如何构建和组织您的帐户

我们收到的一个常见问题是如何在 OneDesk 中构建和组织您的工作。 OneDesk 为您的工作方式提供了巨大的多功能性,每个企业都有自己的工作流程。 确定如何组织工作的第一步是了解 OneDesk 的结构。 我们希望帮助您充分利用您的选择并合理地组织您的工作。 在本文中,我将介绍一些最佳实践和常见配置。 请记住,随着时间的推移,您可以移动项目并创建新的组织级别。 有用的功能,如“ 移动到文件夹 ”或宏使这变得非常简单,所以不用担心! 🙂

目录

工作层次结构

了解 OneDesk 中的工作层次结构

投资 组合

投资组合是 可选,但建议使用。 项目组合是组织的“顶层”,包含一个或多个项目。 项目组合就像文件夹,它们是用于创建结构层次结构和划分项目的简单对象。 通常,项目组合代表不同的部门、客户或版本。 我们稍后会看到示例。

您还可以使用子项目组合(项目组合中的项目组合)来进一步划分项目。

“ABC Corp”投资组合,下面有一个项目

项目

项目包含“项目”——工单和任务。 项目是更“复杂”的对象,可用于 计划、跟踪、组织和分工。 在本文中,我们将重点关注最后两个方面。

组织工作 – 项目应包含与完成项目相关或所需的所有任务和/或工单。

分工 – 项目与用户共享,通常基于每个团队。 如果未与项目共享,您将看不到此项目或其中的项目。 如果你想在团队或部门之间保持工作分开,项目是一个很好的方法。 (了解共享: 与用户和团队共享 )。

提示:偶尔通过 归档项目 来整理您的帐户。

文件夹

文件夹用于分解项目。 与项目组合一样,它们是用于对工作进行分组或划分的简单对象。 文件夹包含工单或任务。

项目 – 工单和任务

项目是你处理的最小的东西 – 工单和任务。 这些都包含在项目中。 唯一的例外是“项目外部”部分。 从理论上讲,您可以将所有项目放在这里,但也有一些缺点。 例如,这里的任务不能有 计划限制 ,没有项目角色/权限,随着时间的推移,它可能会变得混乱。

我应该如何使用项目作为工单?

项目可以像“盒子”或容器一样用于组织或划分工单。 例如,您可以使用项目根据部门、季度、团队或其他关注点来分离工单。 如果您有多个部门使用一个帐户,这将特别有用。 每个部门可能只需要查看自己的项目。 因此,这简化了他们的工作流程。 从长远来看,将项目用于工单也是有帮助的:

工作视图如何与我的结构交互?

您定义的层次结构显示在工单或任务应用程序的“文件夹树”、项目范围选择器或项目应用程序的“按项目组合”视图中。 工作视图是查看数据并与之交互的不同方式。 例如,“平面”将您的工单、任务等显示为一个列表,不显示层次结构。 而“状态板”是一个看板视图,可让您轻松查看工单或任务的状态,并通过拖放更新状态。 因此,虽然您不一定在所有视图中看到层次结构,但它就在那里! (了解有关视图的详细信息: 自定义工作视图)。

用户是否在项目中?

用户存在于团队中。 项目与用户或团队共享。 如果项目未与某人共享,则该项目(或其中的任何项目)对该用户不可见。 如上所述,这是使用项目的好处之一。 如果两个不同的部门使用一个帐户,则可以使用项目来分离他们的关注点。

我的客户在项目中吗?

不完全是! 个人客户包含在组织内。 但是,项目可以与单个客户或客户组织共享。 在这种情况下,项目与客户 相关联 。 因此,项目应用程序中的“按客户”视图按与项目关联的组织进行分组。 您还可以打开项目详细信息面板,查看项目是否与客户共享。

根据您的门户设置,客户可以查看项目中的项目。 他们将收到在项目上发布的公共消息。 (详细了解: 与客户共享

项目的“按客户”视图。 在这里,项目根据与它们共享的客户组织进行分组。

常见账户结构 – 示例

现在举个例子!

按部门组合进行组织

一种常见的配置是创建项目组合来表示不同的团队或部门。 在每个项目组合中,都有团队正在从事的各种项目。 请记住,对于此配置,您可以选择仅共享每个部门的相关项目。 这样,每个部门将只能看到自己的项目/投资组合。

部门组合结构

我见过的类似配置是使用投资组合来表示在不同国家/地区设有办事处的公司的位置。 您可以使用子项目组合来进一步划分部门或位置。 例如,在“欧盟办事处”下方,有“销售”和“管理”子项目组合,以进一步组织他们的项目。

位置结构

组织发布、版本、迭代的项目组合

如果您从事产品或软件开发,或者采用类似方法的其他行业,则常见的配置是创建项目组合来表示发布或版本。 在每个产品组合中都有该版本的各种要求。 您可以将 bug、反馈等的工单汇集到每个版本的指定项目中。 必要时,可以将文件夹移动到不同的项目或项目移动到不同的发布组合。

每个客户、供应商、最终用户的产品组合

如果您为多个客户端处理一个或多个项目,这可能是适合您的配置。 这种方法在咨询、营销和设计等行业很受欢迎。 例如,下面我的投资组合代表了我为之工作的客户,他们的每个项目都在其中。

按客户将项目分组在一起

下面是一个稍微复杂的版本。 在这里,我在每个客户组合下都有子组合,以将我为每个客户执行的项目类型组合在一起。

子投资组合创建额外的结构

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