Uppdaterad video

Transkript:

I den här videon kommer vi att täcka kundportalen och hur du kan konfigurera den för att möta dina behov. Den viktigaste frågan som människor ofta har på kundportalen är: ”Vad kan mina kunder se när de loggar in på kundportalen?” De kommer att genomgå ett gäng tester som skapar exempelkunder och liknande för att försöka få en känsla för vad deras kunder kommer att se. Jag är här för att svara på de frågorna för dig just nu.

Först och främst, för att starta kundportalen, kan du alltid göra det från huvudappen. Klicka på ditt namn> kundportal, och det kommer att starta kundportalen i en ny webbläsarflik. Där kan du se kundportalen.

Det här är portalens olika delar. Här kan du söka efter objekt på portalen. Här kan du klicka för att lägga till nya uppgifter eller biljetter eller något som du har aktiverat.

Du kan filtrera dina objekt efter “alla objekt” eller bara de objekt du skickar in. Du kan filtrera efter status (om du bara vill se öppen eller stängd), inom specifika projekt, och så vidare. Så det här är alla olika filter som du kan aktivera eller inaktivera.

Om du klickar på en specifik biljett eller uppgift eller någon av artiklarna som publiceras på portalen kan du se saker som detaljer, en beskrivning, du kan skapa nya trådar och du kan se alla bilagor som är en det. Detta är ett sätt att ta reda på detaljerna i en specifik biljett.

Låt oss nu prata om vad du kan konfigurera för detta. Inuti ditt huvudsakliga OneDesk -program, om du är administratör, ser du en administrationsikon. Det finns också här under “administration”. Klicka på det, och nära botten ser du tre sidor relaterade till kundportalen: kundportal, utseende och formulär.

“Utseende” låter dig göra saker som att justera färgerna eller lägga ett annat språk, ett anpassat språk, på din webbplats istället för engelska. Det låter dig också generera kodavsnittet som ska infogas på din webbplats. Detta sätter sidfliken på din webbplats. Och det har många konfigurationsalternativ här. De är alla ganska självförklarande med små förklaringar bredvid. Du kan ändra dessa. Var vill du ha den placerad? Vilket ord vill du att det ska använda? Och så vidare. Detta är lite dokumentation här om du vill ha ytterligare detaljer.

På sidan “formulär” kan du ändra det formulär som användaren ser när han klickar på “lägg till nytt” … till exempel “lägg till ny biljett”. Detta formulär kan ändras här. Som ni ser har vi en uppgift och ett biljettformulär. Jag kan utöka mitt biljettformulär och se konfigurationsalternativen för det här formuläret. Saker jag kan göra här är: ändra titeln, ändra undertexten, eller jag kan ta bort den om jag inte vill ha den alls.

Jag kan lägga till och ta bort egenskaper i formuläret, inklusive anpassade egenskaper. Jag har först behövt skapa de anpassade egenskaperna i min biljettapplikation här uppe, men när de anpassade fälten har lagts till på “alla projekt” -nivå kan jag sedan lägga till dem i formuläret. Du kan välja något och lägga till det i formuläret, så visas det på formuläret.

Du kan ändra vilket ord som ligger bredvid en egenskap i formuläret. Till exempel, i just den här formen här, ser jag “ämne”, jag ser “beskrivning”, jag ser “prioritet”, och det är exakt samma ord som jag har här. Om jag ändrar detta till prioritet … Jag ändrar texten här, och när jag uppdaterar mitt formulär ser du att jag har ändrat etiketten där. Så allt som är att visa dig att du kan ändra texten där kan du lägga till och ta bort egenskaper.

Om jag inte vill att formuläret ska visas alls kan jag radera hela formuläret. Jag visar dig ett exempel på det med uppgiftsformuläret. Här på uppgiftsformuläret (Om jag till exempel bara vill be om biljetter på min kundportal) kan jag klicka på “ta bort”> “ja”. Nu när jag går till min kundportal då har jag bara mitt biljettformulär. Så det är väldigt enkelt att ändra dessa saker här.

