Velkommen til OneDesk-demoen av arbeidsadministrasjon.
OneDesk tilbyr tre forskjellige produkter – brukerstøtte, prosjektledelse og arbeidsledelse. I dag skal vi fokusere på arbeidsledelseproduktet, som inkluderer alle funksjoner kombinert i ett sømløst verktøy.
Arbeidsadministrasjon med OneDesk hjelper bedrifter med å administrere hele klientens livssyklus – fra den første forespørselen, via prosjektgjennomføring, løpende støtte og fakturering – alt på én plattform.
Med OneDesk kan du sentralisere alt klientarbeid og kommunikasjon, effektivisere prosesser og sørge for at teamet ditt holder seg produktivt og organisert – samtidig som du gir kundene dine en profesjonell og konsistent opplevelse.
OneDesk fungerer i skyen eller lokalt, og er fleksibelt nok til å passe dine forretningsbehov.
La oss starte med den primære OneDesk-appen – det er her teamet ditt jobber hver dag for å administrere kundeforespørsler, prosjekter, oppgaver og fakturering.
Øverst finner du hovedverktøylinjen, hvor du kan:
- Opprett nye kundeforespørsler, oppgaver, prosjekter eller fakturaer.
- Få tilgang til massehandlinger og import for å spare tid.
- Søk i hele arbeidsområdet ditt med det globale søkeverktøyet.
- Få tilgang til guider og veiledninger i Kom i gang-menyen.
- Administrer OneDesk-produktene dine eller legg til nye apper.
På venstre side ser du sidefeltet for brukerappen. Apper bestemmer hva du ser og administrerer i arbeidsområdet ditt. For eksempel gir Dashboard-visningen deg en oversikt over ditt og teamets arbeid, mens Billetter-appen er der du kan se og jobbe med billetter i detalj.
Vi skal utforske disse appene nærmere senere.
Bortsett fra hovedappen agentene dine bruker, tilbyr OneDesk flere kanaler for kunder eller sluttbrukere for å sende inn saker, få tilgang til selvbetjeningsalternativer og holde seg oppdatert om fremdriften.
Disse verktøyene – kalt kundevendte applikasjoner – gjør det enkelt for kunder å nå supportteamet ditt. Du kan enkelt legge dem til nettstedet ditt som en widget, via kodeutdrag eller integrasjon.
La oss få en oversikt over de ulike kundeapplikasjonene:
- Messenger tilbyr live chat mellom kundene dine og agentene dine, slik at du kan svare umiddelbart og holde samtalene organisert.
Den innebygde AI-chatboten hjelper med kundesamtaler og saksbehandling.
Boten er trent på kunnskapsbaseartikler, nettsider, lagrede svar og tidligere samtaler – slik at den kun bruker bedriftens innhold.
Hvis roboten ikke finner et svar, blir teamet ditt varslet om å ta over eller følge opp. - Billettportalen lar kunder logge inn, se billetthistorikken sin, sjekke fremdriften og kommunisere direkte med teamet ditt.
- Nettskjemaet gjør det enkelt for alle å sende inn en ny forespørsel eller rapportere et problem direkte fra nettstedet ditt. Du kan angi obligatoriske felt for å sikre at all nødvendig informasjon samles inn.
- Kunnskapsbasen fungerer som et selvbetjeningssenter hvor kunder kan finne svar på vanlige spørsmål, noe som reduserer antall gjentakende saker.
Med AI-integrasjon kan kunder stille spørsmål og få nøyaktige sammendrag – igjen, alt basert utelukkende på bedriftens innhold.
Alle disse appene kan tilpasses og merkevarebygges slik at de passer til organisasjonens utseende og preg, noe som gir en sømløs kundeopplevelse.
Tilbake til hovedappen.
Arbeidet starter ofte med en kundeforespørsel eller et supportproblem. OneDesk gjør det enkelt å fange opp disse forespørslene via flere kanaler – e-post, live chat, nettskjemaer, telefon og mer.
Du kan koble til bedriftens support-e-postadresse slik at innkommende meldinger automatisk blir til saker.
Når for eksempel en kunde sender en e-post til supportadressen din, oppretter OneDesk umiddelbart en sak – og registrerer emne, melding, vedlegg og avsenderinformasjon.
Hvis kunden ikke allerede finnes i systemet ditt, oppretter OneDesk automatisk en profil for dem.
Du kan også administrere talestøtte direkte fra OneDesk – kjøp et nytt nummer eller send det eksisterende telefonnummeret ditt inn i systemet.
Du kan svare på innkommende anrop, lagre opptak og koble anrop til nye eller eksisterende billetter.
I tillegg til telefon og e-post kan du opprette billetter manuelt i appen eller la kunder sende dem inn via nettskjemaet eller live chat.
