Transkript:

Hanterade tjänsteleverantörer eller MSP hanterar på distans IT och system för sina kunder och slutanvändare och fakturerar dem enligt en prenumerationsmodell. Dessa tjänster tillhandahålls enligt ett servicenivåavtal för att ge sina kunder den bästa servicen. Dessa företag behöver också självbetjäningsapplikationer, till exempel en kunskapsbas för att svara på sina kunders specifika frågor. När det gäller kommunikation litar MSP på att dela information med partners, projektledare, kunder och aktieägare. Utmaningen ligger dock i att effektivisera kommunikationen och säkerställa en problemfri upplevelse. Projektledning för MSP skiljer sig mycket från andra branscher. Detta beror på att MSP: er förlitar sig på sin prissättningsmodell för att förbli lönsamma och därför är det absolut nödvändigt att kontrollera kostnader eller budget för att lyckas med sina projekt. Det är därför det är absolut nödvändigt för MSP: er att ha ett robust system på plats som riktar in sig på flera funktioner och förenklar deras arbetsflöde.

OneDesk är en kombination av helpdesk och projektledning i en applikation. Med OneDesk kan du stödja dina kunder, hantera projekt utan att behöva köpa, lära sig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk tillhandahåller samarbetsverktyg som livechatt, webbformulär, webbportaler, så att alla parter kan skicka och spåra projektförfrågningar, problem eller biljetter. Med OneDesk kan du tillhandahålla automatiska svar, arbetsflöden, SLA: er, tidsspårning och mer som ökar ditt teams produktivitet. Du kan också använda OneDesks kunskapsbas för att svara på frågor och vägleda dina kunder till självbetjäningsartiklar, vilket minskar din biljettbelastning avsevärt. I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan betecknas enligt kundnamn, klientorganisation, projekttyp eller avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten. Managed tech erbjuder ett komplett utbud av IT -tjänster för att möta sina kunders krav.

Detta företag tar emot förfrågningar om sina tjänster, till exempel hårdvara, försäljning och licensiering, integrerat säkerhetssystem, Office 365 -utbildning och mer. Varje förfrågan genererar biljetter som sedan organiseras i portföljer i OneDesk. Till exempel skapade vi en portfölj som kallas serviceförfrågningar. Portföljen innehåller flera projekt som inkluderar serviceförfrågningar för molntjänster, hårdvaruförsäljning och licensiering, backup och kontinuitetsplan med mera. Portföljen består av flera projekt som innehåller klientförfrågningar och planerade uppdrag som kan ses med biljetter och uppgifter. Hanterade tjänsteleverantörer behöver ett kraftfullt biljettsystem som gör att de kan fånga och spåra och övervaka deras supportbiljetter. MSPs förlitar sig på biljetter för att svara på kundförfrågningar, serviceförfrågningar och mer. I OneDesk kan du fånga biljetter på flera sätt och hålla reda på dessa biljetter i en enda enhetlig vy. biljetter krävde omedelbar uppmärksamhet och kan lösas direkt.

Det första sättet är genom automatisk vidarebefordran, din support -e -post till e -postmeddelandet som finns här. OneDesk fångar alla detaljer i din klients e -post och genererar en biljett i OneDesk -biljettapplikationen. Exempelvis bifogas ämnesbeskrivningen i e -postmeddelandet i biljetten, så att dina teammedlemmar kan svara på förfrågan mer effektivt. Det andra sättet är att ta emot en begäran till live chat -applikationen. OneDesk live chat -applikation är ett kundvänligt program som främjar kommunikation med dina kunder i realtid, appen är konfigurerbar i sitt utseende, du kan anpassa chattfönstret med ditt logoföretag, färgschema och lägga till en botavatar. När klienten meddelar dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin messengerapplikation, svara och skapa biljetten från konversation. Genom att koppla ihop OneDesk biljetten och konversationen. gör att ditt team kan se all nödvändig data från en plattform. Dessutom kan du också skapa webbformulär för kunder eller förfrågningar om tjänster. Du kan klassificera dina webbformulär baserat på vanliga frågor eller tjänster som tillhandahålls av ditt företag. Till exempel skapade Manage Tech formulär för var och en av de tjänster de erbjuder. När klienten skickar in webbformuläret skapas biljetter i OneDesk -biljettens applikation, webbformulär är mycket effektiva när de fångar upp all nödvändig information från klienterna och kräver att de svarar på specifika frågor. Du kan skapa flera webbformulär i OneDesk. Dessa formulär är länkade till specifika biljetttyper och organiserar och separerar varandra. För att generera dessa formulär måste du gå till administrationsinställningarna i OneDesk och sedan rulla ner till kundappar för att välja webbformulär. Välj en biljettyp för att skapa webbformuläret och ange alla egenskaper som är kopplade till formuläret.