Du kan också skicka människor direkt till dina formulär utan att behöva gå igenom kundportalen. Några av våra kunder föredrar att bara ha ett formulär som deras kunder fyller i. Du kan ge dem länken här, så fyller de i det här formuläret, och de behöver inte gå igenom kundportalen alls. Det är ungefär en enkelriktning, skicka in ett biljettformulär.

Det täcker former och utseende. Nu för att komma till huvudfrågan, som är “Vad kan kunden göra på portalen?” och “Vad kan de se?” Välj fliken ”KUNDPORTAL” här, och som du kan se här är en länk till din kundportal. Här inaktiverar du din kundportal om du inte alls vill använda den. Det ska jag visa dig. Inaktivera kundportalen. Nu när jag går till det får jag ett meddelande som säger att det är inaktiverat. Återaktivera det, och jag kan göra ytterligare ändringar här.

“Visa tidigare skickade objekt” är en ganska grundläggande kontroll. Det låter dig stänga av listan över biljetter. Om jag stänger av detta och uppdaterar portalen kan du se att det inte finns någon lista över saker. Det är ovanligt att man vill ha det medan man fortfarande har en aktiv portal, men det är fortfarande möjligt.

När du “skickar in nya artiklar” har du tre alternativ:

– Du tillåter dina besökare att skicka in nya objekt “aldrig”. Om du anger det till aldrig kommer de aldrig att kunna skicka in nya objekt. Det finns inget formulär och ingen knapp på kundportalen att skicka.

– När de är inloggade betyder det att de ser den knappen och kan skicka in biljetter när de är inloggade.

– “När du inte är inloggad” betyder att du inte behöver att de är inloggade för att de ska skicka in. Men när du väljer det här alternativet kommer formuläret att be dem om deras e -postadress och kommer att kräva det för att de ska skicka formuläret.

Nästa är “Vad kan besökaren göra på portalen?” De kan “registrera sig själva”, “följa objekt” eller “se status för objekt”. “Se artiklarnas status” och “följ objekt” är ganska självförklarande. Jag slår på dem båda och visar var de är. Här är följknappen och här är statusen. Om jag stänger av dessa och uppdaterar min portal ser du att båda är borta. Så nu kan besökare inte följa objekt och de kan inte se status för objekt. Du kan stänga av dem oberoende eller hur du vill.

”Registrera sig” innebär att kunden kan registrera sig. De ser registreringslänken och om de besöker din portal för första gången kan de registrera sig och börja använda portalen. Men om du inte vill att detta ska hända, avmarkera den här rutan, och det betyder att för att dina kunder ska kunna använda portalen måste du lägga till dem under kundprogrammet här och sedan bjuda in dem.

Här har vi filtren som ska visas på panelen. Som du kan se finns det tre sorters filter. Det finns “objekttypsfiltret”, “projektfiltret” och “statusfiltret”. De är också ganska självförklarande. De tillåter att dessa filterkategorier visas på sidan. Dessa överst: filter för “alla objekt”, “mina objekt” och “följda objekt” finns alltid där. Dessa “efter typ” (kunskapsbasartikel, uppgifter, biljetter …) styrs av kryssrutan “typ”. “Efter projekt”, styrs av kryssrutan “projekt” och “efter status”, av kryssrutan “status”. Som du kanske förväntar dig, när jag avmarkerar dessa och uppdaterar portalen, har vi mycket färre alternativ. Endast “efter status” är tillgängligt här på sidan. Så det styr vilka filter som är tillgängliga för dina kunder.

Denna anteckning är viktig att förstå. Det står “Filteralternativen visas bara när en besökare har resultat för det filtret.” Vad det betyder är att öppen, stängd och väntande agent är de enda statuserna som jag har här. Inte nödvändigtvis för att det är de enda statuserna som finns för biljetter, utan för att det är de enda som jag skulle ha resultat för.

Okej, nu, köttet av frågan “Vilka föremål kan besökaren se på portalen?” Först och främst, behöver du inloggning för att se objekt? Detta är ganska vanligt. Det kommer som standard avmarkerat, bara så att när du provar din portal ser du några saker för första gången, men om du behöver en inloggning för att se objekt är detta också en mycket vanlig ändring att göra direkt i början.