Uansett hvordan en kunde kontakter deg, blir hver interaksjon registrert, sporet og administrert på ett sted.
Åpne en sak fra rutenettet for å se detaljene.
Hver billett inneholder hele samtalehistorikken, sammen med hvem den er fra, hva den handler om og hvilket stadium den er i.
Herfra kan supportteamet svare kunden direkte og spore fremdriften fra start til løsning.
Alle kundesvar – enten via e-post, chat eller portalen – legges automatisk til i samme sak, slik at teamet ditt aldri mister kontekst.
Teamet ditt kan raskt svare ved hjelp av lagrede svar, og enkelt lenke artikler eller nettskjemaer for å gi mer informasjon.
Du kan forenkle denne arbeidsflyten ytterligere ved å bruke AI-assistenten til å anbefale eller generere svar automatisk.
Etter hvert som du sender svar, oppdaterer automatiseringer sakens status, slik at du alltid vet hvordan den står.
Når en forespørsel er løst, kan saken lukkes – og hvis kunden svarer igjen, åpnes den automatisk på nytt, slik at ingenting blir oversett.
Automatiseringer kan også tilordne billetter til de riktige agentene eller teamene, sende bekreftelses-e-poster, legge til tagger og oppdatere statuser.
Du kan også opprette interne samtaler på en sak for diskusjoner kun med agenter.
Interne meldinger forblir private for teamet ditt, noe som muliggjør samarbeid bak kulissene uten å forvirre kunden.
Du kan tagge lagkamerater ved å bruke «at»-omtaler eller lenke til andre elementer ved å bruke firkantsymbolet.
Teamet ditt kan også spore tid på billetter – start en tidtaker mens du jobber, eller loggfør tid manuelt via timeregistreringer.
Timeregistreringer kan bidra til å spore produktivitet, måle arbeidsmengde eller fakturere kunder.
I Billett-appen kan billetter kategoriseres etter type, prioritet eller kilde, og organiseres i mapper og visninger som samsvarer med arbeidsflyten din.
Du kan opprette filtrerte visninger for åpne saker, forsinkede forespørsler, ventende svar eller saker fra en bestemt kunde.
Hver visning er fullt tilpassbar, slik at hver agent eller leder kan se hva som er viktigst for dem.
La oss ta en titt på å lage prosjekter.
Med prosjekter kan du gruppere relaterte oppgaver, administrere milepæler og spore den generelle fremdriften.
For å opprette et nytt prosjekt, gå til Legg til-knappen og velg Prosjekt. Du kan enkelt starte nye prosjekter ved å bygge et nytt fra maler. Ved å opprette fra maler kan du kopiere over detaljer, oppgaver og tildelinger for å enkelt opprette nye, lignende prosjekter.
La oss nå lage et prosjekt fra bunnen av. Skriv inn prosjektdetaljer som navn og beskrivelse, og legg til relevante teammedlemmer som medlemmer.
Etter at et nytt, tomt prosjekt er opprettet, fyll det med oppgaver. Oppgaver er byggesteinene i prosjektene dine. Legg til alle detaljene som trengs for å fullføre oppgaven. Legg til en tildelt person, prioriter oppgaven og legg den til i prosjektet ditt.
La oss deretter gå til Prosjekter-appen.
I prosjektappen kan du se alle prosjektene dine, organisere prosjektene dine i porteføljer og overvåke status og fremdrift. For å se detaljer om et bestemt prosjekt, klikk bare for å åpne fra rutenettet.
Her kan du overvåke og definere prosjektets tidslinjer og detaljer ytterligere, inkludert eventuelle lenker eller vedlegg. Send meldinger til teammedlemmer om prosjektet. Tildel team til bestemte prosjekter. Overvåk planlagte timer, sporede timer og prosjektaktivitet.
La oss ta en nærmere titt på Oppgaver-appen . Dette er hovedstedet der du kan planlegge arbeid og spore fremdriften i detalj. Klikk på en oppgave for å åpne den fra rutenettet. Her kan du angi planlagte forfallsdatoer, oppdatere prioriteringer, legge til detaljer eller legge ved filer. Kommuniser med teamet ditt ved hjelp av meldinger i sanntid.
Teamet ditt kan også spore tid på søknader – start en tidtaker mens du jobber, eller loggfør tid manuelt via timeregistreringer. Timeregistreringer kan bidra til å spore produktivitet, måle arbeidsmengde eller fakturere kunder. Legg til notater i timeregistreringer og spor gjeldende status for oppgaven mens du jobber.
OneDesks automatiseringer kan også tilpasse arbeidsflyten din eller redusere manuelt arbeid.
Oppgaver-appen hjelper team med å holde orden, samarbeide effektivt og sørge for at ingenting går mellom to stoler. Du kan se oppgaver som lister, Kanban-tavler, kalender, arbeidsmengde eller Gantt-diagrammer, slik at du kan jobbe på den måten som passer deg best.
