Erin Richardson

机构时间跟踪策略

2. Best Practice, 4. Industry Applications / By

机构时间跟踪是指监控和记录机构及其员工在客户项目和任务上花费的时间的过程。 代理是一个广义的术语，涵盖以下企业：政府机构、营销机构和创意服务。 在今天的博客中，我们将介绍一些在机构环境中实施和利用时间跟踪的策略。 为什么要进行代理时间跟踪？ 出于多种原因，时间跟踪对机构很重要，包括： 代理商如何跟踪时间？ 方法和工具的选择可能取决于该机构的具体需求，以及所做工作的性质。 时间跟踪方法可以包括： 传统的时间表，纸质或数字。 计时时钟，员工打卡和打卡的物理时钟。 时间跟踪或工作管理软件，从网络或移动应用程序记录时间的计时器或时间表的应用程序。 这些时间跟踪工具通常提供报告、发票和其他内置功能，以简化工作流程。 跟踪代理商时间的策略 以下是在机构环境中有效实施时间跟踪的一些策略： 设定明确的期望 清楚地传达您的时间跟踪过程，尤其是当新员工加入您的团队时。 强调为什么时间跟踪很重要，重点关注它如何在您的机构中使用。 利用详细的时间表 使用可以轻松（理想情况下自动）捕获准确计费和记录保存所需的所有信息的时间表。 详细信息可以包括执行工作的日期、关联的客户端和计费状态。 标准化您的时间跟踪 建立所有团队成员都应遵循的标准化时间跟踪实践和准则。 这包括分类，以及提交条目的频率。 实施时间跟踪软件 选择适合您机构需求的时间跟踪工具。 时间跟踪软件允许您的机构记录客户任务的时间。 功能包括 自动时间跟踪和可配置的时间表。 寻找其他功能，如团队协作、项目和客户跟踪以及报告功能。 OneDesk 是一款专为专业服务行业打造的工作管理工具。 创建客户项目和任务，然后使用自动计时器或时间表记录时间。 在 OneDesk 中提交时间表很容易，因为许多属性是自动生成的。 例如，如果任务是针对某个客户端的，则时间表也将与该客户端相关联。 尽可能实现自动化 许多软件解决方案都包括用于时间跟踪的自动化选项。 配置自动化以适合您的特定工作流程。 自动化可以通过执行某些操作来帮助节省时间，而无需额外的工作。 一些示例可能包括：更新时间表上的计费状态、在记录某些时间表时向经理发送通知等。 相关文章

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如何构建和组织您的帐户

1. 如何使用 OneDesk, 2. Best Practice / By

我们收到的一个常见问题是如何在 OneDesk 中构建和组织您的工作。 OneDesk 为您的工作方式提供了巨大的多功能性，每个企业都有自己的工作流程。 确定如何组织工作的第一步是了解 OneDesk 的结构。 我们希望帮助您充分利用您的选择并合理地组织您的工作。 在本文中，我将介绍一些最佳实践和常见配置。 请记住，随着时间的推移，您可以移动项目并创建新的组织级别。 有用的功能，如“ 移动到文件夹 ”或宏使这变得非常简单，所以不用担心！ 🙂 目录 了解 OneDesk 中的工作层次结构 投资 组合 投资组合是 可选，但建议使用。 项目组合是组织的“顶层”，包含一个或多个项目。 项目组合就像文件夹，它们是用于创建结构层次结构和划分项目的简单对象。 通常，项目组合代表不同的部门、客户或版本。 我们稍后会看到示例。 您还可以使用子项目组合（项目组合中的项目组合）来进一步划分项目。 项目 项目包含“项目”——工单和任务。 项目是更“复杂”的对象，可用于 计划、跟踪、组织和分工。 在本文中，我们将重点关注最后两个方面。 组织工作 – 项目应包含与完成项目相关或所需的所有任务和/或工单。 分工 – 项目与用户共享，通常基于每个团队。 如果未与项目共享，您将看不到此项目或其中的项目。 如果你想在团队或部门之间保持工作分开，项目是一个很好的方法。 （了解共享： 与用户和团队共享 ）。 提示：偶尔通过 归档项目 来整理您的帐户。 文件夹 文件夹用于分解项目。 与项目组合一样，它们是用于对工作进行分组或划分的简单对象。 文件夹包含工单或任务。 项目 – 工单和任务 项目是你处理的最小的东西