Standardwebbformuläret innehåller tre grundläggande egenskaper, ämne, beskrivning och bilagor. När biljetten genereras på din instrumentpanel fångas även ämnet, beskrivningsbilagorna i biljetten. I OneDesk kan webbformulär anpassas genom att lägga till anpassade fält. För att skapa anpassade fält måste du först kräva vilken typ av information du vill samla in från dina kunder. Du kan välja fält baserat på text, nummer, datum, kostnad, val och sedan lämpligt namnge det anpassade fältet baserat på ditt val. Dessa fält kan ställas in efter behov för att fånga viktig information från dina kunder. Du kan till exempel skapa ett kontaktformulär för kunder som kan ha frågor om din backup- och kontinuitetsplan. De kan navigera i din kundportal och välja webbformuläret med titeln backup och kontinuitetsplan. Du kan sedan lägga till standard- eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa biljetten.

Du kan också konfigurera dessa fält så att de krävs för att säkerställa att all nödvändig information fångas. När din klient har fyllt i det valda webbformuläret genererar du en biljett i din biljettapplikation i OneDesk. Biljetten låter dig se detaljerna som fyllts i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till ett specifikt individuellt team eller en avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldela team genom att automatisera processen. Dina kunder kan sedan kommunicera med dina teammedlemmar och granska deras biljetter från portalen. Portalen låter dina kunder kontrollera hur deras biljetter utvecklas och ger dina klienter ett utrymme att diskutera genom att skapa konversationer direkt från portalen för att upprätthålla sekretess för den information du kan kräva att dina kunder loggar in på portalen.

Du kan också styra vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan aktivera visningsalternativ för kunder att fylla sina biljetter enligt typ av biljettförfrågan, projektet det tillhör och mer. När som helst en klient skickar en e -postförfrågan eller skickar ett webbformulär. OneDesk fångar klientinformation och skapar en post i kundens applikation. Kundprogram skapar ett organisationsnamn baserat på klientens domännamn och ordnar alla klienter inom just den organisationen. Du kan också lägga till dina klienter och klientorganisationer manuellt. Du kan se mer information om dina kunder och kundorganisationer genom att klicka på rullgardinsmenyn och välja visa fler detaljer här, du kan uppdatera mer ingående information om din klient och skapa anpassade fält för att fånga ytterligare information. Bortsett från det kan du skapa filter för att hitta dina högprioriterade klienter, nya klienter och mer. Du kanske vill minska antalet biljetter du får från dina kunder per dag.

