1. 如何使用 OneDesk

在 OneDesk 中，您可以在每个用户级别授予对所有应用程序的不同级别的访问权限。 这使您可以控制用户可以访问哪些应用程序以及他们在每个应用程序中可以做什么和不能做什么。 您可以在 OneDesk 中对以下应用程序设置不同的访问级别： 门票 任务 客户和客户组织 用户和团队 项目和投资组合 分析 信使 了解权限和访问级别 OneDesk 中的用户可以具有管理员级别的权限或非管理员级别的权限。 管理员被授予对所有应用程序的完全访问权限，并且可以执行以下所有操作： 发布项目 发布客户回复 编辑消息 创建、编辑和删除宏以及保存的回复 管理员可以查看所有项目，甚至私人项目。 （显示所有项目） 非管理员需要在每个应用程序的基础上获得访问权限，并且他们采取行动的能力可能会受到限制。 对于非管理员，您可以决定他们是否可以： 发布项目：您的用户可以创建工单、任务和您配置的其他类型的项目 发布客户回复：您的用户可以在有关项目的对话中或在 Messenger 中发布面向客户的回复 编辑消息：您的用户可以编辑已在 covnersations 中发布的消息 管理宏：您的用户能够配置、编辑和/或删除宏和保存的回复 您还可以为这些应用程序分配访问级别： 门票 完全访问权限：用户对门票应用程序具有完全访问权限。 受限访问：门票应用程序对用户隐藏，“添加门票”从“添加”菜单中隐藏。 用户不能删除工单。 任务 完全访问权限：用户对门票应用程序具有完全访问权限。 访问受限：任务应用程序对用户隐藏，“添加任务”从“添加”菜单中隐藏。 用户不能删除任务。 时间表 完全访问权限：用户对时间表应用程序具有完全访问权限。 标准访问：用户可以访问时间表应用程序并创建时间表，但不能编辑或删除它们。 访问受限：时间表应用程序对用户隐藏。 用户可以创建但不能编辑或删除时间表。 用户可以在项目详细信息面板上查看时间表。 客户和客户组织 完全访问权限：用户对客户和客户组织应用程序具有完全访问权限。 标准访问：用户可以访问客户应用程序并创建客户和客户组织，但不能编辑或删除它们。 访问受限：客户应用程序对用户隐藏，客户和客户组织从添加菜单中隐藏。 用户和团队 完全访问权限：用户拥有对用户和团队应用程序的完全访问权限。 […]

您可能听说过，OneDesk 最近发布了移动应用程序的新版本。 该移动应用程序可在 iOS 和 Android 上为您的用户使用，并提供许多新特性和功能。 该移动应用程序连接到您的主 Web 应用程序，允许您访问或更新您的工单和任务、记录时间并与您的团队或客户进行交流。 大多数管理设置不在移动应用程序中，应从主 Web 应用程序访问。 移动应用程序与移动浏览器应用程序 我们还有 OneDesk 的移动响应版本。 所谓的 Mobile-Friendly OneDesk (MFOD)，可从任何移动浏览器访问，其功能类似于移动应用程序。 主要区别在于： 1) MFOD 是从移动浏览器访问的，而移动应用程序安装在您的移动设备上。 2) 客户未登录已安装的移动应用程序。 相反，客户可以使用他们的移动浏览器访问 MFOD。 客户可以使用任何面向客户的应用程序：Messenger、Webforms、知识库或工单/任务门户。 本文重点介绍可供用户使用的功能。 有关用户和客户之间的区别，请查看我们的词汇表。 有关客户移动设备的更多信息，请参阅：移动客户体验和设置 安装应用程序 该应用程序可以从适用于 iOS 的App Store或适用于 Android 的Play Store下载。 下载后，该应用程序将在您的手机上可用。 使用您的 OneDesk 凭据（用于登录主 Web 应用程序的电子邮件和密码）登录。 移动工单和任务应用程序 底部栏是我们可以在移动应用程序中使用的所有应用程序。 – 门票、任务、信使和表格。 首先让我们谈谈票和任务应用程序。 两者的工作方式相似，主要区别在于每个项目的默认属性和一般用途。 有关工单或任务之间区别的详细信息，请参阅：工单和任务之间的区别是什么？ 侧面板

