anpassade fält måste du först bestämma vilken typ av information du vill samla in från dina kunder. Du kan välja fält baserat på text, nummer, datum, kostnad och val och sedan lämpligt namnge det anpassade fältet baserat på ditt val. Dessa fält kan ställas in efter behov för att fånga viktig information från dina kunder.

Till exempel kan du skapa en webbformulär för kunder som kan ha frågor om dina förklaringsvideor. De kan navigera till din kundportal och välja webbformuläret “Explainer Videos”. Du kan sedan lägga till standard- eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa biljetten. Du kan också konfigurera dessa fält så att de krävs för att säkerställa att all nödvändig information fångas.

När din klient har fyllt i det valda webbformuläret genererar du en biljett i din biljettapplikation i OneDesk.

Biljetten låter dig se detaljerna som fyllts i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till en specifik individ, team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldela team genom att automatisera processen.

Workflow Automations är regler som låter dig automatisera åtgärder i OneDesk. Dessa automationer innehåller tre element: filter, triggers och åtgärder. De blå taggarna representerar din biljettyp och fungerar som filter, den orange taggen representerar triggerhändelsen, medan den gröna taggen representerar de åtgärder som OneDesk kommer att vidta när denna triggerhändelse inträffar på dessa objekt. När reglerna har ställts in kommer OneDesk att generera ett namn för din automatisering. Annars har du möjlighet att byta namn på automatiseringen.

OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till rätt team eller projekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till klienter, lägga till anpassade aviseringar och mycket mer. För att skapa dina automatiseringar navigerar du till dina administrationsinställningar och klickar sedan på biljettfliken och rullar sedan ner till Workflow Automations.

Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Till exempel, om en potentiell kund skickar en förfrågan om New Business, kan du dirigera denna biljett till din försäljningsavdelning och växla mellan användare varje gång en ny biljett skapas. En jämnt fördelad biljettrotation gör att du kan erbjuda den bästa servicen till dina kunder.

Ett annat sätt att öka din effektivitet är genom att använda automatisering för att meddela dina kunder om uppdateringarna av deras begärda biljetter. Detta kommer att hålla klienten i ögonen och eliminera behovet av att skicka e -post för att fråga om biljettstatus.

Kommunikation är nyckeln i kreativa branscher eftersom idéer måste uttryckas för kunder och teammedlemmar. I OneDesk kan du interagera med dina kunder på flera sätt.

Om kunderna vill följa upp sin biljett kan de antingen svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Det här meddelandet visas i budbäraren och kommer också att länkas till den specifika biljetten.

Dina teammedlemmar kan svara på den befintliga konversationen för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för sina teammedlemmar. Interna konversationer döljs för dina kunder eftersom det visas som ett “internt svar”.

Genom att skriva @användarnamnet eller @avdelningsnamnet kan du förmedla ditt meddelande till expertgruppmedlemmar eller avdelningar som är bäst lämpade för att svara på dina frågor. Med messenger -applikationen kan ditt team utföra dina dagliga korrespondenser och reducerar den långa svarstiden för e -postmeddelanden. Messenger -applikationen är särskilt effektiv eftersom den uppmuntrar till snabba svar och eliminerar försenade upplösningar som behövs för att projektet ska lyckas.

Dessutom kan kunder också initiera engagemang via Livechat -applikationsfunktionen i OneDesk. Ibland är det lättare att dela en bild, pdf -instruktioner eller kalkylblad än att skriva ut informationen i chatten. OneDesks chattprogram tillåter dina kunder att skicka bilagor upp till 350 MB. Dessa bilagor fångas i biljetterna och görs tillgängliga för dina teammedlemmar att ladda ner till sina datorer direkt.

Eftersom chattformat är omedelbara kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det stämplar OneDesks livechattfunktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera samtalstid vid eventuella tvister.

De som arbetar i kreativa industrier jonglerar med flera projekt samtidigt. Dessa projekt är konceptbaserade och utvecklade av inspiration. Detta gör projektplaneringsprocessen svår eftersom det inte finns någon strikt sekventiell tidslinje. Det är faktiskt väldigt vanligt att hoppa från en uppgift till en annan.

I OneDesk kan du dela upp dessa projekt i uppgifter. Uppgift kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. Du kan konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i uppgiftsprogrammet.

Dina teammedlemmar kan logga in sin tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen för de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som utförts, den aktuella statusen för den här artikeln, procentandelen klar, etc.

För grafiska formgivare omfattar designtänkandet tre steg: inspiration, idé och implementering. Den första uppgiften i projektet innefattar brainstorming av idéer och koncept med teamet. När idéer har noterats går teammedlemmarna vidare till projektets andra fas, som är forskning. När forskningen är klar och idéerna är konceptualiserade kommer teamet att visa den för klienten och vänta på godkännande eller feedback. Om feedback erbjöds kommer teamet att revidera designkonceptet tills kunden loggar av. När konceptet är godkänt kommer teamet att gå vidare till konstverket, som är skissen och sedan designen. Varje steg kräver kundens godkännande och kan kräva flera revideringar tills slutprodukten är klar.

Enkelt uttryckt kräver varje steg samarbete med klienten och teammedlemmar. Till exempel kommer det grafiska designteamet att dela sitt koncept med videoproduktionsteamet varje steg på vägen för att se till att deras designkoncept blandas med videon. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulären. Detta gör att du kan interagera med alla parter och hjälpa dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagorna och ladda ner dem till sina datorer.

Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för liknande återkommande projekt, till exempel videoproduktion.

Klona helt enkelt projektet varje gång du arbetar med ett liknande projekt. På så sätt kan du ha en befintlig mall på plats varje gång du arbetar med dessa återkommande projekt. Det är särskilt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper som du vill kopiera från det ursprungliga projektet till klonprojektet.