Kunder ställer vanliga frågor som lätt kan besvaras genom att ha en kunskapsbas på plats. OneDesk kunskapsbas fungerar som ett informationscenter för dina kunder och ger dem tillgång till artiklar, videor, utbildningsmoduler du laddar upp. Genom att göra det kan du och ditt team helt enkelt vidarebefordra länken till kunskapsbasartikeln till din klient och fokusera på mer produktiva uppgifter. Workflow automations är regler som låter dig automatisera åtgärder i OneDesk. Denna automatisering innehåller tre element, filter, utlösare och åtgärder. Den blå taggen representerar din biljettyp och fungerar som filter. Den orange taggen representerar triggerhändelse. Medan den gröna taggen representerar de åtgärder som OneDesk kommer att vidta, när denna triggerhändelse inträffar på dessa objekt. När reglerna har ställts in kommer OneDesk att generera ett namn på din automatisering. Annars har du möjlighet att byta namn på automatiseringen. OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till rätt team eller projekt. Med OneDesks arbetsflödesautomatiseringar kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till kunder och lägga till anpassade aviseringar och mycket mer. För att skapa dina automatiseringar navigerar du till dina administrationsinställningar och klickar sedan på biljettfliken och rullar sedan ner till arbetsflödesautomationer. Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Till exempel, om en potentiell klient skickar en tjänsteförfrågan om Office 365 -utbildning, kan du dirigera denna biljett till rätt team eller tilldela teammedlemmar som är bäst lämpade att svara på frågan.

Ett annat sätt att öka din effektivitet är att använda automatisering för att meddela dina kunder om uppdateringarna av deras begärda biljetter. Detta kommer att hålla dina kunder i ögonen och eliminera behovet av att skicka e -post för att fråga om biljettstatus. Den största utmaningen för MSP är att hantera sina kunders förväntningar. Detta är svårt på grund av de förtvivlade samarbetsverktygen som inte fungerar bra tillsammans. OneDesk löser detta problem genom att länka ihop alla kommunikationsverktyg, så att teammedlemmen kan se all delad kommunikation från olika samarbetsverktyg. Om kunderna vill följa upp sin biljett kan de svara via e -post eller skapa konversationer direkt från portalen. Det här meddelandet visas i budbäraren och kommer också att länkas till den specifika biljetten. Dina teammedlemmar kan svara på den befintliga konversationen för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för teammedlemmarna. Interna konversationer döljs för klienter eftersom de visas som ett internt svar. Genom att skriva @ användarnamn eller avdelningsnamn kan du förmedla ditt meddelande till expertgruppmedlemmar eller avdelningar som är bäst lämpade för att svara på dina frågor.

Med messenger -applikationen kan ditt team utföra dina dagliga korrespondenser och minska en lång svarstid i samband med e -post. Messenger -applikationen är särskilt effektiv eftersom den uppmuntrar snabb, svar och eliminerar försenade upplösningar som behövs för att projektet ska lyckas. Dessutom kan kunder också initiera engagemang via funktionen för livechatt i OneDesk. Ibland är det lättare att dela en bild, PDF -instruktioner eller kalkylblad än att skriva ut information och chatta. OneDesks chattprogram tillåter dina kunder att skicka bilagor upp till 350 megabyte. Dessa bilagor fångas i biljetter och görs tillgängliga för dina teammedlemmar att ladda ner till sin dator direkt. Eftersom chattformat är omedelbara kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det stämplar OneDesks livechattfunktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera samtalstid vid eventuella tvister.

Projektledning för MSP är utmanande på grund av det stora antalet och komplexa uppgifter i detta projekt. Utmaningen ligger också i att hantera budgetkostnaden. Det är därför det är så viktigt för MSP: er att hålla kontakten med alla parter. I OneDesk kan du dela upp dessa projekt i uppgifter. Uppgifter kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. Du kan konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i uppgiftsprogrammet, dina teammedlemmar kan logga in din tid på uppgifter i OneDesk och ange procent av de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport fyller du i hur mycket arbete som utförts, den aktuella statusen för denna artikel, procentandelen slutförd och så vidare. Eftersom tid och budgethantering är avgörande för att planera projekt för MSP, kan du använda OneDesks planerade schemalagda för att ställa in arbetstider och dagar och kostnader för varje uppgift inom projektet.