OneDesk 提供通过自动化发送消息和电子邮件的能力。电子邮件模板可以设置为向客户或用户发送电子邮件，并有助于向每个人更新进度或更改。 还有系统电子邮件，特别是从您的帐户发送的重要电子邮件，无法通过自动化进行配置。 您可以在以下位置阅读对这些电子邮件和消息的深入解释：通知和电子邮件。 那么为什么要阻止所有电子邮件或通知呢？ 好吧，在尝试新帐户或某些功能的情况下，您可能希望禁用所有通知，以免向您的客户、用户或您自己发送垃圾邮件。 本文重点介绍了一些实现此目的的方法，具体取决于您的需要。 但不要忘记在您完成尝试后重新打开通知！ 目录 关闭所有电子邮件和通知 根据工单、任务、项目或时间表自动触发电子邮件和消息。 如果您正在测试涉及任何这些项目的东西，您可以选择遵循这种阻止通知的方法。 您可以在管理 → 电子邮件 → 消息中心中找到所有自动电子邮件和系统电子邮件 自动消息和电子邮件 在前两个部分中，您将找到自动消息和自动电子邮件。 这些是通过自动化运行的，因此要禁用这些，我们应该禁用自动化。 单击蓝色的自动化 ID（例如自动化 A02）。 然后关闭“启用此工作流程自动化” 。 单击保存。 对其他自动消息和自动电子邮件重复此过程。 系统电子邮件 系统电子邮件不是通过自动化发送，而是直接由系统发送。 这些电子邮件通常很重要，因此在某些情况下无法禁用（即密码重置电子邮件）。 无法禁用的电子邮件有一个透明的切换按钮。 通过关闭每个电子邮件来禁用其他系统电子邮件。 重要提示：完成测试后，不要忘记重新打开电子邮件！ 为此，请遵循相同的步骤并确保打开右上角的“显示非活动电子邮件”，否则您将看不到非活动电子邮件。 关闭每个用户的电子邮件和通知 您可以只为自己或其他用户关闭它们，而不是禁用所有电子邮件或通知。 转到用户应用程序并双击所需的用户。 要在 Onedesk 内接收有关消息的通知，但不接收任何电子邮件集： 要完全不接收通知，请选择： 并取消选中以下内容： 有关这些设置的更深入信息，请参阅：用户通知 注意：测试完成后不要忘记打开用户的通知。 停用客户 如果您想在不向客户发送垃圾邮件的情况下尝试某些操作，但又不想禁用通知，您可以暂时停用客户。 停用不会删除客户，他们的所有信息都将保留。 但是，只要通知被停用，客户就不会收到通知。 完成后，您可以重新激活客户。 为此，请转到您的客户应用程序。 选择客户旁边的操作图标（三个点）并选择停用。 要重新激活，请按照相同的步骤操作。 关闭所有外发电子邮件 您可以通过转到管理关闭所有外发电子邮件 –>电子邮件

错误跟踪工具允许测试和开发团队记录和跟踪他们软件中的错误。 使用 OneDesk 的强大功能集记录、跟踪和监控错误、自动化流程以及与您的团队和客户沟通。 使用 OneDesk 进行错误跟踪的好处 允许集中存储问题，包括所有相关文档和通信。 在与队友或客户的问题上实现简化的协作和沟通。 轻松将错误分配给正确的测试人员和开发人员。 简单的优先级排序和错误升级。 使用有组织、可过滤和可搜索的仪表板跟踪和监控错误。 多功能自动化功能。 灵活的工作流程和仪表板定制。 从同一应用程序计划任务、项目和发布。 为什么选择 OneDesk 进行错误跟踪？ OneDesk 提供错误跟踪和票务工具以及项目管理的独特功能。 这对错误跟踪意味着什么？ 这意味着您可以在一个应用程序中记录和跟踪错误以及计划开发任务。 可以从您的团队或客户的多个渠道记录错误。 同时，您的团队还可以规划和跟踪整个开发生命周期。 OneDesk 的两个方面都紧密集成。 