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OneDesk 新增功能：2023 年 11 月

3. Release Notes / By

项目报价和发票（测试版） OneDesk 现在提供为您为客户所做的工作发布报价的功能。 这些报价一旦被接受，就可以变成发票。 如果您使用的是 QuickBooks Online，您甚至可以获得报酬。 这些功能中有很多细节需要解开，但以下是一些亮点： 关于 OneDesk 中的财务功能，还有很多话要说。 在接下来的几周内，我们将撰写包含更多信息的文章和博客文章。 此功能正在积极开发中，因此，如果您希望我们考虑某些事情，请告诉我们。 新建电子邮件模板 为了在众多不同的电子邮件客户端和跨设备中显示电子邮件的方式更加一致，我们升级了电子邮件模板。 那些了解电子邮件的人都知道这是多么棘手，因为每个客户端都支持他们自己的 HTML/CSS 子集。 我们认为我们的新模板应该可以解决其中的许多不一致问题，但如果您发现任何新的电子邮件显示问题，请尽快告知我们，我们将进行修复。 Microsoft 集成 OneDesk 具有各种 Microsoft 365 集成，可帮助我们的客户在 Microsoft 环境中更无缝地工作。 MS Teams（测试版） OneDesk 具有 MS Teams 集成，允许您直接在 Teams 中接收和响应工单。 （该集成目前仅应要求提供）。 Outlook 日历 OneDesk 支持使用新的 iCal 集成的 Outlook。 这种双向集成会将您的 OneDesk 日历同步到 Outlook 日历，从而允许您的 OneDesk 任务显示在 Outlook 中，并使您的 Outlook

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使用项目模板

1. 如何使用 OneDesk, 4. Industry Applications / By

使用项目模板 许多企业为其客户提供的服务或项目通常遵循类似的流程。 这种性质的项目可以包含各种各样的程序或服务，例如网页设计项目、营销活动或入职程序。 让我们以一个设计项目为例。 标准过程每次都类似，包括线框、模拟、原型等任务。 无论网页设计项目如何，它都可能包括这些任务。 这就是我们今天的主题，项目模板。 项目模板可以帮助您在启动新客户项目时节省时间并提高效率。 只需使用项目模板，而不是每次都从头开始构建项目。 在今天的博客中，我们将讨论如何在工作流中使用项目模板以及为什么使用项目模板。 什么是项目模板？ 在解释项目模板之前，让我们简要解释一下项目是由什么组成的。 项目是要在给定时间内完成的目标或目的。 每个项目都分解为任务，有时还分解为子任务（这是更精细的任务）。 每个任务通常分配给个人，给定计划工作和时间表的估计值，并定义和确定优先级。 项目模板是为重用而设计的预创建和预结构化项目。 项目模板已定义大多数任务、计划工时和被分派者，允许项目经理轻松地将这些计划复制到新项目。 使用项目模板的好处 模板项目的核心思想是省去一遍又一遍地创建相同任务集的麻烦。 在做过几次项目后，你会想要进行改进。 只需修改模板项目即可轻松完成此操作，以便下次克隆它时，它将包含最新的最佳实践。 简而言之，项目模板允许您： OneDesk 中的项目模板 OneDesk 是一个多合一的工作管理解决方案。 管理和简化您的客户支持，通过各种强大的功能进行项目交付。 OneDesk 允许您从模板创建项目以及克隆项目或从 CSV 导入模板。 您可以将任何项目标记为“模板”。 只需转到项目详细信息面板（双击项目名称）。 选中“设置为模板”框。 模板以唯一图标表示，默认情况下，从模板创建新项目时将显示在列表中。 模板项目在功能上与普通项目没有区别。 提示：将模板项目整理到其自己的作品集中。 从模板创建项目 相关文章