Du kan också ställa in begränsningar för att se till att dina teammedlemmar börjar arbeta med uppgiften. Enligt din angivna tidsram. Managed Tech erbjuder sina kunder säkerhetskopiering och riskreducering. Lösningarna för säkerhetskopiering och återställning säkerställer kontinuitet för kundens verksamhet i händelse av en katastrof eller avbrott. Expertteammedlemmar i Managed Tech utvärderar först kundens IT -miljö för att hitta ett lämpligt alternativ för säkerhetskopiering och skapar sedan en beredskapsplan som skyddar dina interna system, data, e -post, kommunikation och mer. När du skapar en beredskapsplan kommer teammedlemmar att identifiera och prioritera risker och sedan skapa en steg -för -steg -guide för att återställa IT -dokumenten. Därefter kommer en intern och extern uppförandelista att skapas för att påminna varje individs ansvar. Var och en av dessa uppgifter kommer att kräva samarbete med kunder och kan kräva flera revideringar baserat på kundfeedback. OneDesk främjar samarbete med alla parter och ger dig verktygen för att kommunicera via flera kanaler.

Till exempel kan ditt team enkelt föra samtal med kunderna och andra avdelningar inom organisationen. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulär. Detta gör att du kan interagera med alla parter och hjälpa dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagan och ladda ner dem till sina datorer. Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för enkla återkommande projekt. Klona helt enkelt projektet varje gång du arbetar med liknande projekt, så kan du ha en befintlig mall på plats varje gång du arbetar med dessa återkommande projekt. Speciellt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper som du vill kopiera från det ursprungliga projektet till det klonade projektet. OneDesk har några unika vyer som hjälper dig att analysera din uppgift.

Med OneDesk -vyer kan teammedlemmar visualisera pågående aktiviteter avseende alla objekt, vilket sedan hjälper dig att prioritera korrekt och fatta smartare beslut. Du kan använda statuskortet för att uppdatera status för dina uppgifter. Statuskortet är baserat på Kanban -metodiken. Kanban hjälper dina teammedlemmar att förstå uppgifter visuellt genom ledtrådar som kort för att skapa representation av deras arbete. Enkelt uttryckt, Kanban -metoden, gör att dina team kan se vilka uppgifter som måste hanteras och ger ett tydligt sammanhang för projektutvecklingen. OneDesk statuskort är en enkel vy där varje uppgift representeras som ett kort. Du kan bara dra och släppa ditt kort från en kolumn till nästa för att uppdatera dess status. Du och dina teammedlemmar kan också tycka att instrumentpanelen är användbar. Instrumentpanelerna innehåller diagram och statistik som visar hur dina projekt eller biljetter utvecklas.

Du kan också använda instrumentpanelen för att jämföra hur projekt A är fairing jämfört med projekt B. Du kan hitta dessa instrumentpaneler i instrumentpanelvyn för projektapplikationen. Ett gannt -diagram visar dig också din planering kontra ditt verkliga arbete. Den blå stapeln anger din planering medan den gröna stapeln representerar den faktiska tiden som ditt team låser. Med den blå stapeln bredvid den gröna stapeln kan du visuellt jämföra hur bra du har planerat dina projekttimmar. Den högra sidan av den blå stapeln visar ditt startdatum för projektet. Medan den vänstra sidan av stapeln visar ditt slutdatum. Du kan länka uppgifter för att skapa uppgiftsberoenden, för att få dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan de börjar nästa. Du kan också omstrukturera uppgiftsberoenden med hjälp av dra och släpp -funktionen. När uppgifterna är kopplade samman beräknar OneDesk den kritiska vägen och ger ditt team den totala projektlängden.

Du kan också lägga till datumbegränsningar för att förhindra att en uppgift planeras vid ett senare datum. Dessutom kan du också använda enklare visningslayouter, till exempel träd och plattor för att hantera dina uppgifter. Trädvyn, ordnar uppgifter eller biljetter i hierarkin. Den platta vyn visar biljetterna och uppgifterna utan hierarkistrukturen. På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer gör att du kan anpassa vyer enligt dina krav. För att skapa dina personliga åsikter. Du måste välja en layout, lägga till filter, grupper och kolumner. Till exempel kan du skapa en vy för att spåra den tid som lagmedlemmarna spenderar på varje enskild uppgift. Med den här funktionen kan du spåra produktiviteten för dina teammedlemmar. Så dina teamchefer vet om uppgifter måste omfördelas. Med OneDesk blir det lätt att omfördela uppgifter till andra teammedlemmar.