以下是一些示例，说明如何使用 OneDesk 独特的错误跟踪和项目管理组合： 为错误创建子任务。 子任务与 bug 有父子关系，但是是全功能任务。 这意味着子任务可以分别分配、移动和优先级分配给错误。 子任务是多个开发人员或测试人员处理部分错误修复的好方法。 将错误升级到任务中。 升级错误允许项目管理功能，例如计划和任务评分。 当然，所有有关该错误的文档都将保留！ 将您的错误与项目任务分开。 或者，将错误修复合并到未来的项目或版本中。 最大限度地减少孤岛 如上所述，错误可以由您的团队记录，或者如果您启用它，则可以从您的客户那里记录。 客户可以通过电子邮件、实时聊天、网络表单或通过集成启用的任何第三方应用程序提交错误。 团队成员也可以通过这些渠道记录错误，或者只是在内部记录它们。 OneDesk 中记录的所有错误都具有附加的实时对话的能力。对话可以发送给记录错误的客户，也可以在内部与您的队友进行对话。 对话直接附加到错误上，从而实现上下文通信并减少来回。 启用错误可见性 OneDesk 为错误跟踪提供了一个友好的界面。 使用列表视图查看所有错误并轻松过滤或按优先级排序。 将错误移动到文件夹或项目中，以使用树视图创建有组织的结构。 使用看板视图查看每个错误的状态并拖放以更改状态。 所有视图都可以根据自己的喜好进行过滤、分组和保存。 使用

在 OneDesk 中，您的项目以结构化的方式存在。 您可以拥有：投资组合（和子投资组合）、项目和文件夹。 该顺序基本上是从上到下的层次结构。 换句话说，文件夹存在于项目和项目组合中的项目中（尽管项目也可以是独立的）。 查看我们的相关文章，了解有关工作结构的更多详细信息。 在本文中，我想讨论文件夹和一个名为“移动到文件夹”的有用功能。 总而言之，移动到文件夹是 OneDesk 中的一项功能，可让您将项目（工单、任务甚至其他文件夹）移动到另一个文件夹中。 移动到文件夹功能还允许您将整个文件夹（包括其内容）移动到另一个位置。 听起来很简单吧？ 好吧，如果您经常在项目之间移动任务或工单，那绝对可以为您节省大量时间。 从本质上讲，此功能使在移动项目时创建或维护工作结构变得简单。 移动到文件夹功能的使用 推送到新版本 如果您从事开发工作，您可能对将任务移入新版本并不陌生。 由于各种原因，可能需要将新功能或修复推送到新的发布周期或补丁。 移动到文件夹功能不仅将您的任务移动到新的发布项目，它还可以让您确定它在您的结构中的位置。 例如，如果您有一个“Release 2.0”项目，并且该项目中有一个名为“New Features”的文件夹，您可能希望将所有与新功能相关的未完成任务推送到此文件夹中。 迁移未完成的任务 然而，将任务转移到新项目的需求肯定不是开发公司特有的。 许多行业可能需要将未完成的任务推送到不同的项目和/或文件夹。 计划改变！ 例如，许多财务或营销团队按季度工作。 移动到文件夹功能使将任务或整个文件夹移动到下一个季度项目中变得快速而简单。 将任务或文件夹移动到新项目很容易。 请按照以下步骤操作。 将单个工单或任务移动到新文件夹 前往任务详细信息面板。 （双击您的任务或从顶部工具菜单中选择“右侧停靠详细信息面板”）。 单击项目选择器。 单击项目旁边的箭头以展开并显示项目的文件夹。 单击要将任务移动到的文件夹。 完毕！ 您将看到反映在任务的项目选择器中的结构。 将多个工单或任务移动到新文件夹 转到应用程序的文件夹树视图。 （在左侧面板上）。 选择您想要的项目。 提示：您可以在单击以选择范围内的项目时按住 shift。 将项目拖放到文件夹中。 如何：移动整个文件夹 方法一（拖放）： 转到应用程序的文件夹树视图。 仅选择文件夹。 将文件夹拖放到所需的项目中。 （这将移动文件夹中的所有项目）。 方法二（文件夹详细信息面板）： 前往文件夹详细信息面板。 （双击您的文件夹或从顶部工具菜单中选择“Dock