OneDesk har några unika vyer som hjälper dig att analysera dina uppgifter. Med OneDesk -vyer kan teammedlemmar visualisera pågående aktiviteter avseende alla objekt, vilket sedan hjälper dig att prioritera korrekt och fatta smartare beslut.

Vyn Gantt -diagram är särskilt användbar för effektiv projektplanering, arbetsbelastning och prestationshantering. Gantt -diagram består av horisontella staplar som anger ett projekts schema på en horisontell tidslinje. Varje stapel representerar en uppgift med den vänstra änden av stapeln som anger startdatumet för uppgiften och den högra änden av stapeln som visar uppgiftens slutdatum. I OneDesk har vi två typer av gantt-diagram: gantt på uppgiftsnivå (där staplarna representerar uppgifter) och gantt på projektnivå (där staplarna representerar projekt). Du kan länka uppgifter för att skapa uppgiftsberoenden för att få dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan de börjar nästa. Du kan också omstrukturera uppgiftsberoenden med hjälp av dra och släpp -funktionen. När uppgifterna är kopplade samman beräknar OneDesk den kritiska vägen och ger ditt team den totala projektlängden. Du kan också lägga till datumbegränsningar för att förhindra att en uppgift planeras vid ett senare datum. Gantt -diagrammet visar också din planering jämfört med ditt verkliga arbete. De blå staplarna anger din planering, medan den gröna stapeln representerar den faktiska tiden som ditt team har loggat in. Med den blå stapeln bredvid den gröna stapeln kan du visuellt jämföra hur bra du har planerat dina projekttimmar.

Du kan också använda Status Board -vyn för att uppdatera status för din uppgift. Statuskortet är en enkel vy där varje uppgift representeras som ett kort och du kan bara dra och släppa ditt kort från en kolumn till nästa för att uppdatera dess status. Denna funktion hjälper till med den icke -sekventiella tidslinjen för uppgifter som följer med kreativ projektledning.

Du och dina teammedlemmar kan också tycka att instrumentpanelen är användbar. Instrumentpanelerna innehåller diagram och statistik som visar hur dina projekt eller biljetter utvecklas. Du kan också använda instrumentpanelen för att jämföra hur projekt A klarar sig jämfört med projekt B. Du kan hitta dessa instrumentpaneler i instrumentpanelvyn i programmet “projekt”.

Dessutom kan du också använda enklare visningslayouter som träd- och plattvy för att hantera dina uppgifter. Trädvyn ordnar biljetter eller uppgifter i en hierarki. Flatvyn visar biljetter och uppgifter utan hierarkistrukturen.

På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer enligt dina krav. För att skapa dina personliga vyer måste du välja en layout och lägga till filter, grupper och kolumner.

Du kan till exempel skapa en vy för att spåra lagmedlemmarnas tid på varje enskild uppgift. Med den här funktionen kan du spåra produktiviteten hos dina teammedlemmar så att dina teamchefer vet om uppgifter behöver omfördelas. Med OneDesk blir det lätt att omfördela uppgifter till andra teammedlemmar. Du kan använda det Kanban-utformade kortkortet och anpassa vyn för att se varje respektive gruppmedlems uppgifter och flytta runt vissa uppgifter för att distribuera den till en teammedlem som har tillgång till att arbeta med den.

Förutom dessa vanliga visningslayouter och filtreringssystem använder du dig också av OneDesks kraftfulla rapporteringsmöjligheter.

Du kan generera rapporter om biljetter, uppgifter, projekt eller portföljer med hjälp av befintliga rapporteringsmallar eller genom att skapa dina egna. Rapporter skapas antingen manuellt eller automatiskt – med OneDesks arbetsflödesautomatiseringssystem. Rapporteringsformat som stöds är PDF- och CSV -format, och de kan skickas till särskilda e -postadresser.

Tidrapporter är särskilt användbara när du arbetar med komplexa projekt. Detta beror på att du kan få en uppfattning om hur projekttiden utnyttjades för olika uppgiftstyper och om det var motiverat att spendera den tiden. Som ett resultat kan du vidta nödvändiga steg för att förbättra dina projektplaneringsförmågor och bättre hantera dina faktureringstider.

OneDesk låter dig skapa tidrapporter, som är CSV -filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapporteringsegenskaper som presenteras i tabellformat. Artikelnamn, prioritet, faktureringstyp, beställarnamn är nödvändig information som kan visas i tidrapportrapporterna. Annan kritisk information, såsom den procentuella slutförda, kan dock visas för intern rapportering. OneDesk-tidrapportapplikationen tillåter administratören att gräva djupare när han skapar rapporter. Därför kan tidrapporteringsrapporter uppvisa interna uppgifter som tilldelningsnamn, det utsedda teamet och mer.

Du kan aktivera systemmeddelanden för att meddela nya teammedlemmar om deras användarkonto eller lösenordskonfiguration. Annat än det kan du skicka inbjudningsmail för att bjuda in kunder att registrera dig för din kundportal. Du kan också ställa in Workflow Automations för att påminna mottagarna när deras uppgifter ska betalas och skapa en separat automatisering för att meddela biljettföljaren om eventuell statusändring eller meddelande du skickar.

OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde. Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projekthanteringsfunktioner kan du tilldela lämpligt team arbete och spåra dina projekts framsteg i flera visningslayouter.

Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidtabeller för allt arbete, så att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk också att hålla dina kunder i ögonen. Genom kundprogram som webbformulär och kundportaler kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen i samband med långa e -posttrådar. Med OneDesks kunskapsbas kan klienter också få tillgång till självbetjäningsartiklar som hjälper dig att minska din biljettbelastning avsevärt.