Du kan använda kartong i Kanban -stil och anpassa vyn för att se varje respektive gruppmedlem, uppgifter och flytta vissa uppgifter för att distribuera den till en gruppmedlem som har tillgång till att arbeta med den. Förutom dessa vanliga visningslayouter och filtreringssystem kan du också utnyttja OneDesks kraftfulla rapporteringsmöjligheter. Du kan generera rapporter och biljetter, uppgifter, projekt eller portföljer med hjälp av befintliga rapporteringsmallar eller genom att skapa dina egna. Rapporter skapas antingen manuellt eller automatiskt med hjälp av OneDesk’s workflow automation system. Rapporteringsformat som stöds är PDF- och CSV -format, och de kan skickas till den angivna e -postadressen. Tidrapporter är särskilt användbara när du arbetar med komplexa projekt. Detta beror på att du kan få en uppfattning om hur projekttiden utnyttjades för olika uppgiftstyper. Och om det var motiverat att spendera den tiden. Som ett resultat kan du vidta nödvändiga steg för att förbättra dina projektplaneringsförmågor och bättre hantera dina faktureringstider.

OneDesk låter dig skapa tidrapporter som är en CSV -fil som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataregister över tidrapportegenskaper som presenteras i tabellformat, objekt, namn, prioritet, faktureringstyp, begärarens namn eller någon nödvändig information som kan visas i tidrapporterna. Annan kritisk information, till exempel det första diket som slutförts, kan dock visas för intern rapportering. OneDesk -tidrapportprogram gör att administratören kan fördjupa sig när han skapar rapporter. Därför kan tidrapporter uppvisa interna data som tilldelarens namn, tillsatt team och mer. OneDesk låter dig ansluta till applikationer som du redan använder och hjälper dig att få mer flexibilitet och kontroll över dina processer. Integrationsmöjligheter, gör din OneDesk -plattform mer komplett och lättillgänglig för dina teammedlemmar. OneDesks -integrationsfunktioner som enkel inloggning är särskilt användbara för att låta användare logga in med sina befintliga referenser.

Detta gör att dina teammedlemmar snabbt kan komma åt OneDesk -plattformen och eliminera behovet av att hantera flera användarnamn och lösenord. OneDesk har sina egna inbyggda integrationer som gör att du kan integrera med dessa applikationer direkt. Du kan uppleva flera fördelar genom att integrera med andra applikationer. Du kan få supportbiljetter, feedback från kunder och ansluta till andra applikationer som förenklar ditt arbetsflöde. Dessutom kan du också integrera med 2000+ applikationer som stöds av Zapier. Du kan aktivera systemmeddelanden för att meddela nya teammedlemmar om deras användarkonto eller lösenordskonfiguration. Annat än det kan du skicka inbjudningsmail för att bjuda in kunder att registrera dig för din kundportal. Du kan också ställa in arbetsflödesautomatiseringar för att påminna mottagarna när deras uppgifter ska betalas och skapa separat automatisering för att meddela biljettföljaren om eventuell statusändring eller ett meddelande du skickar. OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde.

Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projekthanteringsfunktioner kan du tilldela lämpligt team arbete och spåra projektets framsteg i flera visningslayouter. Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidrapporter för allt sitt arbete, så att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk dig också att hålla dina kunder i ögonen. Även om kundapplikationer som webbformulär och kundportaler kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen i samband med långa e -posttrådar. Med OneDesks kunskapsbas kan klienter också få tillgång till självbetjäningsartiklar som hjälper dig att minska din biljettbelastning avsevärt.