进度安排是项目管理的一个关键方面。 有效的项目管理调度不仅仅包括设置项目截止日期。 相反，为了进行有效的规划，项目经理应确保定义任务和项目活动、估计工作量和持续时间、确定依赖关系并实时监控一切。 OneDesk 提供了许多选项和有用的工具来安排和监控您的任务和项目的进度。 本文将介绍如何在 OneDesk 中进行计划、调度、估算工作量和创建依赖项。 任务和项目调度功能概述： 从任务和项目的详细信息面板、甘特图或日历中设置计划的时间表。 您可以安排某一天或几天内的任务，并在特定时间开始和结束。 根据天、小时和/或分钟估算任务的工作量。 使用敏捷积分系统估算任务和项目的工作量。 在同一项目内的任务之间创建“计划链接”，将它们的开始或结束时间连接在一起。 这些很容易在甘特图上可视化（和创建），但也可以通过其他方式创建。 启用对任务计划的限制（即任务必须在特定日期开始）。 监控任务和项目的计划工作与实际工作。 安排任务和项目 在详细信息面板上安排任务 首先，您可以直接从详细信息面板安排任务（或项目）。 详细信息面板是您的团队处理任务的地方，包括查看任务描述、记录时间以及与队友沟通。 按着这些次序： 在详细信息面板中，单击“计划的时间表”旁边的日期。 2. 输入计划的工作量（您预计任务需要多长时间）。 3. 单击计划日期字段设置计划日期。 单击一天以设置特定日期的任务。 单击并拖动以指定多天的任务。 4. 指定开始和结束时间。 单击开始时间旁边的小时。 单击时钟上的一个小时，这将自动让您设置分钟。 或者，您可以使用鼠标滚轮滚动查看小时，然后在时钟外单击。 此操作不会自动将您带入分钟选择。 您可以独立选择分钟。 与小时选择一样，您可以直接单击分钟来选择分钟，这会自动关闭窗口。 或者，您可以使用鼠标滚轮滚动分钟，然后在时钟外部单击以保存您的选择。 按照与 #4 相同的步骤设置结束时间。 在日历上安排任务 日历具有每日、每周和每月视图。 在日历的左上角选择您的视图级别。 与 OneDesk 中的其他视图一样，您的日历可以具有自定义视图。 查看相关文章以获取有关自定义视图的更详细说明。 总之，您可以筛选要在日历上查看的任务。 例如，您可以过滤以仅查看分配给特定团队的任务。 您可以拥有多个自定义视图，每个视图都应用了不同的选项，然后保存您的视图并在它们之间切换。 您还可以选择在日历上查看计划的或实际的时间表，或者同时查看计划的和实际的时间表。 要创建日历的自定义视图，请选择“我的视图”旁边的图标 每个视图级别的日历功能： 在所有视图级别（日、周、月）上，您可以：

移动友好型 OneDesk（MFOD，测试版）为您的用户和客户之间的通信提供了一个简单的解决方案。 使用 MFOD 直接从您的移动设备访问和响应您的对话。 在移动友好的 OneDesk 中进行通信：作为用户 以用户身份操作 MFOD 时，您发送和接收消息的方式与在 OneDesk 主应用程序中的操作方式大致相同 – 您的消息将进入 MFOD 内的信使应用程序，以及进入“对话”选项卡任何相关的工单或任务。 当出现与您相关的新消息时，您将收到通知。 查看OneDesk 关于通知的文章，了解有关使用 OneDesk 时通知的一般工作方式的更多信息。 在“对话”选项卡中选择对话可让您访问对话以查看以前的消息并发送新的回复。 创建新对话时，您可以选择将对话设为对项目的所有关注者（包括客户）可见的客户回复，或仅对关注项目的 OneDesk 内的用户可见的内部消息。 在移动友好的 OneDesk 中进行通信：作为客户 客户可以在 Messenger 应用程序以及工单和任务门户中的 MFOD 中发送消息。 Messenger 应用程序是一种向您的组织发送问题的快速方法，而门户网站允许您的客户查看他们提交的工单和任务，并直接发送附加到他们的项目的消息。 客户可以使用 MFOD 快速向您的团队提出他们可能遇到的问题，并在旅途中查看他们的项目正在取得的进展。 您的用户在工单中发送的任何消息和发布到门户的任务，如果设置为客户回复，您的客户将可以看到这些消息。 相关文章 OneDesk 的移动应用程序