Och slutligen, vad skulle du vilja att de skulle se? Detta är regel nummer ett du måste bestämma. Som standard är den inställd på “alla publicerade objekt” så att du ser några saker när du först försöker spela med ditt OneDesk -konto. Det är dock mycket troligt att du vill göra en ändring av detta.

Till exempel är det enklaste alternativet bara att begränsa det så att kunder “bara ser sina egna begärda artiklar”. Det betyder att för en kund, om de är taggade som begäraren av en specifik biljett (och det är antingen för att de begärde det eller för att du ställde in dem som begärare), kommer de att se det på kundportalen. Om du väljer “objekt som skapats av kunder i deras organisation”, kommer de att kunna se saker som efterfrågas av dem själva eller av andra personer i samma kundorganisation. Återigen är applikationen “kunder” där du grupperar dina kunder i organisationer. Det betyder att om du har två kunder från företag A och du vill att de ska se varandras biljetter kan du välja det här alternativet.

”Artiklar i de projekt de följer”: Det betyder att om du har lagt till kunder som följare på dina projekt, kommer de att kunna se objekten i dessa projekt. Detta är användbart alternativ om du gör projekt för specifika kunder. Så du kanske säger, ”Jag gör det här projektet; Det är för en specifik kund; och jag är öppen för att de ska se alla objekt i detta projekt. ” Då använder du denna inställning; du lägger till dem i projektet; och de kan se alla objekt i projektet.

Därefter är ”objekt som skapats av kunder i deras organisation och objekt i de projekt de följer”. Det är en kombination av de två föregående. De kan se båda dessa saker.

Därefter en annan kombination, “alla sina egna efterfrågade objekt och objekt i de projekt de följer”. det här urvalet innebär att besökare kommer att se sina egna saker och föremål i de projekt de följer. Detta är också ett vanligt val. Om du utför projektbaserat arbete för dina kunder, vill du att de ska se objekt i de projekt de följer och sina egna begärda objekt om de skickar in saker som ännu inte finns i projektet.

Och slutligen, standard, som är “alla publicerade objekt”. Nu betyder publicerade artiklar att biljetten kommer att ha en publicerad status. Detta är som en övergripande regel, som säger att om något publiceras kan de se det. Detta ger dig kontroll på granulär nivå över att ta bort något från portalen. Som standard kommer det att publiceras när du skapar något. Du kan naturligtvis ändra denna standard, men om du inte leker för mycket med saker kommer det att publiceras när du skapar ett nytt objekt. Det betyder att om du vill ta bort något från portalen kan du bara avmarkera rutan “publicera” på den biljetten. Och här kan du göra ett undantag och säga “besökaren kan se sina egna opublicerade objekt”.

Du kan bestämma att du vill att kunderna ska se objekt i de projekt de följer och alla sina egna opublicerade objekt, oavsett. Så det här är en kontroll som du kan kombinera. Att leka med dessa två alternativ ger dig i stort sett varje variant du letar efter. De vanligaste alternativen är att använda “objekt som skapats av kunder i deras organisation” och “objekt i de projekt de följer”. Att kräva inloggning är också det vanligaste valet.

Så ta en titt på min skärm nu. Förmodligen kommer du att konfigurera det så som jag har det här, och du kommer att välja mellan objekt som skapats av kunder i hans organisation och objekt i de projekt de följer. Du kommer förmodligen att välja mellan en av dessa två. Kontakta oss om du har frågor så hjälper vi dig.

Så det sammanfattar vad du kan visa dina kunder på kundportalen. Och om du går till biljettavsnittet, här skapar du de anpassade fälten som jag nämnde. Detta är biljettadministrationen. Om du faktiskt går till själva biljetterna i huvudappen och du öppnar biljettens detaljer ser du publiceringsrutan. Detta indikerar att denna artikel är publicerad. Som standard publiceras nyskapade objekt, men naturligtvis kan du ändra den standard så att nyskapade objekt inte är det. Men du måste gå och ta bort och ändra några regler i administrationen för att göra det.

Så återigen, kontakta oss här om du har några frågor, och jag hoppas att detta svarar på några av grunderna för vad mina kunder kan se och göra på kundportalen. Tack.