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帮助台的预设回复

2. Best Practice / By

预设回复是任何帮助台系统的必备工具。 预制回复是预先编写的回复，可用于回复从客户那里收到的问题和问题。 罐头回复可以让您的座席的生活更轻松，并节省您公司的时间和金钱。 如果做得有效，罐头回复还可以增强您的客户支持。 在今天的文章中，我们将介绍罐头回复、它们的好处，以及使用它们的示例和最佳实践。 什么是罐头回复？ 预设回复（有时称为保存的回复）是预先编写的、预先格式化的消息。 这些响应在您的客户支持流中用于回答常见问题。 它们在帮助台中用于回答实时聊天或票证。 预设响应通常由实时代理发送，但也可能合并到自动化规则或机器人响应中。 这些自动化规则在工单满足特定条件时发布预设响应。 例如，如果提交的票证名称为“忘记密码”，则自动化可以发送预设响应，突出显示重置密码的必要步骤。 为什么要在帮助台中使用预设回复？ 节省时间 – 为什么要花时间写出回复？ 使用预设回复，您只需单击一下即可插入消息。 这将为您的公司节省大量时间和金钱。 提高效率 – 与上述观点类似，预设响应使工作效率更高。 通过在技术支持中使用预设回复来简化解决流程。 无需编写响应或链接相关知识库文章。 总体而言，代理商可以在更短的时间内处理更多的票证。 减少出错的余地 – 预设回复以统一的语气提供一致且准确的信息，并有助于消除误差幅度。 首先，应该已经检查了罐头回复是否存在拼写或语法错误。 此外，预设回复为代理提供了单一事实来源。 与其试图记住所有必要的步骤或程序，不如插入一个罐头回复，以轻松地为您的客户发送所有详细信息。 在技术支持中使用预设回复的示例 如何重置密码？ 你们提供什么服务？ 你们的定价是多少？ 像这样的东西听起来很熟悉吗？ 预制响应的前两个用例可能是最常见的。 您从客户那里收到的许多问题都是您每天一直在回答的问题。 写一个详细的罐头回答，这些问题变得快速而容易。 当涉及到常见问题时，您可能还想开始使用 知识库。 知识库是一种有用的自助服务工具。 它允许客户浏览和搜索文章并自助。 随着时间的推移，知识库可以减少您获得的常见问题数量。 当客户分享反馈时，您希望向他们发送友好的回复以确认他们。 等待客户的响应？ 使用预设回复发送温和的提醒，并清除 积压的票证。 轻松让您的客户了解他们的工单状态。 客户面临问题或延迟？ 发送预设回复以向您的客户道歉。 罐头回复允许代理商迅速做出回应，同时仍然发送一份写得很好且富有同情心的道歉。 预设回复的最佳做法 保持您的回复个性化。 罐头反应的一个挑战是听起来像机器人或没有人情味。 幸运的是，有一些工具，例如动态属性，可以帮助您个性化您的罐头回复，而无需额外的努力。

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看板 – 基础知识

1. 如何使用 OneDesk / By

在今天的博客中，我们将介绍看板的基础知识！ 什么是看板？ 看板是一种项目管理工具，用于直观、直观地跟踪和组织工作。 看板和整个看板方法起源于 1940 年代的制造业。 从那时起，看板在许多行业中变得流行，从软件开发到营销和医疗保健。 看板由以下组件组成： 列 – 板上的每一列代表工作流的不同状态或阶段。 列的顶部根据这些阶段进行命名和标记。 例如，一组基本列可能包括“打开”、“进行中”和“已关闭”。 卡片 – 每张卡片直观地表示您的团队正在处理的内容，例如工单或任务。 每张卡片都包含姓名、优先级和受让人等信息。 卡片根据它们所处的阶段排列到列中。 看板可以是物理的，也可以是数字的。 数字看板的工作方式与物理看板类似。 有几种工具专用于看板，或者包括看板以及各种项目管理功能。 数字板具有可随时随地访问的优势。 使用看板的好处 看板成为如此流行的工具是有原因的。 在项目管理中使用它们是简化工作流程的有效方法。 使用看板有许多优点，例如： 在 OneDesk 中使用看板 在 OneDesk 中，看板（称为状态板）可用于工单、任务、项目和知识库文章。 您还可以更改列以表示除状态之外的其他属性，例如优先级或被分派者。 看板上的列对应于您的项目和项目类型的状态。 换句话说，要配置列中的状态名称，您应该配置票证、任务或项目的状态。 要了解如何操作，请参阅： 生命周期状态。 OneDesk 看板还有许多其他交互功能。 例如，您可以： 将项目移动到另一个状态 – 只需单击该项目并将其拖动到另一列中即可。 要一次移动多个项目，请按住 Ctrl 并单击所需的项目。 继续将所选项目拖动到所需的列。 编辑 项目 – 单击所需的项目。 选择铅笔图标。 将打开一个选项卡以编辑项目。 或者，在顶部栏中，转到“工具”并选择“右侧的停靠详细信息面板”。 这允许您在不离开看板视图的情况下编辑项目。