子任务是 OneDesk 中流行的项目管理和帮助台功能。 子任务非常适合将复杂的任务分解成更小的任务。 OneDesk 中子任务的一个突出方面是子任务是功能齐全的任务。 在许多其他项目管理应用程序中，子任务是功能有限的“弱”任务。 使用 OneDesk，子任务具有与常规任务相同的强大功能。 例如，任务和子任务可以分配给不同的人，可以有计划的时间表，可以有生命周期状态，或者可以放在不同的文件夹中。 汇总是指根据子任务的完成或状态计算父任务的完成百分比或状态。 在处理子任务时，许多公司希望父任务自动反映其子任务的完成百分比和/或状态。 对于其他公司来说，这可能并不理想。 因此，在 OneDesk 中，可以将子任务汇总确定为管理选项。 新帐户和现有帐户的默认设置： 对于新帐户，子任务的完成百分比汇总到父帐户。 父状态状态是从子任务的状态状态计算出来的。 （阅读下文了解这些设置的说明）。 对于现有帐户，未启用汇总设置。 您可能已经通过工作流自动化设置了子任务汇总。 您仍然可以使用工作流自动化来执行汇总，但如果您愿意，您可以先禁用自动化，然后在您的公司首选项中打开和配置子任务汇总。 关于汇总选项 要配置子任务汇总设置，请转到更多应用程序 →管理 → 公司首选项。 完成百分比计算 第一个配置是设置从子任务到父任务的汇总百分比完成。 这可以被选中或关闭。 从子任务到父任务的完成百分比汇总，根据子任务的平均百分比计算父任务的完成百分比。 注意：这些设置不会影响到文件夹的汇总（根据文件夹中所有任务和子任务的总和计算）。 状态状态计算： 不自动计算状态状态 不会自动计算任务或子任务状态。 （可以设置工作流程自动化并独立执行任何汇总）。 从自己的 %complete 计算状态状态 任务或子任务的状态将根据其自身的百分比进行更改，并且独立于其父或子。 例如，将子任务设置为 100% 会将状态标记为完成，但不会以任何方式改变父任务的状态。 根据子任务的完成百分比计算父状态状态 例如，当子任务百分比设置为高于零时，父任务将设置为进行中。 从子任务的状态状态计算父状态状态 例如，将子任务的状态设置为完成会将父任务标记为完成 注意：如果 OneDesk 为您设置了一个状态状态，它将选择该状态下的第一个“生命周期状态”。 要更改这一点，您可以重新排序您的生命周期状态。 有关项目生命周期状态的详细信息，请参阅相关文章。 子任务树视图 如前所述，OneDesk

预算监控是成功的项目管理的一个关键方面。 OneDesk 中的新财务应用程序可让您轻松估算、预测和监控公司的预算。 无论您的团队规模如何，或者您如何向客户收费，财务应用程序都可以灵活地设置成本并实时跟踪公司的财务状况。 概述 预测成本和计费 计划财务与实际财务 估算利润 分配资源 与时间表和时间跟踪集成（可计费和不可计费） 与项目管理工作流程集成 项目计划预算 对于任何公司来说，跟踪项目所花费的时间及其相关成本很重要，但对于根据服务项目向客户收费的公司尤其如此。 概述您的项目 首先预测您的项目时间表，尤其是计划的时间表和计划的工作时间。 财务应用程序与 OneDesk 的其他工具相结合，将根据您设置的费率轻松预测成本和计费金额，并允许您实时跟踪计划和实际计费金额和成本。 设置成本费率 要开始预算，首先要为您的服务设置费率。 一种常见的方法是为每个单独的项目设置计费费率（每小时或固定）。 另一种方法是按项目类型设置（按小时或固定）计费费率。 