Fra Gantt-diagrammet kan du planlegge oppgaver og opprette avhengigheter. I Kanban-visningen kan du se statusen til hver oppgave og oppdatere statuser interaktivt. Du kan opprette og lagre filtrerte eller grupperte visninger for forsinkede oppgaver, tildelte oppgaver, oppgaver som pågår og mye mer.
Hver visning er fullt tilpassbar, slik at hver agent eller leder kan se hva som er viktigst for dem.
OneDesk inkluderer også en økonomiapp, som gir teamet ditt muligheten til å gi tilbud og fakturere for tid og prosjekter.
- Lag tilbud for prosjekter med fast pris eller forhåndsbetalte timer. Du kan raskt opprette tilbud ved hjelp av prosjektmalene dine, eller bygge et tilbud fra bunnen av. Etter at et tilbud er godkjent, kan du konvertere det direkte til en faktura. Du kan også opprette fakturaer for fakturerbar tid logget på oppgaver eller billetter i klientprosjekter. Koble fakturaer direkte til klientprosjekter for full åpenhet.
La oss ta et skritt tilbake og se på hele klientens livssyklus i OneDesk.
- En klient tar kontakt via e-post, chat eller nettskjema. OneDesk registrerer supportproblemer eller -forespørsler som en sak. Forespørsel om et nytt prosjekt eller en ny tjeneste? Du kan gi et tilbud direkte i OneDesk.
- Billetter kan gjøres om til oppgaver eller forbli en del av et prosjekt. Opprett nye prosjekter enkelt ved hjelp av maler. Teamet ditt planlegger arbeidet ved hjelp av Gantt-diagrammer, Kanban-tavler eller lister. Spor tid mens du jobber med oppgaver eller billetter. Oppgaver tildeles, tidsfrister spores og fremdriften overvåkes i sanntid.
- Etter eller under prosjektlevering administreres løpende kundestøtte ved hjelp av samme system. Saker sporer oppfølgingsarbeid, problemer eller vedlikeholdsforespørsler. Tidsbruk eller fastpristjenester faktureres direkte via OneDesk, noe som sikrer nøyaktig og rettidig fakturering. Hvis du hadde et tilbud, kan du nå konvertere det direkte til en faktura.
Ved å bringe alle disse elementene sammen gir OneDesk profesjonelle tjenesteselskaper full oversikt og kontroll over hver kundeinteraksjon, hvert prosjekt og hver faktura.
La oss deretter se på noen av de andre viktige programmene i OneDesk.
Messenger-appen er det sentrale stedet for alle samtaler – inkludert live chat, e-poster, portalmeldinger og interne teamdiskusjoner.
Du kan se en hvilken som helst sak eller oppgave som er knyttet til en samtale og navigere direkte til detaljene.
Analytics -appen gir deg innsikt i teamets ytelse og prosjektresultater.
Se diagrammer og grafer for å se viktige resultatindikatorer samt identifisere trender og potensielle flaskehalser.
Generer tilpassede rapporter om billetter, oppgaver, timeregistreringer og prosjekter. Du kan sende rapporter via e-post på planlagt basis for automatisk å holde teamet eller lederne dine informert.
Administrasjonsområde i OneDesk gir deg full kontroll over hvordan arbeidsadministrasjonen din fungerer. Her kan du konfigurere bedriftens preferanser, som arbeidstid, språk og temafarger.
Du kan også tilpasse hele arbeidsstyringsflyten din:
- Opprett flere oppgaver, saksbehandlings- eller prosjekttyper med unike statuser og arbeidsflyter.
- Opprett egendefinerte felt for å fange opp detaljer som er spesifikke for bedriften eller prosjektene dine.
- Integrer med eksisterende verktøy ved hjelp av innebygde integrasjoner, Zapier eller OneDesk API.
- Konfigurer automatiseringer for å automatisk tildele oppgaver basert på prosjekt eller prioritet, oppdater statuser når arbeidet går fremover eller send påminnelser for å holde tidsfrister på sporet.
- Merk dine kundevendte apper – Messenger, Portal og Webforms – med logoen, fargene og teksten din.
Med OneDesk Work Management kan profesjonelle tjenesteselskaper:
- Fang opp kundeforespørsler på tvers av flere kanaler.
- Planlegg og utfør prosjekter effektivt ved hjelp av oppgaver, milepæler og Gantt-diagrammer.
- Gi kontinuerlig kundestøtte sømløst.
- Spor tid og administrer fakturering for både fastpris- og timebaserte prosjekter.
- Få innsikt i ytelse og forbedre driften ved hjelp av analyser.
Takk for at du så denne OneDesk Work Management-demoen.
For å lære mer eller starte en gratis prøveperiode, besøk onedesk.com.