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将 Shopify 与 OneDesk 集成

5. 集成 / By

Shopify 是一个流行的电子商务平台，即使技术知识有限，公司也可以创建在线店面。 OneDesk是一款多合一的工作管理软件。 借助 OneDesk，您可以管理业务的多个方面，从多渠道客户支持到员工时间跟踪和项目规划。 通过将您的 Shopify 商店与 OneDesk 客户应用程序集成，为您的客户和潜在客户打开沟通渠道。 OneDesk 如何与 Shopify 集成 OneDesk 包括我们所说的客户应用程序。 客户应用程序打开了通信渠道并提供支持选项。 OneDesk 应用程序包括实时聊天、请求表单、客户门户和自助服务帮助中心。 您可以通过 Web 小部件轻松访问部分或所有这些应用程序。 网页小部件在您的 Shopify 页面上显示为气泡。 您的客户或潜在客户可以单击气泡以打开 Web 小部件。 您的 Web 微件包括您选择作为窗口中选项卡的所有客户应用程序。 客户应用程序可以增强客户的能力，并使公司能够： 将OneDesk的Web小部件添加到您的Shopify网站 OneDesk 小部件可以包括： 所有面向客户的应用程序都连接到Onedesk，Onedesk提供功能齐全的票务和工作管理工具。 将 Shopify 与帮助台软件集成 您的所有客户通信都集中在OneDesk中。 客户可以通过电子邮件、实时聊天、门户或表单进行联系。 工单是通过电子邮件和表单自动创建的，而实时聊天消息可以转换为工单。 票证本质上是客户请求或问题。 与仅通过电子邮件相比，工单包含强大的功能，可帮助您轻松管理、跟踪和解决请求。 例如，直接从工单回复客户;轻松识别状态和进度;将工单分配给代理商;向下钻取到客户的要求;并将时间直接记录到工单中。 将 Shopify 与您的工作管理工具集成 OneDesk 允许您使用管理支持的同一工具来管理项目。 这种独特的功能组合对于交付客户项目或提供持续服务的公司特别有用。 例如，跟踪支持问题的时间。 围绕客户要求建立整个项目。 规划您的内部任务和项目。 OneDesk

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PSA软件的12个必备功能

4. Industry Applications / By

在当今快节奏的商业世界中，找到合适的工具来简化组织的流程至关重要。 无论您是经验丰富的项目经理还是好奇的企业家，我们都能满足您的需求。 在本博客中，我们将探讨在PSA软件中寻找的12个必备功能。 从服务请求管理到开票和容量规划，我们将指导您做出明智的决策。 请继续阅读，我们将介绍一些可以彻底改变您的工作并提高团队生产力的顶级功能。 让我们潜入！ 什么是 PSA 软件？ 首先，让我们解决一个问题：什么是PSA软件？ PSA 软件或专业服务自动化软件是一种旨在简化提供专业服务所涉及的流程的工具。 PSA软件提供了一个集中式平台，使企业能够管理其项目，资源和财务。 PSA软件可以满足咨询公司，IT服务，营销机构，法律实践，建筑公司，工程公司等一系列专业服务类型的需求。 PSA软件的必备功能是什么？ 1. 跟踪客户互动 跟踪客户互动的能力对于PSA软件至关重要，因为它使企业能够有效地管理和优化客户关系。 该软件应提供完整的交互历史记录，包括客户提交的票证、对话历史记录以及所有客户项目、发票和时间日志。 PSA软件将所有这些通信保存在一个位置，可以轻松查找和访问最新信息，并确保无缝通信。 2. 销售和支持自动化 顾名思义，PSA是PSA软件中必不可少的关键功能。 从广义上讲，术语自动化可以包含许多不同的功能，从一键式报告或发票到自定义工作流规则。 自动化减少了从数据输入到日常操作的重复性和耗时的任务，使您的团队能够专注于更重要的事情。 3. 工单管理 票证是来自客户的请求。 票证可以是新服务、支持问题或新项目查询。 使用 工单管理系统 可以简化创建和解决过程。 工单管理系统集中您的请求，并提供工具以帮助更好地组织。 服务票证提供了根据紧急性和重要性创建、跟踪和确定优先级的能力，确保及时解决和客户满意度。 工单系统的协作性质使团队成员之间能够进行有效的沟通，并提供将工单分配给最合适的资源、无缝共享信息并提供一流支持的能力。 4. 时间跟踪 大多数专业服务依赖于为各种客户提供服务，并根据计费小时数收费。 因此，时间跟踪在优化生产力、改进项目管理和促进准确计费方面发挥着关键作用。 它还为估计未来项目和改进项目规划提供了有价值的数据。 此外，时间跟踪可实现精确高效的计费，确保客户为所提供的服务准确收费。 在 OneDesk等PSA工具中，时间跟踪功能与发票功能同步工作。 5. 项目规划 寻找允许您创建详细项目计划的 PSA，包括： 6. 计费和发票 计费过程本身可能很耗时。 该过程可能涉及：收集计费时间、计算发票、发送发票、接收付款以及使用会计软件。 PSA软件可以减少此过程所涉及的时间并减少出错的可能性。 寻找具有集成时间跟踪和发票功能的 PSA 工具。

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