按项目或项目类型设置费率最适合具有固定服务成本的团队或公司。 您还应该根据您的计费金额权衡项目成本并进行相应调整。 每个公司的成本都不同，但可能包括例如员工的劳动力成本。 让我们以一家网络开发公司为例。 该公司提供两项主要服务：网站设计和网站开发。 该公司向客户收取服务项目的小时费率，并且还让从事这些项目的员工按小时计酬。 首先，让我们根据员工的工作角色为他们设置小时费率。 如上所述，我们已经按团队选择了成本率。 比如我们设计团队的工资是20/hr。 因此，我们分配给该团队成员的项目成本将根据此小时费率计算。 设置计费费率 接下来，使用按“项目类型”划分的比率允许我们公司为具有不同类别或要求的项目创建单独的估算。 因此，我们将计费计算级别设置为“项目类型”。 如上所示，公司已确定“设计类型”项目的计费率为每小时 40 美元。 该计费金额是公司向客户收取的设计项目费用，我们将看到它与我们团队工资所产生的成本相加权。 我们公司现在可以正常计划任务和项目。 使用任务和项目应用程序来跟踪并满足目标和截止日期、确定任务的优先级并分配资源。 （有关使用 OneDesk 进行项目管理的更多信息，请参阅相关帖子） 例如上面，我将“线框”任务的计划工作时间设置为 6 小时。 回到财务应用程序，我们可以在下面看到，根据我的任务计划小时数和我的项目成本率，我的计划成本已经生成，基于 6 小时乘以 20 美元/小时，总计 120.00 美元。 同样，我计划的计费金额在

OneDesk 中的自定义字段是一个强大的工具，可以根据需要包含有关项目的尽可能多的信息。 现在有一个专用的自定义字段编辑器，以及仅在从现有字段中选择某些选项时才会出现的条件自定义字段。 访问自定义字段编辑器 要访问自定义字段编辑器，请转到更多应用程序 –>行政 –>自定义字段。 在此部分，您可以查看任何预先存在的自定义字段、它们的类型、默认选项（如果适用）、它们在哪个项目中可见，以及编辑和删除现有自定义字段等操作。 向下滚动，您可以管理与现有自定义字段交互的任何条件，或添加新条件。 创建自定义字段 您可以使用自定义字段管理器左上角的“创建自定义字段”按钮创建自定义字段。 例如，让我们为工单创建一个名为“位置”的自定义字段，它提供了三个选项中的位置选择。 如果需要，您也可以在选项中启用搜索 – 对于具有许多选项的自定义字段很有用。 向自定义字段添加条件 让我们为自定义字段创建条件。 要为自定义字段添加条件，请前往“管理条件”部分并选择添加条件。 对于我们的示例，让我们向自定义字段“产品线”添加一个条件，这样如果选择“Web 服务”选项，则现在可以在工单详细信息面板上看到一个名为“Web 产品”的自定义字段。 将出现一个屏幕，您可以在其中指定何时选择特定字段中的值，然后会出现一个或多个其他字段。 然后，从上面的示例中，我们填写如下字段： 使条件字段可见 项目详细信息面板和内部表单 添加条件字段后，您必须为您希望在其中查看的应用程序的详细信息面板启用它。 由于带有条件的字段出现在工单上，因此我们前往管理设置下的工单选项并滚动到“工单详细信息面板属性”标题。 在这里，我们看到了我们的字段，并且必须将“包含条件字段”切换为 ON： Now, our conditional field will appear on the ticket detail panel when the corresponding response is chosen. 添加自定义字段时，您还可以查看项目表单上的条件。 为此，请前往管理下的“表单”部分，然后选择您希望将自定义字段添加到的项目表单 – 在我们的示例中为工单。 然后，您可以使用“将另一个属性添加到此表单按钮”来选择要添加到此表单的自定义字段。 如果所选字段有条件，也必须在此处启用： Now our custom